【アカデミックスキルズ③】メールのルールとマナー

こんにちは！名古屋大学附属図書館サポートデスクの院生スタッフです。

LINEやSNSなどチャットで友達に連絡することはあるけど、メールはほとんど書かないなぁという人、多いのではないでしょうか？
大学では先生や職員さんにメールで連絡したり、レポートをメールに添付して提出したりすることもあります。
メールは苦手だなという人もいると思いますが、大学ではぜひ身につけたいスキルです。

今回は、『メールの書き方』について参考にして欲しいことを書きました。

１. メールサービスの選択とメーラーの設定

名古屋大学に入学すると自分のメールアドレスをもらえます。絶対にこのアドレスを使わないといけないというわけではありませんが、違うアドレスを使う時には注意が必要です。

・確実に相手に届くように配慮する
相手のメーラー・サービスの機能で迷惑メールに振り分けられたり、不審なメールと判断され削除されると読んでもらえません。携帯キャリアのメールアドレスは自動的に迷惑メール扱いになることがあります。また無料メールサービスで末尾に自動で広告がつくものを利用するのは厳禁です。

そのため大学のメールアドレス以外を使う場合は、GmailやYahoo mailなどを使った方が安心です。また自分の名前が本名で表示されるか（変なニックネームで表示される設定になっていないかを）確認しましょう。以上の点はメーリングリストを作る際も注意したほうが良いです。

・「To」「Cc」「Bcc」を使い分けよう

「宛先」を入れる欄には「To」「Cc」「Bcc」があります。この3つはそれぞれ異なる意味・機能を持っています。

「Cc」には要件を直接伝え、やりとりする相手ではないですが、参考・情報共有のため確認してほしい人を入れます。この場合、「To」の人は返信をしますが、「Cc」の人は返信する必要はありません。

「Bcc」には複数の受信者がいる時、受信者同士の名前やアドレスが見えない状態で送ることができます。つながりのない複数の人に対し、一斉送信をする場合などに使います。この時「To」が空欄だと送信できないので、「To」には自分のアドレスを入れると良いでしょう。

２．メールの作成

・件名は内容の要約

メールには「件名」という欄があります。受信者が一目でどのような内容が書かれているのか分かるように、本文の要約を書きます。空欄のままでは、相手はメールを開くまで内容がわからないので、必ず件名は書きましょう。

次の１・２どちらが件名として適切でしょうか？
１「憲法学　レポート提出　お願いします」
２「水曜・２限　憲法学　レポート提出　（学籍番号　名前）」

正解は２です。レポートの提出などの場合、先生は似たような件名のメールを複数の学生から受け取ることになります。なので、学籍番号や名前を件名に入れると親切です。

・自分の名前と相手の名前を入れる位置

次に本文の書き方を見てみましょう。
まず1行目には相手の名前を書きます。これは誰に伝えたい用件なのかを確実にするためです。自分の名前が入っていない場合、受け手側は迷惑メールとして処理する可能性があります。

次に自分が何者なのか相手に伝わるように書きます。例えば初めてメールを送る相手であれば、「突然のメール失礼いたします。〇〇大学〜〜学部の△△と申します。」などです。

その後用件を書いたら、末尾にもう一度自分の所属、名前、メールアドレス等を書きます。メールの署名機能を使って、あらかじめテンプレートを作成しておけば、毎回入力せずに済むので便利です。

３. メールの返信

受け取ったメールは24時間以内に返信しましょう。頼まれた用件に対してもう少し時間が必要な場合は、まずはメールを受け取った旨を伝え、その上でいつ頃までにもう一度返事ができるかを相手に伝えると良いです。

４. ファイルの添付・共有

・中身が分かるファイル名をつける

例えば「憲法学期末レポート」というファイル名はどうでしょうか？
このファイルを作成した自分自身は問題ないですが、憲法学の先生は似たよう名前のファイルを大量に受け取ることになります。

そこで「憲法学期末レポート（学籍番号　名前）」とすると、受け取り手（先生）もわかりやすいです。メールの件名と同じですね。

・ファイルの容量に注意！

添付したファイルの容量が大きすぎると、受け取り手に負担をかけます。
諸説ありますが、３MBを超える場合は直接添付することを避けた方が良いです。その場合はDropboxやOne driveなどストレージサービスにアップロードし、そのDLリンクをメールで送りましょう。

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