【SharePointで】Tableau社内ポータルサイト作ってみた
こんにちは、DATA Saber挑戦中のぞぴぴです。
Tableau Tips ＊ Tabjo Advent Calendar 2024 - Day2
への参加noteになります。
Tableau Tipsと言えるのか微妙ですが、Tableau Blueprintに基づき、社内ポータルサイトを作ってみた話です。まだまだ課題はありますが、社内ポータルサイト初期構築のヒントになればと思い、このnoteを書きました。
社内コミュニティ立ち上げたいけど、何からやればいいか分からない
社内コミュニティ盛り上がっているが、情報の蓄積場所がない
社内ポータルサイト作りたいが、どうすれば良いのか分からない
というような方のお役に立てばと思います。
Tableau社内ポータルサイトを作った理由
シンプルにTableau Blueprintでおススメされてたからです。
では、なぜ社内ポータルサイトをススメているのでしょうか？
イネーブルメントイントラネットは、一貫したユーザーエクスペリエンスを生み出し、ベストプラクティスに基づく新しい習慣を誰もが身につけられるようにすることを目的にした、全 Tableau リソースのハブとして機能します。
（中略）
社内のユーザーコミュニティはオンボーディング、ガバナンスのポリシーと手順、他の Tableau ユーザーなどに関する情報をすぐ簡単に見つけられるようになります。この情報を積極的に共有すると、質問が出る前に対処し、管理されたセルフサービス分析環境を提供する際の障壁を引き下げられるでしょう。
あらかじめ聞かれそうなこと・知っておいてほしいことは、皆が簡単に見つけられるように分かりやすくまとめておきましょう。
推進側のリソースを抑え、利用者が自分で解決できるようにしましょう。
1対1で対応してると手に負えなくなるよ。
というようなことだと理解しています。
最初にTeamsチャネルを立てたのですが、Teamsチャネルだとドンドン流れてしまうし、情報が畳まれてしまうのでボリュームのある発信には不向き。長期的に分かりやすく情報を蓄積するための場所として、ポータルサイト作成を決めました。
ポータルサイトのツール選定
ありそうな選択肢としては以下でしょうか。
SharePoint
Google Sites
Kintone
Notion
今回は以下の理由でSharePointを選択しました。
組織標準ツール：全社員が日常的に使っている。
デザイン性：綺麗に作れる。動画や画像も簡単に張り込める。
簡単な操作：コーディング不要、マウス操作のみで作成可能。
これらを踏まえ、1日程度でサイト構成を整え、公開まで進めました。公式マニュアルはやや分かりにくいため、Youtubeやnoteを参考にしながら作業しました。※おすすめnoteを最後にまとめておきます。
私は情報システムという管理者側の立場だったので、上司の許可だけ取ってサクッと公開出来ましたが、そうでない場合はそういったポータルサイトなどの管理部署に相談をしてみると良いです。
また、構築から公開まであまり時間をかけなかったのは、勢いが大事と思ってたからです。社内ポータルサイトの立ち上げ時に情報の蓄積がある訳がないので、「まず蓄積していくための場所を整えたい」「最低限の要件だけ満たしていればよい」と思い、進めました。
ポータルサイト作成時の最低限の要件
私がポータルサイト作成時に考えていた最低限の要件は以下です。
申し込み・問い合わせ窓口として機能する
「Tableauが何か」を理解し、興味を持った人が問い合わせできる窓口として、「そもそもTableauって何？」「どこに問い合わせればいい？」などの情報を目立つ位置に設置しました。
目的と価値観を明確に記載している
私の組織では社内コミュニティ的なものが存在しなかったので、「何のためにやっているのか？→組織のためにやっています」ということを周りに明確にしておくために、最初に目的・価値観を設定しました。上司の理解を得る上でも重要だったと思います。上司の巻き込みは大事。
今後情報を蓄積していく場所としてある程度整っている
後でドキュメント構成を大きく変えるのは大変なので、「今後どのようなファイルが格納されるか」「どのような情報を発信したいか」を考えて構成を決めると良いです。
ポータルサイトとして綺麗な仕上がり
楽しそうな場所に人は集まるものです。私の組織はまだまだ「Tableauって何？」という状況なので、Tableauというツール自体の楽しそう感/スマート感を演出したく、ポータルサイトとして綺麗な仕上がりを意識しました。
ポータルサイトのコンテンツ・運用方法
社内ポータルサイトの構成・コンテンツ
初期と、改善後の比較です。掲載するコンテンツは組織によると思うのですが、Tableau Server/CloudのURL忘れちゃった、お気に入りにも入れてない、サブスクリプションもしてないなどは割とあるあるなので、Tableau Server/Cloudへのリンクは分かりやすい場所に貼っておくと良いです。
インターネット上で公開されている資産は使おう
公式ドキュメントやYoutube動画など、公開資産はドンドン活用しましょう。高品質で簡単に利用でき、見栄えもするため、特にコンテンツが少ない初期にオススメです。
一番上の目立つ位置に。申し込み・相談前に見てもらうものとして。
中段：Tableauって何？という方向けに。Viewerが見る想定。
中段：Creator学習コンテンツ。自習したいが何を見たら分からない人に。
ざっくりした運用方法
基本的にニュース投稿で作成し、タグを割り振って管理しています。ドキュメント運用は「ブラウザ上でWord/PPT/Excel開くのが使いにくい」「アプリ起動が面倒」という理由で避けました。
具体的には以下のような内容を投稿しています。
定例会議事録
ダッシュボードマニュアル（概要・注意事項・動画の操作マニュアル）
データソースマニュアル（概要・注意事項・項目一覧等）
よくある質問
イベントレポート
データソースに関しては本当はデータカタログなどを導入した方が良いのでしょうが、そこまで色々回らないので暫定的にSharePointに格納…。
マニュアルはダッシュボードからリンク張り込んで操作に困ったら見れるようにしています。簡易的な仕様書も兼ねており、更新履歴や要望履歴なども末尾にメモってます。
ポータルサイトを作ってみて良かったこと
誰よりも自分（推進側）が助かる！
これに尽きます。ファイルサーバーやTeamsでファイル格納するよりは管理しやすく検索性も高いです。何かイベントが発生した時に、とりあえずSharePointにアップしておけば良いので楽ちん＆安心。問い合わせに回答する時も、SharePointのリンクを送付すれば8割解決するので、時短。
Tableauの存在が組織内に伝わり、興味持ってくれる人が増える
会社全体の社内ポータルサイトからもリンクしているため、ライセンスを持っていない人にも、少しずつ存在が伝わっている感があります。実際に問い合わせや口頭で話を振られるケースもあり、必要な人にライセンス付与を進めています。
まとめ
Tableau社内ポータルサイト作ると誰よりも自分（推進側）が助かる
ツールは社内で日常的に使われている組織の標準ツールが良さそう
SharePointでポータルサイトを作るのはとっても簡単
上司の巻き込みは必要、そのためにも目的と価値観を明確に
サイトとしての仕上がりの綺麗さ、楽しそう感は重要な気がする
初期にコンテンツが無いのは当たり前、勢いも大事
インターネット上で公開されている資産は使おう
ドキュメント構成は今後の拡張性も含めて考えよう
間口を広げるために誰でも見れるオープンな場にしたい
Tableau Blueprintはありがたい
おわりに
Tableauの経験も技術も無い私が、今年頑張ったかなと思えるのが社内ポータルサイトの作成でした。今後作りたい方の参考になれば幸いです。皆さんの社内ポータルサイト構築・運用のアイデアもぜひ教えてください！
おすすめnote
このnoteでは実際の手順や操作などは端折ってしまっているため、実際にSharePointで社内ポータルサイトを作成してみたい！となったら以下のnoteを参考にされると良いと思います。Tableauに限らずインターネット上で蓄積をしてくれる人がいるのはありがたいことですね。
手順が分かりやすく細かくまとまっています。とりあえずこのnote見て練習サイトでも作ってみれば操作困ることは無いと思う。
権限周りの情報が書いてあります。紹介されてる「ひと目でわかるMicrosoft 365 SharePoint運用管理編」高いんですが、欲しい…。
SharePointでの良いところがザックリまとまっています。事前のイメージ作りに読むと良さそう。
ファイルである必要性、なくない？分かり過ぎます。シリーズで①～⑥までSharePointでやるメリット、手順、構造、拡散まで広くカバーされてます。