【仕事術】インボックス・ゼロ その2

前回に引き続き、メール管理術「インボックス・ゼロ（Inbox-Zero）」についてです。

【仕事術】インボックス・ゼロhttps://note.com/noteppei_mori/n/nfdb6b2dbb4d7

僕が実践しているポイントは、

①メール受信時にフォルダ分けをしない（=受信したメールは全て受信トレイに入る）ようにすること

②プロジェクトや取引先ごとなどにフォルダを作成しておき、対応完了したものはそこに格納すること

③今すぐ対応する必要のないメールは、Gmailのスヌーズ機能を使って任意のタイミングで通知が来るようにすること

の3つです。

①メール受信時にフォルダ分けをしない（=受信したメールは全て受信トレイに入る）ようにすること

友人と話している中でたまに聞くのが、「送信元や件名によって事前にフィルタを設定しておいて、受信トレイをスキップして各フォルダに格納されるようにしている」というメール管理方法です。

僕は、この方法は好きではありません。

理由は、フォルダの数の分、チェックする箇所も増えるからです。

僕は、メール受信時のフォルダ分けはせず、受信したメールは全て受信トレイに入るようにしていますので、チェックすべき箇所は常に「受信トレイ」の1箇所のみで済みます。

②プロジェクトや取引先ごとなどにフォルダを作成しておき、対応完了したものはそこに格納すること

ただし、フォルダ分けを全くしないという訳ではなく、プロジェクトや取引先ごとのフォルダは作成しています。

受信トレイでチェックして、そもそも返信不要なもの、返信した後は相手の返信待ちで良いもの、など「対応不要」と判断したタイミングで、そのメールの該当するフォルダに格納します。

万が一、あとで見返す必要が出てきた際でも、「あのメールは、ここに格納してある」というのが分かるので探すのがラクになります。

洋服ダンスで例えると、Tシャツはこの段、靴下はこの段、と決めて、常にそのルール通りに収納してあるイメージです。

③今すぐ対応する必要のないメールは、Gmailのスヌーズ機能を使って任意のタイミングで通知が来るようにすること

対応は必要だけど、いますぐ対応する必要はないメールや、時期が来ないと対応できないメールもあります。

そういった場合は、Gmailの「スヌーズ機能」を使います。

自分自身のスケジュール的に「今は他に優先する仕事があるから、このメールに関しては明日の夕方に対応しよう」と思ったら、そのメールを翌日の17時などにスヌーズ機能で飛ばします。

「このメールは、週明けに荷物が届いてから中身を確認しないと返信できないな」という場合は、週明け月曜日の12時などにスヌーズ機能で飛ばします。

これらのポイントを実践し続ければ、対応すべきメールが常に明確で、対応後は受信トレイがゼロ、という状態を保てるので、とてもオススメです。

森哲平