アイゼンハワー・マトリクスと優先順位
私たちの仕事、日々のタスクは、本当に多岐にわたります。
たくさんのことを抱えると、タスクの優先順位を意識する暇もなくなり、目先のことだけ考えて『緊急なこと』や、『目についたこと』自分の『得意なこと』に手をつけてしまいます。
そのため、やるべきことを対処したつもりでも、本来重要な問題が解決しておらず、結果としてプロジェクト全体の遅延が起きたり、納期や締め切りに間に合わなくなるケースが起こり得る。やるべきことをしっかりリストアップして、優先順位を付けてから着手しないといけないのです。
そこで、アイゼンハワー・マトリクスという手法を使って整理することが有効だと考えられています。今日はそのやり方を紹介したいと思います。
1.「アイゼンハワー・マトリクス」とは？
この手法は第 34 代アメリカ大統領、アイゼンハワー (Dwight David Eisenhower) にちなんで名付けられました。
アイゼンハワー大統領は1954年、演説中に無名の大学教授の言葉を引用してこう言いました。
「私は緊急なものと重要なもの、2 種類の問題を抱えている。緊急なものは重要ではなく、重要なものは決して緊急ではない。」
この言葉をもとに、具体的なタスク管理の手法としてまとめたのが、スティーブン・コヴィー (Stephen Covey) 氏です。『7つの習慣』で有名な方ですね。
横軸に「緊急度」、縦軸に「重要度」を取って、以下のようにタスクを分類していきます。
A. 「やる」領域 “DO IT”
まず1つ目。緊急度・重要度共に大とされたAは「やる」の領域です。
つまり最優先タスクが配置されます。
とにかく今すぐやる必要があり、長期的な目標にも影響する（重要度大）タスクがあれば、この領域に配置します。
・締め切りが迫った仕事
・顧客へのクレーム対応
・事故対応
・突発的な人員不足への対応
・災害対処
B. 「予定する」領域 “SCHEDULE IT”
次に、緊急度はそうでもないけど重要度が高いB、「予定する」領域です。
具体例としては
・品質向上のための取り組み
・新規業務の開発
・新規顧客・取引先との関係作り
・リスク対策
・自己啓発（能力アップ）：読書や勉強
今すぐやらなくても良いけど、長期的な目標達成のために、意識的に予定に組み入れてやっていくと素晴らしい内容です。
この領域のタスクを計画的に実施することで、自身のパフォーマンスが上がり、Aの「やる」領域のタスクを減らすという効果にも結びつくことがあります。
C. 「任せる」領域 “DELEGATE IT”
緊急度が高く、重要度は高くない。つまり、今やる必要があるけど、自身の長期的な目標には影響しないタスクのことです。
・重要でない会議、打ち合わせ
・重要でない電話やメール
・突然の来客対応
・ブログ記事のアップロードする
・会議のメモを書き起こす
ここに配置されるタスクには特にこだわりを必要とせず、完了するのに特別なスキルが必要な可能性が低いため、チームであれば他のメンバーに任せることができます。意識をせずに日々の業務を行なっていると、この領域のタスクに忙殺されていることはみなさん経験があると思います。
この部分を誰かに任せ、人材育成・チーム力向上の一助にできないか？ どうしたら効率よくできるか、そもそも本当に行う必要があるのかを検討し、A・Bの領域に時間を割けないか考える必要があります。
D. 「捨てる」領域 “DELETE IT”
最後に、A〜Cから外れた、重要度・緊急度共に低いタスクが、「捨てる」領域に入ります。ここに入るものは、単に目標達成の妨げとなります。ただの気晴らし、「仕事のための仕事」と言われるやつです。
・噂話などの暇つぶし
・何もしない移動時間や待ち時間
・雑談、報告の多い会議
2.割り振ったタスクをどうこなしていくか？
アイゼンハワー・マトリクスを使って割り振ったタスクを、どうこなしていくかが大切です。
おそらく割り振ったとはいえ、それだけで優先順位を決めてしまうと、緊急度の高いタスクの対応に追われてしまうことになるでしょう。
そこで、「時間の超基本」著者の吉武麻子さんは、理想の時間配分バランスとして、以下のような提案をされています。
「今やるべきことの時間」：「人と関わる時間」：「未来のための時間」＝3：3：4
このように優先順位を決めていくと、目の前のタスクも、そして先延ばしにしがちの未来のためのタスクにもバランスよく取り組めることができるそうです。
・今やるべきこと：主に緊急性の高いAやC
締め切り直前のプレゼン資料の作成（A＝やる領域）、報告書の作成や多くの会議（C＝任せる領域）、適度に息抜きし、その後の生産性アップのために費やす時間（B＝予定する領域）
・人と関わる時間：A〜Dさまざま
顧客のクレーム対応（A＝やる領域）、社内外の深い人間関係づくり（B＝予定する領域）、メールや電話、突然の来訪への対応（C＝任せる領域）
・未来のための時間：主にB
スキルアップや長期的な成長のための勉強の時間（B＝予定する領域）、プロジェクト実行のためのリサーチや会議の取りまとめ（A＝やる領域）、少し先に必ずやらなくてはいけないタスク（C＝任せるタスク）
以上の例は、吉武さんの著書より参考にさせて引用させていただきました。
とにかくBの時間を確保することがなかなか難しいように感じられます。
「時間の超基本」、エッセンスを取り入れながら、自分の時間を有効に使って心地よい人生が送れるようにしたいと思います。
そんな吉武さん監修の「タイムコーディネート手帳」、一昨日注文してみました。
届いたら活用の様子も、アップしていけたらと思います。（届くの楽しみ！もう少しかかるかな…）
本日もご覧いただき、ありがとうございました🌠