社会人生活5ヶ月目にして考えたサービス残業の発生原因及び対策
2024年4月に新卒入社してから5ヶ月が経過しました。最初の4ヶ月は研修期間だったので実際に現場に配属されてから、業務に取り組んでいたのは1ヶ月ということになります。そこで「サーバス残業が発生する原因」について思うところがあったので、共有しようと思います。この記事の対象者は、まだ社会人経験がない学生となっています。
なぜサービス残業が発生するのか
断っておくと、私はサービス残業はしていません（自己研鑽はしています）。その上で以下の話を進めていきます。私はサービス残業が起きる原因は大きく2つあると考えています。
規則上残業が付けられない状況の時に、業務時間では終わらないタスクが与えられるため
上司が部下のタスク管理ができていないため。但し、ここでいうタスク管理とは、与えたタスクの内容と部下がそれをこなすのに必要な時間を指します。
1つ目の原因に関しては特に補足事項はありませんが、2つ目の原因については幾つか補足していこうと思います。上司が部下のタスク管理をできていないと起きてしまう現象として、部下にタスクを与えすぎてしまうということがあります。そのような状況の際に、部下が上司に対して「タスクが多すぎる」と主張して、タスク内容を変更してもらうことができれば良いのですが、主張したところで変更してもらうことは難しいです。
また、変更してもらうのが難しい理由としては、上司が、部下がタスクをこなすのに必要な時間を誤認識しているというのが考えられます。例えば、慣れが必要なタスクであれば、上司が1時間かかる作業であっても部下は3時間かけないと終わらないことも考えられます。
また、上司と部下の持つ常識によってもタスクをこなすのに必要な時間というものは変わってきます。例えば、学生時代にパワポ作成について厳しく指導を受けたきた人であればパワポ作成には数時間〜数日かかるという常識を持っており、文章作成について厳しく指導を受けた人であれば、文章作成にも同様に長い時間がかかるという常識を持っている、ということです。
上司が自分の常識（物差し）で、部下に与えたタスクにかかる時間を見積もってしまうと、部下は抱えきれないタスクを抱える可能性があり、これによりサービス残業が生まれるというわけです。
まあ、部下に与えたタスクを把握している上司自体、非常に珍しいと思います。偉そうなことを話していますが、私も今の状態で部下を抱えたとして、部下のタスク内容を把握する時間は作れないと思います。将来的には、部下のタスク管理もできる上司になりたいな〜とは思っています。
サービス残業をなくす対策方法
サービス残業の原因を2つ取り上げたので、それぞれの対策についても考察して見ました。
対策1
まず、「規則上残業が付けられない状況の時に、業務時間では終わらないタスクが与えられる」ことへの対策についてです。これは結論、上司にサービス残業の実態をエスカレーションして、会社側の規則を変えてもらうことです。でもそう簡単に組織は変わらないのでこの対策は現実的ではありません。つまり、原因1の対策はないというのが私の意見です。
対策2
次に、「上司が部下のタスク管理ができていない」ことへの対策についてです。こちら側の対策としては現実的な策を幾つか思いつきましたので、策を列挙します。
部下は、自分が抱えている全ての作業が、どれだけ時間が必要かを常に把握しておく。また、上司からタスクが与えられた時に、期限内に終わらせられないことを定量的に説明できるようにしておく。
上司は、部下にタスクを与える時にそのタスクにどれだけの時間が必要か尋ねる。
では上記の2つの対策について補足していきます。まず一つ目の対策は、部下が実践する内容です。上司に自分のタスクを把握してもらうためには、自分自身が、自身のタスクについて把握しておく必要があります。上司としても、定量的にタスク量が多すぎることを部下から説明されれば、少しは部下に与える仕事量を調節してくれるはずです（希望）。
またこの対策を実践することで、副産物として自分の意外な時間の使い方に気がつけるはずです。私もこの対策を実践している途中ですが、私は綺麗好きなこともあってフォルダ整理に時間を使ってしまっていると感じました。ちなみに、すぐに終わるタスクからやり始めて、必要想定時間が分からないタスクを後に回すことで、自身のタスク管理及び上司への自身のタスク内容の説明が楽になるのでおすすめです。
2つ目の対策は、上司が実践する内容です。上司も自身の仕事があるので、部下のタスク管理を詳細にする必要はないと思います。しかし、上司が部下に与えた仕事にかかる時間について把握しておくだけでも、ざっくりとした部下のタスク管理に繋がると思います。
まとめ
サービス残業が発生する原因とその対策についてまとめてみました。対策とか色々書きましたが、真面目に仕事しすぎないというのも結局のところ一番重要なのかもしれません。私も真面目に仕事しすぎた結果、週末高熱・関節痛に悩まされました。
仕事に一生懸命になりすぎず、ほどほどに頑張っていこうと思います。
PS：研究室時代の話ですが、自分の担当教員は私にタスクを与える時に、しばしばタスクにどれだけ時間がかかるかを聞いてくれていました。当時は、それくらい自分で考えてからタスク渡せよと思っていましたが、教員と生徒ではタスクスピードに差があるため、聞いてくれていたのかなとも思いました。（それでも、「このタスクは〜〜時間くらいかかると思うんだけどどうかな？」っていう聞き方くらいはしてくれても良いと思いますが。
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研究室時代の苦い思い出がまだ忘れられないので、担当教員にはまだまだ厳しい僕です 笑）
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