タスク管理に悩んでいたので方法を変えてみたら仕事が楽しくなってきた

あなたはどんな仕事をしてますか？

パソコンを使う仕事や身体を使う仕事、人と話す仕事など、世の中には本当にさまざまな職種の仕事があります。

どんな職種でも仕事をする以上、必ず発生するものがあります。

それが"タスク"です。

私はシステムエンジニアとして働いています。
基本的にパソコンをよく使う仕事で、よく突発的にタスクは発生します。

私の場合、仕事に慣れてできることが増えるとそれに比例してタスクも増えていきました。

タスクが増えだすと何が起こるのか？

「やば、この件やるの忘れてお客さんから催促来た…」

「課長からの依頼受けちゃったけど今週中にできるかな…？」

「やることいっぱいあって何から手をつければいいかわからん！パニックなるわ！」

とまあ余裕がなくなりタスクに追われてしまうようになります。

私はタスクが増え始めてパニックになりだした頃からタスク管理方法について考えてきました。

今までどのようにタスク管理してきて今どうやっているのか？
その結果今どんな効果を感じているのか？

振り返りながら書き記していきます。

【これまでのタスク管理方法】

1.付箋アプリの活用

まず私が試したのはWindowsに標準搭載されている"付箋アプリ"の活用です。

①タスクが発生したらまず付箋にメモします。
②タスクが完了したら消します。

というシンプルなもの。
この方法を数ヶ月試して感じた良い点、悪い点がこちらです。

[良い点]
・残タスクがすぐ目に留まるところにある
・タスクを忘れにくい

[悪い点]
・付箋が増えると邪魔に感じる
・優先度が分かりにくい
・スケジュールに当てはめにくい
・完了済のタスクが見えなくなる

挙げたのは一部ですが、あくまでも個人的には悪い点の方が多かったです。

タスクが溜まっていくと優先度が分かりづらく、スケジュールもうまく組めないので結局パニックになることも…

ということで次に試したのは

2.Googleカレンダーでタスク管理

Googleカレンダーはスケジュールに加えてタスクも記録として残しておけます。

運用方法としては、
①タスクが発生したら「タスク」としてGoogleカレンダーに記録
②タスクが完了したらステータスを「完了」にする
③残タスクを見てGoogleカレンダーに作業スケジュールを記入する

こんな感じです。

これも数ヶ月試してみました。
良い点、悪い点はこちらです。

[良い点]
・スケジュールとタスクがひとつのアプリで確認できる
・スケジュールをたてやすい
・スケジュールが見やすい
・完了タスクも見れる

[悪い点]
・タスクの一覧が見づらい
・タスクの期限が分かりづらい
・タスクの優先度が分かりづらい

Googleカレンダーは個人的には良い線いってました。

ただやっぱりタスク管理としては使いづらいかなぁと。

悪い点に挙げたものが結構重要だったりするのでやっぱり違う方法にしようかと思い今の方法に変えてみました。

それが次の方法です。

【今のタスク管理方法】

3.オリジナルのタスク管理表を使う

「結局は自分が使いやすいように自分で管理表作った方がいいやん」

そう思ってタスク管理表をスプレッドシートで作ってそれを使っています。

運用方法は
①タスクが発生したら内容、優先度、期限、見込み時間を記入する
②タスクが完了したらステータスを完了にして内容と完了日、実績時間を記入する
③その日が期限のものが何件あるか分かるようにしておく
④残タスクの今週の見込み時間をわかるようにしておく
⑤④をみて今週のよてい予定をGoogleカレンダーに入れる

とこんな感じです。

作業が多く見えますが実際にやってるのは①②⑤のみなので今までとさほど変わりません。③④はあらかじめスプレッドシートで式を使って自動で分かるようにしています。

今使っている感じで良い点と悪い点はこちら。

[良い点]
・タスクが一覧で見やすい
・期限がわかりやすい
・優先度が分かりやすい
・予定が立てやすい
・完了後も見れるうえに備忘録としても使える
・作業時間の予定と実績を比較できる

[悪い点]
・入力が面倒
・スケジュールと別管理になる

という感じです。
まあ自分で使いやすいように作ってるので良い点が多くなるのは当たり前です。

それでも悪い点が出てくるもの。
そこは今後改善の余地がありますがしばらくこの運用で業務を回しています。

詳しい仕組みを知りたい方は↓の記事をご覧ください。

【タスク管理表を使ってみた効果】

このタスク管理表を使い始めてから約1ヶ月経ちましたが、どんな効果があったでしょうか。

運用上の良い点は↑で挙げたので業務的にどう変わったか？を書きますね。

1番大きく実感しているのは
「やるべきタスクに集中できるようになった」
ということです。

以前は
「どれから手をつけたらいいんだー！？」
とパニックになることがあったのですが

優先度や期限をパッとわかるようにしたことでやるべきことと作業スケジュールを組む時間が格段に短くなりました。

その結果作業に集中できるようになっています。

そしてもうひとつ感じたことがあります。
これが1番大事かもしれません。

仕事が楽しく感じるのです。

効率よくタスクをこなしている感覚。
ひとつひとつ着実にタスクを完了させていっている感覚。

それがより感じられて充実感があります。

そしてオリジナルのタスク管理表をよりよくするために自分で改善していくのも楽しい。

仕事をやってきて今が1番楽しいかもしれません。

「タスク管理を真剣に考えてよかった！」
今はそう感じています。

タスク管理しだいで仕事に対するモチベーションが変わる。
そう実感した私は
これで止まることはなくさらに改善していくでしょう。