Notion で（自分なりの）タスク・時間管理を行う方法（まとめ②）
以前、まとめ記事を書いてから、これまで、私なりの「タスクシュート実践例」のようなものを、Notion を通して、少しずつ紹介してきましたが、
比較的、大きなトピックとしては、そろそろ、ネタも尽きてきたので、
とりあえず、この辺で「まとめ②」と題して、前回のまとめ記事以降の記事も、一通り振り返っておきたいと思います。
前回は、まず、「入門編」で「スモールスタート」し、「運用編」で、使いながらシステムを完成させ、「拡張編」では、更なるカスタマイズを検討する、
といった流れがあり、基本的には、順番に読んでもらうことを想定して書いたようなラインナップでしたが、
今回、挙げられている記事については、過去の内容を踏襲している部分はあっても、順不同なので、気になった記事から読んでもらえれば幸いです。
では、改めて、一つずつ簡単に紹介させていただくとしましょう。
実践編まとめ
スマホ用ページ編
実践編、最初の記事は、その名の通り、単純に「スマホ用ページ」を作成する手順を解説したもので、
自分なりの「タスクシュート実践例」を紹介する上では、ある意味、欠かせない内容でした。
Notion は、カスタマイズ性が高いことが特徴ですが、大体どんなページでも作れてしまうが故に、何をすれば良いか迷ってしまいがちなので、
一例として、こんなページも作れるのだという、参考にくらいはなるのではないでしょうか？
まぁ、ちょっと複雑な「数式」プロパティの説明も含まれていて、
その辺は、以前の記事も読んでいないと理解しにくかったりするため、難易度としては、実は、あまり低くないかもしれませんが。
先送りチェックボックス編
この「先送りチェックボックス」というのは、見慣れない単語だと思いますが、もちろん、一般的な語彙ではなく、私も適当に呼んでいるだけです。
簡単に言うと、「今日のタスクリスト」の中から、「先送り」することに決めたタスクにはチェックを入れておく、というもので、
それを先送ったら「終了予定時刻」はどうなるか、他のタスクだけなら今日中に終わらせられるな、などということを導出しています。
私は、基本的に「先送り」したタスクを昨日から今日へ、自動的に移動させるのではなく、昨日のタスクは昨日のリストに残しておきたい派ですが、
当然、例外的なタスクもあって、それに対応できることも、実用上、かなり重要です。
また、ただ「未着手」のまま残ってしまうよりも、先手を打って、自ら明示的に「先送り」した方が、なんとなく罪悪感は薄れるというか、
できなかったわけではなく、戦略的に、あえてチェックを入れたのだと思いやすくて、心理的にもなんらかの効果があるかもしれません。
ともかく、これなら、全てのタスクに対し、なんらかの処理を行うことにはなります。
プロジェクト編
この記事では、改めて、プロジェクト管理について整理し直しており、いつになく、色々と語ってしまいましたね。
基本的には、タスクをルーチン化して、毎日、各プロジェクトを少しずつ進めていくわけですが、
ものによっては、毎朝、プランを立てる際に、手動で追加するという方針を採るのもアリですし、
その場合、時には、以前に「先送りチェックボックス」でチェックを入れていたタスクを優先したりなど、
ルーチンリストから自動的にタスクが追加されるよりも、柔軟に対応しやすいというメリットもあるのではないでしょうか。
なんでもかんでもルーチン化すれば良いというものでもないのでは？と、少しでも考えたことのある人なら、多分、共感してもらえると思いますし、
タスクの追加方法の使い分けと、プロジェクトごとの運用方針を検討する上で、多少なりとも参考にしてもらえれば幸いです。
タイムライン編
前の記事で、改めて、タスクの追加方法が整理されたので、次は、追加した後で動かしたり、時間を調整したりする手法を紹介してみました。
もちろん、ただ、直接、各プロパティの設定を変更するのではなく、「タイムラインビュー」や「カレンダービュー」を使って、
あるいは、Notion カレンダー上で、直感的に操作するという方法です。
まぁ、「数式」プロパティで作った「日付」だと、このやり方では動かせないという制約があるので、実は、地味に運用が難しい部分もあります。
それに、やっぱり、Notion 上での変更が Notion カレンダーに同期されるまでのラグは、割と気になるため、
1日や1週間を俯瞰して見たり、カレンダー側でプランを調整したりする時だけ使うというくらいが、今のところ、ちょうど良いのかもしれません。
とは言え、まだまだ、色々な可能性が秘められたテーマではあるので、何か上手い使い方などが思い付いたら、また紹介していきたいですね。
番外編まとめ
RSS 編
ここからは「番外編」に入り、ちょっとタスク管理との関連性は薄れますが、一応、ある性質のタスクというか、プロジェクトに特化した内容で、
Notion を使えば、こういうこともできるんだということを、知ってもらいたいと思って書いた記事です。
具体的には、毎日更新の note マガジンを読んで、その感想などを Notion に書いていくなら、データベースにまとめたいところですが、
いちいち、記事のタイトルや URL をコピペするのは面倒なので、その作業を自動化する（ データベースに自動追加していく ）方法を紹介しています。
簡単に言うなら、少し特殊なプロジェクトノートの作り方、といった感じでしょうか。
特に、私はスマホで記事を読むことも多いので、Notion に情報をコピペしたりするのが、ちょっと面倒だと思っていたんですよね。
まぁ、逆に言えば、ただそれだけの話でもあるのですが、別に RSS でなくても、なんらかのサービスの API が利用できるなら、
同様にして、Notion のデータベースにデータを蓄積していくことができるということなので、
実は、自動化の基礎としても、結構、参考にはなるかもしれません。
また、次の記事のように、いっそ「今日のタスク」として追加してしまうという手もあります。
ちなみに、機能として、Google スプレッドシートで十分だと言うなら、
あえて Notion のデータベースを利用する必要はないという可能性もあるので、その点は、ご留意ください。
私は、むしろスプレッドシートから Notion へ移ってきたようなものなのですが、それは、単なる好みの問題も大きいような気がしますね。
YouTube 編
こちらは、タスクを「今日のリスト」へ自動的に追加していく方法でもあるので、それなりに、タスク管理に関わる内容と言って良いでしょう。
しかし、タスクシュートにおいても、ルーチンを追加し過ぎると問題になってくるように、タスクの自動追加というのは、諸刃の剣です。
もちろん、自動追加された後、「今日のプラン」を立てる際に、ちゃんと整理すれば良いのですが、
その負荷が高くなってくると、なんのためのルーチン化なのか、よく分からなくなってきてしまいますよね。
特に、この記事で紹介しているのは、更新されたら必ず観る YouTube チャンネルの動画は、いっそ、タスクに埋め込んでしまおうという荒技で、
もし、そうやって自動追加されたもの以外では、一切、YouTube を見ない、というような習慣が根付けば、一定のメリットはあると思いますが、
そういったチャンネルがたくさんある人は、毎日のタスク数が、とんでもないことになってしまうかもしれません。
ただ、もし仮に、そうしてタスクとして自動追加しなくても、現時点で、結局、見たい動画はいつの間にか見てしまっているという場合には、
あえてタスク化することで、その事実を可視化し、明確に記録できるという点に、多少なりとも、価値はあるのではないでしょうか？
タスクシュートを実践する効果の一つは、自分が何にどのくらい時間を使っているのか、正確に自覚できるという点にあり、
単に、認識しておくだけで、意識的に何かを改善しようなどとは思わなくても、結構、良い方向へ少しずつ変わっていくものです。
少なくとも、なんとなく YouTube を見ている時間が長く、時間を無駄にしたと思ってしまいがちな人には、
これは、意外な特効薬となる可能性を秘めていると思います。
別に、その都度、手動でタスクを追加できるなら、自動化する必要は、必ずしもありませんけどね。
日次レビュー編
さて、とりあえずの、最後の記事は、「番外編」と言いつつも、ある意味では、タスク・時間管理術において、割と重要な内容です。
簡単に言えば、「日次レビュー」のためのマークダウンファイルを、Google ドライブへ（ 自動的に ）エクスポートする手法の紹介なのですが、
しかし、普通に Notion 上でログを見るだけでも十分なのに、何故、わざわざファイルとして書き出すのか、疑問に思われるかもしれません。
ただ、それは、今のところ、情報として大差ないからで、もし、なんらかのログの分析結果が書き出せるようになったりすれば、話も変わってきます。
有料プランなら、新たに追加された「チャート」機能を使いこなす手もあるかもしれませんが、Notion 上でやるには、やはり、限界があるでしょう。
あと、個人的には、各タスクに関するメモやノートについては、クラウド上ではなく、ローカルで管理したい気持ちもあって、
ファイルのエクスポートというのは、その辺りの可能性を拓いてくれるものでもありますよね。
まぁ、どのような運用方針にするかも、まだまだ検討中で、贔屓目に見ても、第一歩を踏み出したばかり、といったところなのですが、
これからも、このテーマについては特に、色々と考えていく予定です。
今後の予定
ひとまず、ここまでお付き合いいただき、ありがとうございました！
なんとなくですが、これで、一区切りとしたいと思います。
実を言うと、次に何を書くかは、全くの未定であり、
今後は「〇〇編」とかではなく、さらに細かい個別のテーマで、ちょくちょく短めの記事をあげていこうかとも考えているのですが、
それとは別に、しばらく後に書くつもりの企画案はあったりします。
なので、投稿ペースは少し落ちるかもしれませんし、予定していることについても、実際にどうなるかは分からないので、確約はできませんが、
良ければ、のんびりお付き合いいただければ幸いです。
あるいは、そろそろ、マガジン外の記事を書くということもあり得るので、気が向いた時にでも、見に来ていただければと思います。
ではまた。