🗂️ Design Materials – 失敗しない起業のための「5回のなぜ？」 – 究極な原因分析方法。
究極の根本原因分析ツール「5回のなぜ？」とは
今抱えている問題が何であるかを知っているに、その解決することができない場合は、「5回のなぜ？」手法を使用してみてください。「5回のなぜ？」を使用すると、問題を分析し、根本的な原因をすばやく明らかにすることができます。
予期しない問題は、どのチームまたはプロセスでも発生する可能性があります。ただ、問題はより深刻な問題の兆候にすぎません。問題をすばやく修正することは便利な解決策かもしれませんが、それだけでは繰り返しミスを発生させてしまったり、ワークプロセスを改善することはできません。チーム全体が根本の原因を見つけて適切に取り組むことに集中する必要があるのです。
「5回のなぜ？」分析手法は、リーンマネジメントにおける根本原因分析のための最も効果的なツールの1つです。すべてのチームは、日常業務で障害に直面しています。ただし、5つのなぜなぜ分析を使用すると、問題の根本原因を特定し、繰り返し発生する間違いや失敗からプロセスを改善するのに役立ちます。
💡リーンマネジメントとは、プロセス管理の徹底により、製造・サービス工程において一貫してムリ・ムダなく最適な活動を行い、最小限の経営資源で最大限の「顧客価値」を提供することを目的とする経営のことです。
「5回のなぜ？」の起源
カイゼンを世界中に広めたトヨタ生産方式の一環として、問題を発見したらなぜを5回繰り返すというものがあります。 これは問題の再発を防止するために、発生した事象の根本原因を徹底的に洗い出すための考え方です。
💡製造業において生産性のムダをなくし、業務効率を改善させることは大きな課題です。「カイゼン」は日本の製造業界で誕生した考え方です。
日本の発明家であり実業家である豊田佐吉によって開発されたこの技術は、リーン哲学の不可欠な部分になりました。
1つの問題に対して「なぜ？」とその問題を引き起こした要因を提示し、それを何回かそれを繰り返すと、問題の根本的原因が明らかになり、その対策を立てることが可能になります。トヨタで生まれたことから「トヨタ式なぜなぜ方式」と呼ばれたり、英語で「5Whys」と呼ばれたりします。
「トヨタの科学的アプローチの基本は、問題を見つけたときになぜ5回質問することです。なぜなら、5回繰り返すことで、問題の性質と解決策が明らかになるからです。」
この手法をうまく実装するための重要な要素の1つは、十分な情報に基づいて決定を下すことです。つまり、意思決定プロセスは、作業現場で実際に何が起こっているかについての洞察に満ちた理解に基づいている必要があります。言い換えれば、根本原因分析プロセスには、実務経験のある人を含める必要があります。論理的には、専門分野で発生する問題に関して最も価値のある情報を提供できます。
「5回のなぜ？」で原因究明
「5回のなぜ？」の手法を適用するときは、問題の本質に到達してからそれを修正する必要があります。 実際、「5回のなぜ？」分析は、問題の原因がまったく予想外であることを示している可能性があります。
多くの場合、技術的な問題と見なされる時には、実際には人的およびプロセスの問題であることが判明します。これが、失敗の繰り返しを避けたい場合に根本原因を見つけて排除することが重要である理由です。
根本的な原因に到達するために、複数の問題を切り分けたいと考えています。問題の人間的および感情的な根源に到達するには、詳細なインタビュー セッションを行う必要があります。今回は下記の記事を参照しました。
「５回のなぜ？」の例１
問題
最新のソフトウェア・アップデートのニュースレターを時間どおりに送信できませんでした。
なぜ１
→なせニュースレターを時間どおりに送信できなかったのですか？
更新が時間通りに実装されませんでした。
なぜ２
→なぜ更新が時間どおりに実装されなかったのはなぜですか？
その時点で、まだデベロッパーが新機能に取り組んでいました。
なぜ３
→なぜデベロッパーはその時点で新機能に取り組んでいたのですか？
新しいデベロッパーの1人は手順を知りませんでした。
なぜ４
→なぜ新しいデベロッパーはすべての手順に慣れていなかったのですか？
彼はきちんと訓練されていませんでした。
なぜ５
→なぜ彼はきちんと訓練されなかったのですか？
CTOは、新入社員は徹底的なトレーニングを必要とせず、仕事をしながら学ぶ必要があると考えているためです。
これを見ると最初の問題の根本的な原因は、ほとんどの予想とはまったく異なるものであることが判明したことがわかります。
さらに、それが技術的な問題ではなく、プロセスの問題であることは明らかです。人的要因を無視するため、問題の製品部分に焦点を合わせることが多いため、これは典型的なことです。
したがって、5つのなぜ分析は、特定の問題を実際の原因が明らかになるまで詳細に調査することを目的としています。
「５」は単なる数字であることに注意してください。プロセスを完了して適切なアクションを実行するために必要な回数だけ「理由」を尋ねます。
「５回のなぜ？」の例２
『トヨタ生産方式』でも紹介されてますが、「機械が動かなくなった」という例題を使って分析方法をご紹介します。
1. 課題の「機械が動かなくなった」に対して1回目の「なぜ？」
→ オーバーロードがかかって、ヒューズが切れたから
2. 1で明らかになった要因に「なぜ？」を投げかける。
→ オーバーロードがかかったのは、軸受部の潤滑が十分でないから
3. 2で明らかになった要因に「なぜ？」を投げかける。
→ 十分に潤滑しないのは、潤滑ポンプが十分くみ上げていないから
4. 3で明らかになった要因に「なぜ？」を投げかける。
→ 十分くみ上げられないのは、ポンプの軸が摩擦してガタガタになっているから
5. 4で明らかになった要因に「なぜ？」を投げかける。
→ 摩擦したのは、ストレーナーが付いていないので切粉が入ったから
この例題では、5回の「なぜ？」を繰り返すことで「ストレーナーを取り付ける」という対策を見つけ出すことができました。
一見簡単に見える「5回のなぜ？」ですが、実際に行ってみると結構難しく感じます。ただ単になぜを繰り返すだけだと、根本的な原因は突き止められません。
💡仕組みやシステムの問題を改善する意識を持つことが大切です。
例え問題が個人的なものであったとしても、組織の問題として捉えることがポイントとなってきます。それによって今のシステムや流れのどこが悪いのかを客観的に導き出すことができます。
「５つのなぜ」のステップ
5つのなぜなぜ分析は、組織のあらゆるレベルで継続的な改善を達成するのを助ける可能性があります。ここでいくつかの基本的なステップをご紹介します。
１チームを組む
さまざまな部門の人々のチームを編成してみてください。各代表者は、調査されるプロセスに精通している必要があります。部門の枠を超えたチームを編成することで、独自の視点を得ることができます。
💡これは、十分な情報に基づいて決定を下すのに十分な情報を収集するのに役立ちます。これは個別のタスクではなく、チームが実行する必要があることに注意してください。
２問題を定義する
これはとても簡単です。 面接参加者の習慣や行動についてかなり幅広い質問をすることから始め、次に5回続けて回答に「理由」を尋ねます。
チームと問題について話し合い、明確な問題ステートメントを作成します。調査する問題の範囲を定義するのに役立ちます。
💡広範囲の問題を調査することは、境界がぼやけているため、時間のかかる作業になる可能性があるため、これは重要です。最終的に効果的な解決策を見つけるために、可能な限り集中するようにしてください。
３理由を尋ねる
プロセス全体を促進するために一人に権限を与えます。このチームリーダーは質問をし、チームの集中力を維持しようとします。答えは、感情的な意見ではなく、事実と実際のデータに基づいている必要があります。
💡ファシリテーターは、参加者の質問の答えをよりよく理解するために注意を払いながら、チームが最初の問題の根本原因を特定できるまで、必要な回数だけ「理由」を尋ねる必要があります。
👉あまり多くの理由を尋ねてしまうと、無理な提案や苦情がたくさん寄せられる可能性があります。それは目的ではありません。根本原因を見つけることに焦点を当てます。
👉根本的な原因が複数ある場合があります。このような場合、5つのなぜ分析は異なる分岐を辿るでしょう。これは、全体的なパフォーマンスに永続的な悪影響を与える組織の問題を検出して排除するのにも役立つ場合があります。
最後にアクションを起こそう！
チームが根本原因を突き止めたとしたら、アクションを起こす時が来ました。 繰り返し発生する問題からプロセスを改善する最善の解決策を見つけて適用するために、すべてのメンバーが会議に参加する必要があります。
決定が下されたら、チームメンバーの1人が、適切なアクションを適用し、プロセス全体の責任者になります。
一定期間後、チームは再び集まり、彼らの行動が実際にプラスの影響を与えたかどうかを確認する必要があります。 そうでない場合は、このプロセスを繰り返す必要があります。
最終的には、ケースをドキュメントして組織全体に送信する必要があります。 この情報を共有することで、チームが直面する可能性のあるさまざまな種類の問題の洞察に満ちた概要と、それらの問題をどのように対処できるかがわかってきます。
まとめ
「5回のなぜ」分析は、問題を解決するためのシンプルで効果的なツールです。 その主な目標は、一連の「理由」の質問をすることによって、特定の問題を引き起こす正確な理由を見つけることです。
「5回のなぜ」分析は、チームが問題の根本原因を見つけることに集中するのに役立ちます。これにより、各チームメンバーは、他のメンバーを非難するのではなく、継続的な改善のためのアイデアを共有することができます。
これにより、チームは問題を排除し、プロセスで繰り返し発生する障害を防ぐことができるという自信を得ることができます。
今回は「5回のなぜ」についてご紹介いたしました。
私も、色々勉強中なので、皆さまの、ご意見・ご感想をお聞かせください。お読み頂きまして、ありがとうございました。
メルボルンを拠点にプロダクトデザイナーとして働いています。 主にデジタル・プロダクトの制作に携わっています。