🗂️ Design Materials＃デザイン資料 – ＃フルリモート – オンライン・ワークショップ

UXワークショップには、いろいろなバックグランドの方々が参加するので多様な視点からみたアイデアが飛び交い、問題を一緒に解決し、チームとして素晴らしい結果を生み出す理想的なアクティビティです。

様々な意見を交換、問題を解決したり、計画を立てたり、また意思決定を下したりするために開かれます。近頃ではリモート・コラボレーションによる作業が急速に増加しているため、多くの企業が新しいパラダイムに取り組み、そして、多くの人にとって新たな課題になっています。

以前は、同じ空間で対面で行うオフラインのミーティングやワークショップが主であり、オンラインはやむを得ない場合の代替手段だったのですが、
去年のコロナ禍の中で、在宅での勤務やオンライン・ミーティング、ファシリテーションへの参加などに戸惑いがあった方々も多いかと思いますが、オンラインが前提の働き方を体験し、そのメリットも感じられたことも多いと思います。

私の働いている会社でも、オンラインワークショップにおけるパラダイムに取り組み、必要なツール、時間の配分、ゴール設定などについて、考え直し、多くの気づきを得られたと実感しています。その中でも興味深かったのは、多くのデザイナーがオンラインでのファシリテーションの方を好み、進行しやすいと感じたことでした。これまでは気づかなかったオンラインの良い点はいくつもありました。

そこで今回は、実際にオンラインで実施したUXワークショップの事例をご紹介また、オンライン・ワークショップの優れたポイント、そしてより上手に実践するポイントなどをまとめてみました。

1. オンライン・ワークショップのポイント

オンライン・ワークショップの質を上げるために、何点か気をつけなければならないこともあります。これらを留意した上でワークショップの準備、デザイン、ファシリテートすることが重要だと思います。

⑴　アジェンダの見直し
アジェンダの設定の仕方は様々あると思いますが、一つ言えることは、議題の方向性を明確に提示するのはとても大切です。一目で最終目的がわかるだけでなく、参加者に何を求めているのかまで理解することができます。

ワークショップは半日、長ければ１日要することもあります。しかし、人間の集中力は長続きしませんので、適宜休憩をとることが必要になります。そこで、適宜休憩を確保することがオフライン同様大事なことになります。
ファシリテーターは少々大変な面はありますが、この休憩時間を有意義に活用して、今までのワークショップ内容をまとめ、休憩後にそれをメンバーと共有するなどという作業は、オンラインでのワークショップをスムーズに進めることを手助け、また活性化することにも繋がっています。

⑴　インタラクションの機会を意識的に増やす
リモートで行われるワークショップで懸念されたことは、コミュニケーションが減少し気味なところです。また、積極的に参加することへの抵抗などでした。オンラインでのワークショップに参加してみて感じたことは参加者の発言の機会がファシリテーターに大きく委ねられてしまうことです。複数人が同時に発言すると、途端に場が混沌してしまうので、ファシリテーター参加者間のインタラクションが活発になるような工夫を入れることが重要になります。具体的には、プログラムの随所で参加者側へ発言の機会を提供するような問いかけを散りばめていきます。他にも、メンバー全員が発言できるようなアイスブレイク、カジュアルトークを何箇所かに用意したりする工夫も有効です。

⑵　安定したインターネット環境の用意
オンライン・ワークショップをより上手に実践するために、参加者側の安定したインターネット環境、社内ルール等を確認する
ことが大切です。
参加者のネットワーク環境が不安定だと、ワークショップ全体の進行に支障が出てきます。
ズームなどでは音声がハウリングしたり、多少の遅延があったりすることもあり、発言を躊躇し気味なところがありました。それらを改善するために、一旦ツール説明、また自己紹介などが終わった時点で、ワークショップに参加した全員がビデオフィードを切って、皆で音声だけで参加することにしました。

⑵　新しいツールの採用
まず最初に、オンライン上で行われるワークショップに使うツールを決めます。オンライン・ホワイトボードを使ったツールも様々なものがあります。ミーティングなどでZoomを使用されている方も多いいかと思いますが、画面共有モードで「ホワイトボード」を選択すると、画面上で文字を書いたり絵を描くことができます。
以前、リモート・ワークショップが実施されたときには、Googleスライドまた、また多くの参加者がデザイナーだったワークショップを実行したときにはFigmaを使用しました。今回は、miroというオンラインツールを使用することになりました。miroは色々なのテンプレートが使えたり、複数の参加者が同時に書き込んだり、付箋を使用をしたりすることができます。リンクをシェアするだけでブラウザ上で使えるので、クライエントとシェアするのにも便利です。インターフェイスも、ヒューリスティックで直感的にわかりやすかったです。また、カウントダウンタイマーを使用すると時間管理、会議の生産性を高めることができます。ツールが決まったらワークショップの数日前に、参加者の皆さんをボードにインバイトし、使用するツールに慣れていただきました。

2. オンラインの利点

⑴　どこからでも参加できる
オンライン・ワークショップでは、場所の制約を受けることはありません。インターネットにアクセスできる環境であれば、地方在住の人も首都圏在住の人も、同じ条件下で参加できます。また、オンラインでは会場への移動が必要ないため、多様な人がより気軽にワークショップへ参加できるようになります。また時差や言語をカバーできれば、海外からの参加も可能になります。

⑵　準備が簡単にできる

従来のオフラインでのワークショップ開催する際に確保しなければ行けなかった、ミーティング・ルーム、ツールの印刷、ペン、ポストイットの準備も必要なくなります。

⑶　保存・複製が簡単にできる

これらのデジタルツールのメリットは、手書きに比べて保存・複製が簡単にできることです。
こういったツール上では、参加者が入力したデータが自動的に保存されてくため、オフライン・ワークショップで行っていた壁一面のポストイットの写真をとり、そしてスラックまた共有フォルダーのアップロードという手間が不要になります。また、各段階でのホワイトボードを消さずにそのまま残しておけることもオンラインの利点になります。
またワークショップの過程をZoomの録画すれば、参加者以外の人へ伝達・共有することも容易になります。

⑷　サステーナブルであること
オフライン・ワークショップが終わった際に視界に入る大量のポストイットはやりがいを感じさせるものである一方、いつまでもその場に放置で気ないので、写真を撮って、データ化しなくてはいけません。ワークショップが終わった後にゴミが出ないという点も利点と言えると思います。
オフライン・ワークショップでは、アジェンダで決めたエクササイズのためにホワイトボードをその都度、用意する必要がありました。一方、オンラインのツールでは、無制限かつ簡単にホワイトボードを増やしていくことができます。

⑸　2次元のプロトタイプを素早く作りやすい
3つ目は、最終的に2次元のプロトタイプ作成を想定している場合ではあるが、画面上で表現可能なプロトタイプを素早く作りやすいことだ。
近年、SketchやFigmaなど、パワーポイント感覚でスマホアプリ等の画面推移を短時間で制作できるツールが普及してきた。より多くの人がサービスのプロトタイピングに挑戦しやすくなってきていると言える。
サービスの2次元のプロトタイプ作成、および検証をゴールとする場合のワークショップでは、最終的にこれらのツールを使ってアプリの画面推移や、一連のユーザー体験をショートムービー等で表現することも多い。
つまり、参加者がオンライン上で、議論をしながら共同制作ができる環境が既に整っているということだ。ゆえに、それまでの議論から制作までの流れがよりシームレスになるという点からメリットは大きい。
もちろん、状況によっては抽象度の高い「手描きのプロトタイプ」が重要となることはある。
プロトタイプを丁寧に作り込みすぎると、作者としての愛着が強くなってしまう、あるいはユーザーからの素直なフィードバックを得づらい、といったことは長らくデザイン思考関連のワークショップや書籍でも言われてきたことだ。
しかし、より忠実なプロトタイプの共有や検証が求められる際は、早い段階からオンラインツールでプロトタイプを作ってしまった方が、メンバー間での具体的なイメージの共有がしやすくなったり、制作・検証までより早く進められることになり、利点も多い。

3. ワークショップのアジェンダ例

今回、私たちはクライエントの要望で、彼らが一年かけて制作したプロダクト・ビジョンを一緒に考え直して行きたいいうことで実行されました。コロナ影響もあり、企業のバリュー・プロポジションを変更する作業が必要になってきました。ユーザー目線で検証して、ブルー・プリントを書き直していく作業を一緒にさせていただきました。

今回のリモート・ワークショップから最良の結果を得るために、以前の対面式のアプローチを調整、基本的なルールを設定し、新しいツールと方法を採用し、アジェンダの見直しをし、またワークショップの準備に時間をかけました。

今回は、リモートでも問題なくできそうなアジェンダを選抜して、試行錯誤して提示したアジェンダは下記になりました。

1. Nice to meet you 
各自が自己紹介、今回使用するツール、またアジェンダ、それから会議の生産性を高めるように、各アジェンダに与えられた時間の分配を説明しました。

2. Background & Brand 
クライエント側がブランドの紹介しました。一年以上かけて、プロダクト・ビジョンを制作してきましたが、今回はそれを見直し、ブループリントを書き直す作業が求められていました。

3. Product Vision
今回ブランド・ビジョン：ブランド戦略の根幹を決定していく作業に、ジェフ・ムーアの価値ポジショニング・ステートメントのテンプレートを使用させていただきました。彼は著書(Crossing the Chasm)で価値のポジショニングを概説するためのテンプレートを紹介してています。また次回こちらのテンプレートのご紹介をしたいと思います。

4. Remember the future
ここでは顧客の成功の定義を考えます。今回はアプリの制作なので、3年後ユーザー目線に立って、アプリのレビューを書いたりする作業をしました。この作業は、チーム全体の向上心をあげる、とても楽しいアクティビティです。

5. Q&A 
ユーザーの立場を考え、様々な角度から質問を投げかけました。

6. Break 
休憩もとても大切です。リモート・ワークショップで画面を長時間見ていると目も疲れるので、ストレッチの時間も設けました。

7. Persona
ペルソナ、ターゲットユーザーを具体的な人物像として描写します。今回はユーザー3名のペルソナを書き出しました。

8. Mapping it out
カスタマージャーニーマップを使用して、顧客の行動や心理を時系列的に可視化していきました。今回は、私たちは新しいジャーニーマップを作ることにしました。まるで、漫画のようなジャーニーマップを制作したので、こちらも次回ご紹介させていただきたいです。

9. Now, Next, Later
プロダクトロードマップを制作し、短期的な取り組みが長期的なビジネスの目標と一致しているかどうかを確認しました。

最後に
10. Next Step 
今からできることを決めていきました。

4. ワークショップとファシリテーションテンプレート

Miroでは、どんなプロジェクトでもすぐにスタートできるように、様々なテンプレートが用意されています。アイス・ブレイクからカンバン、デザインやアジャイルのフレームワークまで、充実したテンプレートが使えます。これらのテンプレートを使用すると、セットアップ、セッションが簡単に実行できます。

https://miro.com/templates/workshops/

5. まとめ


これからの時代、オンラインワークショップが選択肢のうちの1つとして検討されることが当たり前となっていくと思います。
今後はオンラインとオフライン、双方の強みを意識した上で、使い分けていくことが大切
かと思います。

初めてオンラインのワークショップのファシリテーションをした時には、その日のワーク終了後、参加したメンバーにSlack等でフィードバックを求め、参加者からの学びや質問を投稿してもらい、改善していく作業をしました。

オンライン・ワークショップに参加して、個人的な意見ですが、対面式ワークショップよりも、緊張せずに参加できました。事前に用意したメモを確認したりする作業も、クライエントを目の前にすると控えてしまいますが、今回はビデオをオフにして参加したので、確認しやすかったです。

また、ワークショップが終わった後に、みんなで制作したボードをPDFに変換ダウンロードできる機能も魅力的でした。対面式のワークショップの後は手書きのポストイットを写真に残し、それをデジタルに変換する作業が大変でした。また録音しておけば、あとから見直すことも可能なのでとても便利だと思います。

ただ、コミュニケーションが減少し気味なところは改善が必要だと思いました。今後は、今よりももっとインタラクションの機会を増やし、双方の学びやワークショップとしての成果の質を上げることが必要だと思いました。

私も、色々勉強中なので、皆さまの、ご意見・ご感想をお聞かせください。お読み頂きまして、ありがとうございました。

メルボルンを拠点にビジュアル・デザイナー、UXスペシャリストとして働いています。 主にデジタル・プロダクトの制作に携わっています。