キックオフミーティングとは？プロジェクトを成功させるために、チームの意思統一を目指そう。

キックオフミーティングとは？

→ プロジェクトの目的を明確にする

💡キックオフミーティングとはプロジェクトを立ち上げる際に行う会議のことです。プロジェクトを立ち上げた段階では、メンバーはプロジェクトの目的を知らないことがほとんどなので、どのような目的でプロジェクトを行っているのかを明確にします。

全てのチームメンバーのベクトルの方向をあわせ、プロジェクト・メンバーをまとめる機会となります。

このミーティングでプロダクトデザイナーは現在の課題、また状況を十分に理解することが大切になります。

クライアント、またユーザーのニーズを理解するために適切な質問をすることで、プロジェクトの理解を深め、より良いエクスペリエンスを提供できることになります。

また質問を投げかけることで、信頼関係と尊敬の構築にの手助けにもなります。優れたクリエイティブ・コラボレーションに質問を投げかける行為は不可欠なものです。

今回はキックオフミーティングについて、またデザイナーが、プロジェクトに取り組む前にクライアント、またはプロジェクト・マネジャーに尋ねる必要のある重要な質問の英語例文をご紹介します。

これらの質問は、クライアント、またチームメンバーがデザイン・プロセスに関与していると感じるのに役立ちます。また、アイデアをブレインストーミングし、クリエイティブな出力を微調整するのにも役立つかと思います。

キックオフミーティングの資料

キックオフミーティングを円滑に進行するためには、資料の準備が重要です。では、どのような資料が必要なのでしょうか？

→ アジェンダ
アジェンダとは、会議の進行表のことです。アジェンダを事前に配布しておくことで、会議の主旨を全員が理解したうえで始めることができるため、本題に入りやすいほか、ぐだぐだと長引くような進行を避けられます。

キックオフミーティングにおいても、開催日時、参加者、議題などを記載したアジェンダを予め作成し、配布しておきましょう。チームメンバーに前もって目を通しておいてもらうことが重要です。

→ プロジェクトの概要
これは細かに記す必要はありません。要点のみを簡潔にまとめるようにします。

→ メンバーと仕事内容
プロジェクトのために、チームメンバーを記載した名簿を用意します。また、プロジェクト・リーダー、メンバーがどのような役割を担うかを明示しておくとよいでしょう。

→ スケジュールを決める
スタンドアップの時間、次回の会議日程など、スケジュールについても話し合います。

→ メモを取ろう
最後に議事録を作成し、メンバー全員にメールに配布します。

共通の基盤を確立する

→ なぜデザイン・ソリューションを探しているのか理解しましょう。
まずはクライアント、ユーザーまたはチーム・メンバーの立場に立って、そもそもなぜデザイン・ソリューションを探しているのかを理解してください。 

これらの質問は、彼らが現在直面している課題を学ぶのに役立つため、デザイン・ソリューションを最適に提供する方法を考えることができます。

What’s the inspiration behind this project?
このプロジェクトの背後にあるインスピレーションは何ですか？

What is the objective?
目的は何ですか？

Why are we focusing on it?
なぜそれに焦点を合わせているのですか？

What is the purpose of the project or task?
プロジェクトまたはタスクの目的は何ですか？

クライアントのモチベーションを理解することは、クライアントがあなたと一緒に仕事をしたい理由と、プロジェクトをどのように始めるべきかについての確かなアイデアを得るのに役立ちます。

彼らの反応は、何を複製しようとしているのか、あるいは異なったやり方をしようとしているのかを明らかにすることができます。

What are you trying to achieve?
何を達成しようとしていますか？

What decisions are you trying to make with the results?
結果を使ってどのような決定を下そうとしていますか？

Has this challenge been attempted before?
この挑戦は以前に試みられたことがありますか？

目標を設定すると、進捗状況を追跡し、えザインがどれほど効果的であるかを確認できます。 デザインで何を達成する必要があるかがわかれば、埋めることができるギャップを確認できます。

What are your expectations?
あなたの期待は何ですか？

How will we define success?
成功をどのように定義しますか？

What does success look like for the project?
プロジェクトの成功はどのように見えますか？

What is the ideal outcome for you?
あなたにとって理想的な結果は何ですか？

What are we hoping to impact?
何に影響を与えたいですか？

What are we aiming to achieve?
私たちは何を達成することを目指していますか？

Is there any existing research data we can use?
使用できる既存の研究データはありますか？

この質問をすることで、あなたはあなたがプロのデザイナーであり、その時間、リソース、才能を評価し、評価しなければならないという印象をクライアントに与えます。

ブランドについて

クライアントのビジネスとブランドを知ることは、クライアントの心の中にあるものを振り返るのに役立ちます。 これらのアイデアやは、まさにデザインを始めるときに使用できます。

What is your mission?
あなたのミッションは何ですか？

クライアントのビジネスを推進するコアバリューを学びます。 クライアントが何を目指しているのか、またクライエントの信念を尊重しましう、一部のデザイン・プロジェクトには、文化的または政治的な角度がある場合があり、これらの値はデザインの明示的な部分である必要があります。

ブランドの強みは何ですか？

What are the strengths of your company?
会社の強みはなんですか？

クライアントのユニークなセールス・ポイントを強調しつつ、刺激的にデザインを進めることができます。

Who are your top competitors?
あなたのトップの競争相手は誰ですか？

クライアントの業界を把握します。 クライアントのプロジェクトに役立つ可能性のある、またはそれらを際立たせる可能性のある繰り返しの要素や戦略を見つけるかもしれません。

オーディエンスを定義する

明確に定義された対象者を念頭に置いてデザインします。 人口統計（年齢、性別、民族など）とサイコグラフィック（性格）の両方の観点から、クライアントの顧客について学びます。

Who is your target customer?
あなたのターゲット顧客は誰ですか？

Who is our audience, and what are their goals?
私たちのオーディエンスは誰ですか、そして彼らの目標は何ですか？

Who is your ideal customers are, including what they do, how they act, what they like…?
あなたの理想的な顧客は、彼らが何をしているのか、どのように行動しているのか、何が好きなのかなど、誰ですか？

Who are the users/customers?
ユーザー/顧客は誰ですか？

What problems are we solving?
私たちはどのような問題を解決していますか？

What are the major pain-points of the current version (if one exists)?
現在のバージョン（存在する場合）の主な問題点は何ですか？

Are we looking at new or existing customers? or both?
新規または既存の顧客がターゲットですか？ または両方ですか？

Do we need to consider multiple cultures?
複数の文化を考慮する必要がありますか？

サイコグラフィックから始めて、クライアントに誰が誰であるかを正確に説明してもらいます。デザインを開始するときに、このターゲットオーディエンスの考え方にアピールする要素を使用できます。

Is this for a feminine, masculine or gender-neutral audience?
これは、女性、男性、またはジェンダーニュートラルなオーディエンス向けですか？

特定のブランドは、特定のオーディエンスにアピールするために、従来の性別の期待を使用する場合があります。 同様に、クライアントがジェンダーに関しては幅広い混合オーディエンスを持っているとあなたに言った場合、あなたはより多くのジェンダーニュートラルな要素をあなたのデザインに取り入れることが必要となります。

What age group are you targeting?
どの年齢層をターゲットにしていますか？

デザインに関して

デザインに関しては、年齢層が異なれば、期待も反応も異なります。 色、形、タイポグラフィ、スタイルの選択がターゲットオーディエンスにとってどれほど適切で効果的かを検討してください。

Are there any cultural concerns with your audience?
オーディエンスに文化的な懸念はありますか？

特定のデザイン要素は、他の文化では不適切であるか、異なって認識される場合があります。 この質問をして落とし穴を避けてください。そうすれば、調査を行って、デザインがクライアントのコミュニティに受け入れられることを確認できます。

What style are you looking for?
どんなデザイン・スタイルがご希望ですか？

Would you like to include isometric illustrations or maybe some asymmetric layouts?
アイソメトリックのイラストまたは非対称レイアウトを含めたいですか？

Do you want a balanced, clean look, or something more experimental and dynamic?
バランスの取れた、すっきりとした外観、またはより実験的でダイナミックなものがお好みですか？

What must-have elements does your design need?
デザインに必要な必須要素は何ですか？

What would cause this project to fail?
このプロジェクトが失敗する原因は何ですか？

What tasks are critical to accomplishing?
達成するために重要なタスクは何ですか？

Which devices & versions should be supported?
どのデバイスとバージョンをサポートする必要がありますか？

Which software & versions should be supported?
どのソフトウェアとバージョンをサポートする必要がありますか？

Which hardware & versions should be supported?
どのハードウェアとバージョンをサポートする必要がありますか？

How will we involve users during the design process?
プロセス中にユーザーをどのように関与させますか？

Will users have any big technology constraints we should know about?
ユーザーには、知っておくべき大きなテクノロジーの制約がありますか？

What files and formats do you need?
どのファイルとフォーマットが必要ですか？

フォントや画像など、使用する必要のある特定のデザイン・アセットに必要なライセンスの種類を予測するのにも役立ちます。

専門的な境界線を設定しよう

多くの場合、クライアントは、マーケティングキャンペーン、オンライン広告、ブログ、出版などに、印刷物またはデジタルでデザインを使用します。

Where will you use the design?
デザインはどこで使われますか？

完成品の媒体、場所、サイズについてクライアントに教えてもらいます。 印刷とデジタル、ハンドヘルドと大規模のデザインでは、デザインに関する考慮事項が異なります。

またよりスムーズなコラボレーションのために、クライアントにどのようにコラボレーションしたいかを尋ねます。

How do you prefer to communicate?
どのようにコミュニケーションを取りたいですか？

How collaborative would you like to be?
どの程度のコラボレーションの形を取りたいですか？

定期的な更新を好むクライアントもいれば、十分な時間が必要なクライアントもいます。 よりスムーズなコラボレーションのために、最初にコミュニケーション方法を決めておきましょう。

そうすると、作業に集中したり、中断しなくては行けないときの予測したりするのに役立ちます。 このようにして、タスクをスケジュールし、クライアントに提供する更新を準備できます。

How much are you willing to spend on this project?
このプロジェクトにいくら費やしても構わないと思いますか？

あなたの基本料金を明確にしてください。 改訂ごとに課金する場合は、これが1時間ごとに計算されるのか、改訂ラウンドごとに計算されるのかを予測してください。

スコープクリープについても話し合いましょう。

「スコープ・クリープ」について聞いたことがある場合は、この部分に注意を払うことがいかに重要かをご存知でしょう。

スコープクリープは「要件クリープ」や「機能クリープ」としても知られています。プロジェクトのライフサイクルにおいてプロジェクトの要件が増加することを意味します。

コラボレーションについて

How do you want to give feedback?
どのようにフィードバックを提供したいですか？

Who will be ultimately responsible for signing off the design?
デザインの承認を最終的に担当するのは誰ですか？

クライアントを更新する頻度を決定してください。 一部のクライアントは、デザイナーに何度もフィードバックを与えます。 実践的なアプローチを取るって、 時間と労力を無駄にしないように、前々からオプションを検討してください。

プロジェクトのスピード

How soon do you need this?
どれくらい早くこれが必要ですか？

How much time do we have?
どれくらいの時間がありますか？

Make sure you give yourself ample time to finish a project along with your other commitments.
プロジェクトを完了するための十分な時間を確保してください。

Allow time for revisions and even a bit of possible procrastination or designer’s block.
改訂のための時間と、少しでも先延ばしやデザイナーのブロックの可能性を考慮してください。

まとめ

今回は、ビジネスシーンにおける「キックオフミーティング」についてご紹介しました。何事も初めが肝心です。まずは、プロジェクト成功に向けていいスタートが切れるよう、有意義なキックオフミーティングを開催しましょう。

素晴らしいデザインは少しのQ＆Aから始まります。

あなたのクライアントははまた、専門家のアドバイス、忍耐、そして理解に加えて、少しの注意と承認を必要とします。

適切なクライアントに質問し、共通の基盤を確立し、クライアントの要望を理解することで、クライアントのニーズをより適切に満たし、将来再び取得する価値のある楽しい体験を提供できます。

プロジェクトに取り組むときに、これらのクライアントの質問を念頭に置いて、会話を始めてみてください。 また、質問することを恐れないですることがとても大切だと思います。質問のすべては、多くの扉を開くことになる可能性があります。

私も、色々勉強中なので、皆さまの、ご意見・ご感想をお聞かせください。お読み頂きまして、ありがとうございました。

メルボルンを拠点にプロダクトデザイナーとして働いています。 主にデジタル・プロダクトの制作に携わっています。