内定者のうちにSmartHRアカウントを発行してよかった話

キャッシュレスとペーパーレスはバックオフィスの永遠の課題です。

そんな中、

「内定者にSmartHRのアカウント発行したらよくなりそうじゃない？」

というしなくても良いけどしたらちょっと良かったというカイゼンを記録します〜✨

ちょっと良かったこと

①口座情報収集

内定者セミナーや内定者研修で支給する交通費を現金支給から口座振込に変えました。

具体的には、SmartHRの従業員招待フォームに必須項目として登録し、口座情報を回収しました。

色々とありました(意味深)が、無事に現金をなくすことができました✨

②合意文書（借用書）

会社から支給するPCの借用書を電子化しました。

これは文書配布機能を活用しました✨

内定者ごとに異なるPC什器番号もcsv変数で一括取り込みでき、楽チンでした〜！

③採用内定通知書発行

弊社は内定式がないため、採用内定通知書を10月1日着で郵送してました。

こちらも文書配布機能を活用してペーパーレスと郵送レスを実現しました〜✨

文書の管理番号はcsv変数で一括取り込み。

日付は依頼日を設定し、チェックする手間もわずかながら減りました〜！

10月1日以降の内定者にも活用できるので便利便利✨

④PDF送信

従来は、人事のLINE公式アカウントからPDFを送信していました。
そのため保存できる期間が設定されていました。

「保存し忘れたので再送信してください」という内定者からの依頼も多々あり、人事側もちょっとしたストレスになってました。

それをSmartHRの文書配布機能で配布することで、保存期間の課題がクリアされました〜👏

⑤社員証の写真

入社式終了後、一人ずつ社員証の写真を取っていました。

「自身の写真を送ってもらったら楽になるね」という発言がきっかけで社員証を自分で提出する方式へ変わりました。

SmartHRの申請フォームから各々写真を提出してもらい、それを社員証の写真にしてます🤳
（提供写真の一定のルールを設けています。）

所感

忙しい年度末にまとめて内定者対応をしないで済むことが何よりのメリットだと思います。

また内定者にとっても、入社後に触るシステムに触れることができ、ワクワクしているはずです！！！(たぶん)

ほんのちょっとしたカイゼンですが、使いこなせている感じがしてちょっと良い気分です〜👌

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