手帳タスクの流れ

タスクの出現経路

タスクが生まれる経路はいくつかある。

経路1（価値観×役割）

手帳を使うときに、フランクリンプランナーのように使っている。これは昔からの習慣みたいなものだ。例えばまず最初に価値観があり、役割があり、そこから生まれるやりたいことが決まってくる。ここから目標があり、あるいはプロジェクトになり、そのチャンクダウンしたタスクが、日々の中に分配される。

経路2(日常タスク）

ルーティンと称されるモノで、薬を飲むとか、血圧を測る、筋トレ、読書時間など毎日やるものを最初からタスクリスト化しておく。

経路3(緊急タスク)

突発の緊急のタスクもあるので、それはそのまま期限の前に配置される。誰かとの新しい予定もここに入る場合が多い。

経路4（ビジョンからのタスク）

やりたいことなどの夢、あるいは経営戦略などから生まれてくる、やるべきことがあって、それをチャンクダウンして、タスクに分けてストそれぞれの順番に並べ、期限までに完遂しようとする。

経路5（定例タスク）

年間のイベント(確定申告、誕生日など)からやるべきことがまで、それがタスクに分配される。これは、年、月、日、その他の定例タスクから生まれる。

経路6（行動から来るタスク）

本を読んだり、映画を見たり、何らかの刺激を受けて、タスク化するモノが有るので、それもタスクとして認識する。

経路7（管理タスク）

誰かに作業を委譲した際に確認をルーティンにしておく。締切直前だけでなく、週に１回とか、定期的にリマンドしながら、確認する。

上記の経路から発生するタスクを一端タスクプール(タスクの保管庫)に登録。

時間軸でタスクを並べ直す

タスクプールにあるから全てやるわけでもなく、やらなくていいタスクや、リスケが何度も続くモノは、必要かどうか判断しなければならない。
その上で消すモノは消す。

時間軸上おかしいモノが有ったり、不足しているモノが有ればタスクを追加する。

逆算してみて、問題がないかもチェックする。

タスクの実行

タスクを順に実行してクリアしていく。計画に抜け漏れがなければそれなりに状況は好転していくはず。

ただ、1日にできる量は上限があるので、マストを３つ以内に決めて、トータル8個くらいが丁度いい。数分でできるものは、そのば場やってしまおう。

時間は有限なので、委譲できるモノは委譲する。
委譲のルールはなるべく初期段階で、相手の作業時間を稼ぐために委譲する。委譲が発生した時点で管理タスクを追加して、確認を入れてるようにする。

手帳会議では、上記のことをしつつ、気づいたことを書き、修正があれば修正していく。

あくまでもタスクを出してやっていく部分なので、この後に、それぞれに期間でのレビューがあり、軌道修正があります。こっちの方が大事。軌道修正されれば託すに影響が出ますからね。

でも、最も重要なことは、未来をイメージし、今日を楽しむこと！