書類整理が苦手な総務。外部記憶装置が欲しい

週2回しか事務所へ行かないから書類が溜まる。配布用にもらうチラシ、契約書、戻ってきてしまった封筒、そんなのを片付けていたら4時間経ってた。びっくり。前職では毎月4案件ぐらいの請求書類しか扱っていないし、しかもこの2年は全て電子だったから紙の書類と印鑑、そして送付というコンボがやたら辛い。

ただ、幸いにほとんど年間契約だから今月さえ乗り切ればあとは事業の方へ専念できる。あと少しだ。やりとりしている自治体とどんな書類が必要なのかは大体把握したから、来年度は絶対にあたふたしないようにチェックリスト作って安心してできるように用意する。

今回何が嫌かって、流れをまだ把握しきれていなくて、他の人も来たものをこうやるああやるしか教えてくれないから、全体を掴めなくて本当にこれで提出資料は終わりなのかわからないことが不安。
教えられたまま提出したら、実はもう1枚必要な書類があったようで至急送ってくれとか、確認しながらやったのに、実は違ってたとか今日はそんなのばっかりだった。その結果、今日は1杯もコーヒーを飲めなかった。

それにあれこれ送付をするとどこに何を送ったのかすっかり忘れてしまうため、最近は写真を撮って把握するようにした。
メールやコミュニケーションツールってほんと後々検索が楽でいい。郵便が完全になくなることはないだろうから、ポストや郵便局で送付したら送付元と送付先を認識してログ取ってくれるサービス作ってくれないかなぁ郵便局。
短期記憶が無さすぎて、自動でログを取る外部記憶装置に頼りたい。