準備運動と成功体験のためのタスクの細分化

　タスク管理、to doリスト、リマインダーなどが流行り、多くのアプリが開発され、発表されています。標準アプリとして購入したスマホに最初から入っているものもあります。僕も標準アプリや有料アプリを色々と使いながら、日々のタスクを処理しています。

タスクは細分化することが重要

　タスク管理はした方がいいことは分かっていても、とても面倒に感じることがあります。特に記憶力のいい人ほど、その傾向が強く、「覚えているから大丈夫」となりがちです。それでもタスク管理はできるだけ実行した方がいいと思います。

　タスク管理をする場合、できるだけ細分化して管理することが重要です。例えば弊社は子供向けのイベント企画制作会社なので、子供向けの遊具のレンタル会社からアイテムを借りて、イベント当日に設営・運営することが多いです。例えば、A社からふわふわ遊具を利用したイベントの見積依頼が来たとき、タスク管理として「A社へ見積提出」とするよりも、もっと細かく細分化することが大事です。

　・A社へ見積書を送付する
　・B社へふわふわの空き状況を確認し、金額を確認する
　・A社の見積書を作成する
　・原価計算書を作成する
　・上司へ見積金額の確認をとる

こんなイメージでできるだけ作業を1つ1つ書き出し、タスクを細分化することが大事です。細分化することでA社へ見積書を提出するというタスクを今何割達成しているか、どこで止まっているかを正確に確認できるからです。

タスクは○○するなど動詞まできっちり書く

　タスク管理を行う場合、どんな管理方法をしていたとしても名詞や体言止めような箇条書きをするよりも、○○するなど動詞まできっちり書く方が、作業内容が脳にちゃんと認識されるのでおすすめです。

・A社への見積書作成
よりも、

・A社の見積書を作成する
の方が動作に移しやすいということです。

タスクは毎日整理する

　タスク管理の一番重要なことはもちろん、全てきちんと書き出すということです。その次に大事なことは整理するということです。

　毎日きちんとタスクを①重要度、②緊急度で整理することが大事です。

①重要度
　期限ではなく、取引先の重要度や社内での重要案件など文字通りどれだけ重要なタスクなのかを客観的に考えることが大事です。

②緊急度
　期限、期日や今が旬なタスクなど、どれだけ処理にスピードを要するかを考えることが大事です。

　この①重要度、②緊急度でマトリクス図をイメージし、処理する順番を毎日整理し、その日の仕事をどこまでやるのかを決めることが大事です。

タスク完了の必要時間の想定と実際にかかった時間を確認すること

　・A社へ見積書を送付する（1分）
　・B社へふわふわの空き状況を確認し、金額を確認する（10分）
　・A社の見積書を作成する（15分）
　・原価計算書を作成する（20分）
　・上司へ見積金額の確認をとる（？分）

　書き出す必要はないと思いますが、どのタスクにどれくらいの時間がかかるのかを想定し、実際にかかった時間を確認する。この作業を毎回実行することが大事です。繰り返すことで、作業時間を正確に把握できるようになるので、将来、このタスクなら半日かかりますというイメージが正確に持てるようになります。これが結果的に残業をしない仕事術やしっかりと休日をとり人生を楽しめることへつながります。

細分化したタスク処理による副作用を最大限利用すること

　細分化したタスク処理の副作用というとなんだか分かりにくい言い方ですが、タスクを細分化して処理することで2つの効果が得られやすくなります。

①成功体験の積み重ね

　タスクを細分化すると難易度の低いタスクがかなりの数並ぶことになります。それを1つ1つクリアしていくことで、1つ1つ成功体験を積み重ねることになります。「そんなことで？」と考えると思いますが、試してみてください。1つ1つタスクが終わるたびに、ゴールが近づいていく感覚に「やった感」「幸福感」を感じると思います。

②毎日のスタートダッシュが早くなる

　ざっと並んだタスクを眺め、優先順位高めのものの中から、簡単なものを選びさっと片付けていきます。どんどんどんどん、簡単なものをさっと、さっと片付けていきます。たったこれだけで、集中力が上がり、処理スピードが上がり、気分良くタスクが処理されていきます。

　タスクを細分化すると、1つ1つの難易度がさがり、このような2つの副作用（効果）が利用できるようになります。

最後に

　嫌な仕事も多いと思います。巷で言われるように「ポジティブに」と言われても無理なものは無理です。

　どうせやること（タスク処理）なので、やりやすく、いい方向に利用するのがベターだと思います。タスクを細分化し難易度を下げ、処理するごとに幸福度と集中力を上げることで、さらに処理スピードを上げて早く嫌なことから解放される。そのための1つの手段として、参考になればと思います。

#私の仕事