仕事が出来る人はマルチタスクで仕事を進めているという勘違い

　マルチタスクとシングルタスクの意味、考え方の問題ですので、今回の記事に異論のある人も多いとは思いますが、僕が考えていることを書いておこうと思います。

人間にマルチタスクはできない

　ネットでマルチタスクを検索するとこのような意味が記載されていることが多いと思います。

マルチタスクとは、複数の作業を同時並行、短期間で切り替えながら同時進行で行う能力のこと。

　①複数作業を同時並行
　②短期間で切り替えながら
　③同時進行で行う

　多くの場合①と③を実行しようとして出来ない。どれかに注力し、どれかが疎かになる。そして最後に「僕にはマルチタスクは無理だ。能力が足りない」という結論に辿り着くと思います。

　大事なのは②です。つまりマルチタスクはシングルタスクの切り替えを繰り返しているだけで、長い期間で見れば同時進行しているように感じるが、短期的、瞬間的に見れば同時進行をしていない「シングルタスクの切り替えの連続」ということに気づくのが大事です。

日本人のほとんどがマルチタスクは経験済み

　海外でも同じだと思いますが、僕は海外への留学経験がないので日本人のほとんどと表現しているだけです。つまり、学校です。

　中学・高校では大きくカテゴライズして5教科、細かくカテゴライズすると高校では10以上になります。英国数社理です。

　世界史BをプロジェクトAなどと読み替えていけばどうでしょうか？これだけ多くのプロジェクトを抱えることも少ないと思います。つまり、ほとんどの人がマルチタスクは経験済みで、かつシングルタスクの切り替えも経験済みということになります。中高生時代を思い出して処理していけば問題ないということです。

シングルタスクをどう呼び起こすかがポイント

　簡単にいうけど、、、という場合のほとんどがあ切り替えた際の記憶の戻し方だと思います。つまりプロジェクトAの業務をひと段落させ、プロジェクトBに取り掛かるときの前回のプロジェクトBはどこまで進んでいたかを呼び起こす作業をどうするかということです。

　とても乱暴な言い方ですが、一番は慣れです。シングルタスクの切り替えに順応していくしかないと思います。

　コツとしては呼び起こすための時間を5分くらいでいいのでしっかりと取ることです。呼び起こし、前回作業の終わりをきちんと確認し、終わった際にどう考えていたかも同時に思い出すことです。

　前回途中まで作成中だった企画書の制作作業に戻るとき、すぐにPowerPointに書き込んでいかないということです。なぜここで一時中断したのか、中断理由をちゃんと思い出してから作業に入ることが大事です。

どうしても邪魔になるメール処理

　メールが大量に届く人ほど、作業の邪魔になっていることに気づきません。なぜなら、メール処理が1つの作業プロジェクトになってしまっているので、マルチタスクで作業をしている気分になれるからです。決裁・承認業務をメールで行なっている以外で、メール処理で生産性がUPすることはほとんどないと思います。

　しかし、大量に届くメールを処理しなければ翌日に溜まってしまうので不安が募ります。僕は以下の方法で大量に届くメール処理を工夫しました。

①シングルタスク切り替え時のトリガーとしてメール処理を5分程度することにしました。
②件名を見て重要度が低いものは未読のまま放置します。

　シングルタスクの切り替えをする際、頭を切り替えるトリガーとしてメール処理を利用しました。注意する点としては、メール処理に没頭しないという1点のみです。

　クライアントにこの記事を見られると大変ですが、件名で何かよくわからないものは放置です。放置されることで困ることがあれば再送や電話で連絡があるので放置しても大丈夫です。

最大の障害は突然の電話

　やっぱり最後の障害は電話です。電話に限らず上司からの「ちょっといいか？」や後輩・部下からの「ちょっといいですか？」も集中力が切れる原因になるので障害になります。

　上司・後輩・部下の「ちょっと〜」は仕方ないことと割り切れますが、突然の電話は割り切りが難しいですね。

　それメールでよくない？という内容の電話をする人に限り、気分が乗っている最悪のタイミングで電話をしてくるのでさらに厄介です。

　とはいえ、以前書いた記事のように電話が得意だからこそ電話を利用している人もいるのでここはイライラした対応にならないように注意したいところです。

最後に

　マルチタスクはシングルタスクに比べ生産性がダウンするという調査結果もあるそうです。僕はそもそも人はマルチタスクが出来ないし、していないと考えています。つまり、どのタイミングで、どうやってシングルタスクの切り替えを行うかが重要だと考えています。

　今の世の中、職人以外はシングルタスク1つで業務が成り立つことは少ないと思います。どうしても複数の仕事を切り替えながら実行していく必要があります。さらに副業時代に入ったことでさらにこの傾向は強くなると思います。

　理想は学生時代の時間割のように決めた時間で計画通りに進めていくことだと思いますが、相手のあることなのでそうも言っていられません。

　切り替えのタイミングと上手な切り替え方法を見つけられると意外と簡単に切り替えられ、「仕事の出来る人」に見られるようになると思います。

#私の仕事