たくさんのプロジェクトを管理するには

コロナビールが好きなミドラーのNIREです。
軽い感じがいいよね！

今日ふと、当たり前のように業務をこなしてるけどなかなかの業務量だということに気づき、複数のプロジェクトを抱えてるのになんで余裕を持って仕事出来ているんだろうって思ったので、自分の普段の仕事振りについて振り返りたいと思います。

皆さんToDoリスト使ってます？
色んなツールありますけど、やらなきゃいけないことをまとめて、期限までにこなすには便利ですよね！

でもNIREさんはToDoリストを使ってません！！
理由は、ToDoリストにまとめる時間がもったいないからです！

NIREさん結構ガジェットとかツール好きなので、世間が便利と言っているツールは大体使ってます。アプリもたくさん入れました。

確かにすごく便利なのですが、便利が故に色々凝りだしたら止まらなくなってしまい、この時間にその仕事こなせばいいじゃないかと思うようになってしまいました・・・。

NIREさんはGoogleに魂売っているので、GoogleにNIREさんの全てが載っています。
なので、普段のスケジュールはGoogleカレンダーを使っています。
色んなToDoリストのアプリもGoogleカレンダーと連携していましたが、そもそもGoogleカレンダーそのものにやらなきゃいけないことを記入していけばいいんですよね。

さらにいえば、Googleに簡易的なToDoリストがあるので、定期的にやらなきゃいけないことはGoogleのToDoリストに入れてGoogleカレンダーから確認出来るようにしています。
でも、多分Googleカレンダーだけで完結出来ます！
ToDoリストを充実させる暇があったら、他の仕事をしましょう！！

複数のプロジェクトを抱えているNIREさんは、複数のお客様からあれやってこれやってと無茶ぶりされます。

まず一番に考えているのは、
・メールは気づいたら速攻でメール返信をする。
・自分ですぐ（一瞬）出来ることであれば、自分でやってしまう。
・一瞬で出来ないことは、全部部下に任せる。
この3つですね！一番じゃなかったです！

部下に任せる基準は、一瞬で出来るかどうか、です。
プロジェクトを実際に動かしているのは部下なので、NIREさんが色々やってしまうと部下が成長しません。
なので、なるべく部下に仕事を任せますが、一瞬、まあ数分以内で確認出来そうなことは自分でやります。
数分で出来てしまうことを、部下の成長のためにと思って部下に振っても、結局数分で終わってしまうのであまり意味がないと思ってます。

部下が仕事しないと終わるので、その辺はTrelloとSlackを連携させて管理してます。

Manage Your Team’s Projects From Anywhere | Trello

AI による業務管理とプロダクティビティツール

Trelloは、チーム内でタスク管理するのに向いてますよね。
なので、部下に任せた内容は全部Trello化して、動きを監視してます。
気が向いた時Trelloを見て、動きが無ければ部下にはっぱをかけます。
Trelloで期限決めれますし、Gmailもリマインドかけられるので、その辺の機能で漏れを無くしてます。

単純なやり取りはなるべくSlackで。
現場にいることが少ないので、部下とのやり取りは基本Slackでやり取りしてます。
このご時世、部下やら上司やらとのやり取りがメールオンリーなのは完全にオワコンだと思います。
せめて何かしらのメッセンジャーツールが必要だと思います。
まあ、NIREさんは上司とは基本メールのやり取りになっちゃってますが、ハングアウトでやり取りもします（会社があまり認めていない）。

Trelloで部下の管理をしながら、Slackで部下とやり取りをする。
対お客様にはすぐに回答する。
それだけで、大体の業務はまわせます！

メールは、後で返そうと思っていると溜まっていく一方なのと、すぐに返信するだけで相手の信頼ポイントが上がったりするので、よっぽどでなければすぐに返信したほうがいいです！

普段のスケジュール管理やらやらなきゃいけないことの管理は、上記の通りGoogleカレンダー、Trello、Slackだけで十分です。
Slackのようなチャットツールは今たくさんあるので、自分の環境で使えるものを使えばいいと思います。
Office365環境だったらTeamsでいいですし。

まあSlackもTrelloも拘らなければ無料なのでそういう意味でもおすすめです。

是非是非皆さんもタスク管理に悩んでいたらお試しください！