【重要】説明・交渉のテクニック

『説明力を高めるにはどうすれば良いか？』
本記事では、そんな疑問に対して、私なりのコツをお伝えしていきたいと思います。

『説明が分かり易い』ことは仕事を進めることをとても楽にします。
会議や交渉の場において、簡単に話が通る人を見ていると、『話が分かり易い』ことは絶対条件のように思います。

手前味噌にはなりますが、私は様々な場面で『説明が分かり易い』とお褒めの言葉を頂くことが多いです。

そこで、本記事では、私が意識していることを言語化し、私なりのコツと説明力の向上に必要な訓練についてお伝えします。

私の説明スタイルは、『自分で工夫したもの』と『書籍やYoutubeなどで見聞きしたもの』のMIXで、自己流な部分が混ざっていますが、興味があれば読んでみて下さい。

また、最後の章では、説明のテクニックとは少し違いますが、私が交渉の場で大事にしている考え方をご紹介しています。

業務上、様々な利害関係者と交渉することがありますが、勉強・実践してきたものの中で、私が特に大切だと感じたことをシェアしたいと思います。

０．テクニックより重要なこと

『説明・交渉のテクニック』というタイトルなのですが、推敲を重ねている間に、このことを冒頭に記載することにしました。

この後、テクニックを紹介していくのですが、それらよりも大事なことを最初に記載しておきます。

０－１.  分かり易い説明シナリオを考える

本記事ではテクニックを説明するのですが、
実際に説明力を高めるためには、『短時間で理解を得られる説明を考える』という反復訓練をするしかありません。

『短時間で理解してもらう』ためのシナリオ（説明順序）を熟慮することで、無駄がそぎ落とされ『分かり易い説明』になります。

この訓練を繰り返すことで、説明力が磨かれます。

私の場合、大事な打合せでは、説明資料の尺にもよりますが、シナリオ作りには、30分～1時間程度の時間を取ります。

このように『上達に近道はない』ということを認識したうえで、個別のテクニックをご覧になって頂ければと思います。

０－２．説明中に相手の理解度を確認する

心構えの問題ですが、相手（特にキーパーソン）に『自分の説明が通じているか』を気にしながら話します。

特にキーポイントとなる箇所の説明は、相手の目や、反応を見ながら、『通じていない』と感じたら、次のような補足をします。

①細かく説明しなおす
②前後の関係を改めて説明する
③例示する
④説明速度を落とす

相手から聞き返してくれる場合は、良いのですが、そうでない場合は、自分からもキャッチしにいく姿勢が大事です

１．はじめに目的を共有する

ベストな説明方法はTPOで変わってきますので、全てのケースで『この説明方法をしていればよい』という型はありません。

しかし、全てのケースで共通するのは、
『目的を達成するための説明をする』ことです。

目的は、大きくは以下の５つに分類できます。

1. 情報共有

2. 認識のズレの修正

3. 承認を得る

4. 意見照会

5. 行動をしてもらう

会議の場では、目的を伝えてから説明をはじめると、相手はどの様な立場で話を聞けば良いのか分かり、聞き易くなります。

１－１．情報共有

情報を把握してもらうことが目的で、判断や承認を求めない場合です。
会議の話題のうち半分くらいが、これだと思います。
多くの場合、提示情報を関係者への共有する依頼とセットになります。（例：管理職会議での情報の課内共有など）

１－２．認識のズレの修正

誤った情報が伝わっている相手に、情報の訂正をすることが目的です。
いわゆる「火消し」です。
この場合は、言われるまでもなく、『〇〇について、誤解を与えてしまっているようですので、訂正をしに参りました』のような前振りが入るかと思います。

１－３．承認を得る

①稟議、決裁の類と、②情報共有の場で承認をもらう、の2種類です。
①の場合、目的の説明不要ですが、②の場合は、その場で承認を得ることを冒頭に説明する必要があります。

１－４．意見照会

自分の考えに対して意見をもらいたいケースです。
例えば次のように、具体的に相談しましょう。

「〇〇について、＊＊の点で悩んでおり、▲▲の視点からの意見が欲しい」

この時大事なのは、意見照会するポイントは１つか２つに絞ることです。
ポイントが多いとグダグダになることが多いです。

１－５．行動を促す

話を聞いた相手に促すアクションを明確にします。
例えば、次のように促しましょう。

「本件について、各部署で情報共有してほしい」
「本件について、〇〇迄に内部了解を取って頂きたい。その過程で課題が発生したら、すぐに相談してほしい。」

２．説明のテクニック（基本）

ここからは、具体のテクニックを書いていきます。
基本的なテクニックとして、私が必ずやっていることは以下の３つです。