デジタルを用いてどのような業務が効率化できそうかチームで話し合ってみた！
こんにちは！
デジタルを用いて部内の業務改善の取り組む販促・プロモーション担当の
アラサー社員です。
今回が2回目の投稿になります。
初回の投稿では、私が置かれた環境や周囲のメンバーについて
・どんな人がいて
・どのようなスキル・特徴を持っている方が所属されているのか
・どういった箇所でフォローをいただき、自身の足りないスキルを補うのか
といった点を中心に、自分なりに整理していきました。
初回投稿：
＼アラサーの平社員が一念発起!!／ 部内でのデジタルを用いた業務効率化の推進役への道
現在の業務課題を見つける
業務課題の洗い出しを実施するにあたって
今回は次のステップとして、現在身の回りにある業務課題は何か、
その中でもデジタルを用いて解決できそうな課題を、部内のチームメンバーと話し合いをしました。
普段チーム内でのコミュニケーションとして、毎朝実施をしている「チームミーティング」がありますが、あくまで今実施している業務の確認や相談が主で、業務課題に深く切り込むような話ができていなかったのが現状です。
そして今回の話し合いは、他のチームメンバーが思い描いているデジタルを用いた「業務効率化像」はどのようなものであるのか、また私が描いているものとはどのくらいのギャップがあるのかを把握するという意味合いもあります。
普段はほとんど話をしない「実はどんな業務で困っているのか」という話からスタートをして、各課題について5W1H＋デジタルを採用して解決するための難易度の項目でまとめていきました。
課題解決へのアプローチは、以下の記事を参考にしました。
参考記事：惣菜バイヤーの困りごと
販促の業務効率化に向けて現在の課題はなんだろう？
今回はアポイントをとり、自分を含めて4人でミーティングをしました。
参加者→Bリーダー・Cさん・Eさん・私
※参加者のプロフィール
Bリーダー(女性の上司/プロモーション全般担当)
→直属の上司の方で、業務量等チーム内のバランスを調整し、メンバーが力を発揮しやすい環境を整えていただいている。
Cさん(女性の先輩社員/SNS担当)
→チーム内で在籍年数が一番長いベテランで、アイデアマン。視点が私と異なりかつ論理的に意見を伝えていただける方。
Eさん(女性の先輩社員/プロモーション・分析担当）
→影で自己研鑽を実施している方。分析手法に詳しく、なおかつ最新のデジタルトレンドに詳しい印象がある方。
私(男性/プロモーション・メルマガ担当)
実際に1人では思いつかないような意見や、担当業務以外で私が知らなかったような課題も出てきたり、普段の業務のコミュニケーションだけでは絶対に見えてこない部分をざっくばらんに話す機会となり、非常に有意義な時間となりました。
業務課題を5W1Hに落とし込んでみた
今回議論した内容を整理するために、話し合いででてきた課題4つを5W1Hのフレームワークの活用、またデジタルを採用して解決するための難易度を表にまとめていきました。
①メルマガやSNSの発信前の内容確認が大変。
新規のお客さま獲得と既存のお客さまへの継続利用促進を目的として、販促チームではメルマガやSNSを発信しています。その原稿作成や確認をする時に必要な、企画書や遷移先の記載のある台帳の所在がバラバラ・・・
また、担当変更があれば慣れるまでが大変。常に誤情報を配信するリスクもある、といった意見がありました。
まずは１つのフォルダを見れば、全てを確認できるよう部内のフォルダを整理していく必要があるという結論がでました。
意見の一部抜粋
Cさん(SNS担当)「もう慣れていないとできないよね。改善には商品を担当するチームと協力が絶対に必要。」
私(メルマガ担当)「新人のパートさんもメルマガの内容確認で、どのフォルダをみれば、欲しい情報に辿り着くことができるか、覚えるほうも教えるほうも大変なくらい複雑。」
②クリエイティブを作成し、確定するまでが時間がかかり大変。
販促担当として企画を立て、販促物で購買促進を図っていくという一連の流れは非常に面白いものです。しかしバナー(※)のデザインは、人の感性によってクオリティが異なってくるため、最終のデザイン確定まで何度も制作会社の担当者とやりとりをするという、業務の非効率が発生しています。
「感性」というデジタルで解決しにくい分野ではありますが、生成AIの活用で制作物のクオリティが安定するのではないかという意見があがりました。
意見の一部抜粋
Ｅさん(プロモーション・分析担当)
バナー1枚を作成するにも制作会社や社内での確認に時間がかかりすぎるので、生成AIの導入を検討したほうが良いと思う。
③会議やミーティングの共有ができない。
現在本社スタッフとして勤務しているため、お取引先さまや支社、部内と毎日数多くのミーティングがスケジュールを埋めています。
その際にミーティングの議事録をとることが多いのですが、議事録担当になると打合せへの積極参加が難しくなったり、単純に業務量が増えて負荷になるという声があがりました。
解決するためには、自動議事録のツールを導入すればよいのではないかという結論に至りました。
意見の一部抜粋
Bリーダー(プロモーション全般担当)
自動議事録の導入が必要だと思うが、チーム内だけでなく会社全体で考えていく必要のある話であると思う。
④文言等のレギュレーションや景品表示法の確認ができる人が限られている。
販促の業務として最も大切なこととして、文言のレギュレーションを守り文章の体裁を整え、お客さまへ正しい説明をすることや、景品表示法を遵守した企画の作成という話があがりました。
現状、それらの最終チェックはグループ内でもベテランメンバーへ偏る傾向があり、「担当変更や人事異動があったら大変なことは目に見えている・・・」といった意見もあがりました。
解決するためには、ChatGPTのような照会できるようなツールが欲しいという結論になりました。
最後に
現在各々が抱えている業務から、どのような課題が現在あり、どのように解決していけばよいか、今回の話し合いで向かうべき方向性が見えてきたと思います。
今回の話し合いで取り上げた４つの課題のうち、自動議事録のツール導入以外の３つについては、部内の取り組みとして始めることのできるものだと思います。
このように私と周囲を巻き込んで、身の回りの業務効率を高めることのできるものから手を付けて、プロトタイプの開発を進めていこうと思います。
「自分で学び、手を動かす。」
これを繰り返し、必ず業務改善につなげていきます。