＼アラサーの平社員が一念発起!!／ 部内でのデジタルを用いた業務効率化の推進役への道
自己紹介
入社時からあったデジタルへの想い
みなさんはじめまして！
とある小売業のデジタル事業で販促やプロモーションに携わるスタッフの「けん」と申します。
休日は邦楽ロックのライブやフェス、野球・サッカー中心にスポーツ観戦を楽しむアクティブなアラサー男子です！
振り返ると、私はこの会社に入社して早数年。。。
小売業を志望した理由は、
「お客さんの反応を手に取って感じられる業態で、デジタルサービスを開発したい！」
というギラギラした理由だったなあと思い返します。
入社後に直面したデジタルの課題と改善への強い想い
お店で販売業務に携わってから、現在の部署へ着任したのは約2年前。
希望の部署・担当に着任したものの、「本当にデジタルの部署・・・？」と思うような、アナログで人のスキルに依存した作業が多く、あらゆる業務で非効率が発生している状況を目の当たりにしたのです。
だだその時の私のデジタルのスペックは、社内研修や自己学習で、デジタルマーケティングの基本がわかる程度の実務未経験者だったので、まずは周囲についていけるよう実務能力を高めていくことに必死で、一旦課題は置き去りにしていました。
そんなこんなでガムシャラに1年半働き、運用面では1人立ちできた・・・と思っていたある日、デジタルを使った業務効率化の手法を学ぶチャンスに巡り合いました。
着任してすぐに感じた「デジタルの部署なはずなのに、アナログチックで業務の非効率が多い」という感情はずっと頭の片隅にはあり、「解決するにはこれだ!!」と脳内を電撃が走ったことを覚えています。
現在の職場環境について
業務効率化に取り組む仲間たち(キーマン)
ここからは私の周りにいる関係者とその特徴や私が抱いている印象について書いていこうと思います。
この上司や同僚たちが、業務効率化に取り組む上でのキーマンとなります。
Aマネージャー（上司)
特徴
①常に多忙。指示は単純明快で、説明もわかりやすい例えを使って話をしていただける。
②経験に裏打ちされた商品や販促関連の知識量から、私が業務で困っている ときに解決のヒントを与えていただける。
③部下のやりたいということを尊重していただける。足りない視点があれば改善点などを提案していただける。
④社内人脈が広く、他部署との窓口にたっていただける。
私が抱いている印象：部下を尊重してくれ、困ったときには助け舟を出していただける上司。
Bリーダー(直属の上司)
特徴：
①誠実で落ち着いた性格の方であり、仕事の進め方や部内での調整ごと等、業務をおこなう上に困ったときに相談にのっていただける。
②グループ内の意見をバランスよく吸い上げていただけるため、誰か1人の意見に偏ることが発生していない。
③私のチームへの着任は約半年前ですが、これまでの経験をもとに幅広い視点からアドバイスをいただける。
私が抱いている印象：業務量等チーム内のバランスを調整し、メンバーが力を発揮しやすい環境を整えていただいている。
Cさん(同僚)
特徴：
①姉貴。チーム内で最も長い在籍年数の方。
②発想力豊かで、新しい企画を作り上げるプロ。
③世の中のトレンドにも敏感。革新的なマインドで、自分の信念を持ってい る方。
私が抱いている印象：アイデアマン。視点が私と異なりかつ論理的に意見を伝えていただけるので、新規企画立案時には必ず相談をしています。
Dさん(同僚)
特徴：
①仕事の処理スピードが早く、話をまとめるのも上手いし、仕事も丁寧なパーフェクトヒューマンな方。
②在籍年数もCさんと同じくらいで、どのような業務上の質問をしても必ず回答をいただける。
私が抱いている印象：業務について頭の中で整理されており、必要なときに必要な情報を取り出せる方。仕事の相談・質問も丁寧に答えていただける。
Eさん（同僚)
特徴：
①分析が得意で、勉強熱心な方。Dさんと同じく仕事の処理スピードが早いです。
②私にはない、相手を納得させることのできる話術を持っている方。
③何事も割り切りができるタイプで仕事を推進する力を持っている方。
私が抱いている印象：影で自己研鑽を常に実施している方。分析の方法等を時間あるときに教えていただいています。
Fさん(同僚)
特徴：
①システム・開発周りのスペシャリスト。もの静かで落ち着いている方。
②他のメンバーにはない、システム的見地から発言される方。
私が抱いている印象：システムのプロフェッショナル。システムが絡む案件にはFさんへ必ず相談をしています。
Gさん(同僚)
特徴：
①性格が明るくチーム内のムードメーカー。コミュニケーション力の高さには一目をおいています。
②何事もポジティブ思考で前向きに業務に取り組まれている。
私が抱いている印象：分析思考で明るくポジティブの方なので、些細なことでもよく相談にのっていただいています。
このような人々に囲まれ、お互いに強み弱みを相互補完しながら業務にあたっています。
Bさんにきいてみた！私の印象とは・・・？
ここまで自己紹介とチームメンバーを紹介してきましたが、
ちなみに他のメンバーは私のことをどう感じているのでしょうか？
今回紹介したBリーダーにきいてみました。
私の印象は？
→「全体を俯瞰で観ることができ、かつ勉強熱心で正確に業務にあたることができる人。」
とのことでした。
自分のことを褒められるのは嬉しい一方、少し恥ずかしくもあります。
確かに正確性は私の持ち味である一方、「根回し力」や「業務の推進力」といった点は課題だと強く感じています。
今回の取り組みでは、周囲の強みも借りて部内にデジタルを用いて開発したプロトタイプを浸透させていきたいと思います。
業務効率化を達成するために
私の立ち位置と周囲
このように同じ業務にあたるチームの仲間や他人から見られた自分について紹介をしてきましたが、実は私・・・
部署内で2番目に年齢が若いのです。
言い換えると経験豊富なベテラン社員が多い部署に、私は所属しているということになりますが、今後デジタルを用いた業務効率化を部内で実施する場合、「自分が使える」だけでなく、デジタルに慣れていないベテラン社員も容易に活用できるものを生み出していく必要があります。
そのために所属するベテラン社員から、生み出したプロトタイプに対するフィードバックをもらい、ブラッシュアップしていくことが、部内で活用してもらうために必要な要素だと強く思います。
また職場環境は先ほども言いましたが、デジタル関連の部署にしてはかなりのアナログ。
【私の職場環境】
・やりとりの原則はメール＋添付
・制作物の確認は紙に印刷をして回覧
・10年以上前に決めたような「依頼書をメールで送付するというスキーム」を崩さず、依頼書だけが更新されていく。
・大量のフォルダがあり、重要な情報を必要なときに取り出すのが困難。
このようにデジタルを十分に活用されているとは言い難い状況があるため、
現状を分析し、まずは自分が中心となり、業務の効率化ツールを作成することから始めていきたいと思います。
最終的に今回の学びを部内に拡げ、デジタル化を推進していく旗振り役になっていくのが目標です。
1人ではなくチームで業務効率化を達成する
このように組織の業務効率化を推進するためには、以下、２つの重要な視点があると思います。
①協力してくれる周囲の人がいるのか？
②実際に業務のどのような部分から効率化のツールを活用していくのか？
①については、先ほども紹介した「アイデアマンのＣさん」や「システム周りのスペシャリストのＦさん」はじめ、プロトタイプの「構想→開発」まで自グループには、アドバイスがもらえるメンバーが揃っています。
私の課題である、部内に浸透させていくために必要な「根回し」については社内人脈が広いAマネージャー、「業務の推進力」についてはEさんから学びながら取り組んでいきます。
②については、社内でキャンペーンについて問い合わせがあった時に、施策の担当者以外はすぐに回答できず、数多くのフォルダを開いて確認するといったことがよく発生しています。
このように「必要な情報を必要なときにすぐに取り出せないこと」が業務のボトルネックにいるため、このような部分から改善していければと思っています。
今後このような身近にある業務課題を、プロトタイプの開発でどんどん解決していこうと思っています！
とにかく前進あるのみ！
