仕事を円滑に進めるためのコミュニケーションの取り方

こんにちは。篠原継之助です。

今季の冬は寒くなるのが遅かったですが、ようやく本格的な寒さが訪れましたね。

最近は自分の事業や参画しているプロジェクトなど各所で頻繁に会議や打ち合わせをしています。
会議や打ち合わせの時はもちろん、日々の仕事を円滑に進めるために重要なのはやはり人間関係でありコミュニケーションです。

コミュニケーションを取る上で「これは重要だな」と思うことがあったので、今回は仕事を円滑に進めるためのコミュニケーションについて話そうと思います。

仕事ができる人に見られるコミュニケーションとは？

会社員時代は何度も転職を経験する中で、そして経営者として仕事をする中で様々な業界の方と一緒に仕事をさせていただいてきました。
そのなかでこの人は仕事ができるなと感じる人は、「聞かれていることに的確に答える」ことができる人です。

聞かれていることに的確に答えるとは、相手が何を聞きたいのかを理解して必要な情報を提供するということです。
必要な情報を提供するというと難しく聞こえるかもしれませんが、意識すべきポイントを押さえておくと、格段に仕事ができる印象を与えることができます。

そのポイントとは「結論から伝えること」と「オープンクエスチョンとクローズドクエスチョンを区別すること」の2点です。
まずは相手が一番知りたい情報すなわち結論を伝え、その後に情報を補足するという話し方をしましょう。
そうすることで、相手は補足が何を補っているのかを知った上で聞くことができます。

そして、オープンクエスチョンとクローズドクエスチョンですが、オープンクエスションは答える範囲に制約がなく自由に答える質問です。
それに対しクローズドクエスチョンは「はい」か「いいえ」や「AかBかC」など回答の範囲を限定した質問です。
自分がどちらの質問をされているのかを把握し、どちらの質問だとしても結論から伝えて話を展開しましょう。

この2点は仕事だけでなく、就職活動や転職活動でも非常に活きると思うのでぜひ意識してみてください。

仕事を進める上で大事な5つのキーワード

先日会議をしていて、メンバー間でコミュニケーションがうまくいかず、ぎくしゃくしたことがありました。
原因は発言の趣旨がきちんと伝わっていなかったことで、この出来事から仕事を進める上で5つのキーワードを意識することが重要だと感じました。

皆さんも次の5つのキーワードを意識してみてください。

決定

「決定」は部門や部署等で議論をした上で、この方針で行くと確定したものです。
伝えられた側はその決定事項に沿って業務を進めていくことになります。

提案

「提案」は文字通り、議題に対する「案を提示する」ことです。
議題に対してどのような方針でいくべきか、どのような行動を取るべきかなどを1つの答えとして提示します。
例えば、「売上を伸ばすにはどうしたら良いか？」という議題に対して、「〜〜のようなキャンペーンをしたらどうか？」という案を提示するのが提案です。

意見

「意見」は議題に対して見解を持った発言になります。
必ずしも提案するための意見とは限らず、相手の案を否定したり、同調したりすることもあれば、案を創出しない意見もあります。

例えば、先ほどの「売上を伸ばすにはどうしたら良いか？」という議題に対する案として「〜〜のようなキャンペーンをする」があった場合に、「それは効果的ではないと思う」という否定や「それをすれば伸びると思う」という同調、「もっといいキャンペーンがあると思う」という案を創出しない発言などが意見にあたります。

相談

「相談」は誰かに提案や意見を求めることです。
ある議題に対して、自分の中に案はあるがそれが良いかどうか判断がつかず誰かに意見を求めたり、案すら浮かばないので誰かに案を求めたりと、相談する人によって相手に求める回答は異なります。

報告

「報告」はすでに起こったことや調査したことなどの情報の説明になります。
提案や意見、相談とは異なり、報告にはその人の主観や仮説などは含まれず、相手が求める情報を正確に伝えることが重要です。

さいごに

今回は仕事を円滑に進めるためのコミュニケーションについてお話ししました。

人材関係の仕事をしていて感じることで、それぞれの職種ごとのスキルや才能はもちろん大事ですが、同じ能力を持っていた場合に重宝されるのはコミュニケーションが取れる人です。
技術系の仕事をしている方でもコミュニケーション能力を磨いたことで収入を上げたという方を何人も見てきています。

今回の内容が皆さんのキャリアアップの一役を担えたら幸いです。