デザインチームのデータ管理ルールをテコ入れした話

こんにちは。デザインチームのharadaです。
気づけば今年で4年目に突入し、入社当初は私を含めて5人だったデザイナーが今では３倍以上の人数に増えました！
今回はそんなデザインチームで長らく放置されてしまっていた"デザインデータフォルダ"の管理ルールをテコ入れした話をしたいと思います。

1. テコ入れに至る背景

nextbeatのデザインチームでは、制作途中および完成したデータはGoogleドライブに格納する形で管理を行っており、ドライブ内では事業ごとにフォルダが分けられた構造になっています。冒頭でもお話しした通り、当初はデザイナーの人数が少なかったこともあり、複数の事業を運営するnextbeat
では、１〜２事業につき１人が専任で担当している状況でした。

今思えばこの段階からデータ管理を徹底していれば良かったのですが、日々の業務で後回しになってしまった結果、格納をした本人しか把握のできないバラバラのルールができてしまいました。

年月が経つにつれてデザイナーの人数はどんどん増え、１事業に複数の担当者が携わる体制に変わっていきましたが、過去のデータを探す無駄な工数が増えてしまっている状況を踏まえ、ついにテコ入れをしようということになりました。

２. 現状の洗い出し

事業ごとフォルダがどういった構造になっているのかを把握するために、まずは格納されているデザインデータをリストアップすることから始めました。

リストアップしたデータのうち、フォルダ内でデータの分類がルール化されていないものには赤で印をつけていったのですが、ほとんどのデータが無造作に格納されている状態でした。
ただ、データの種別（アプリ/WEB/DTPなど）はどの事業もフォルダ分けして格納されていたので、事業間で統一のルールを用意すれば整理整頓はすぐにできそうだと感じました。

3. 新ルールの策定

データを見つけやすくするためには、フォルダ階層・作成のルールを定める必要があります。

POINT
１：フォルダ階層は、基本的には１階層目から順に階層が深くなるにつれて小さい括りにしていく。（例：事業 > 媒体カテゴリ > 案件）
２：フォルダは曖昧な名称にせず、内容が把握できるような名称にする。

上記がルールを定める際の大きなポイントになりますが、他にも、フォルダを細かく分類しすぎると階層がどんどん深くなり、かえってデータが見つけ辛くなってしまうため、フォルダを追加する際は、以降の階層が増えないような名称にすることも大切です。

また、特定の事業に最適化したフォルダ階層を考えたとしても、事業によってデザイン業務が異なるものもあるので格納場所に困るといったことも起きてしまいます。
そのため、ルールは細かく固めすぎず、事業に応じて最適な媒体/カテゴリ単位への変更や追加ができるルールにするなどして柔軟性を持たせるとスムーズな運用につながります。

定めたルールは以下のようにまとめて共有データとして保存しておくとチームにも展開しやすくなります。

補足事項
■第３階層
・「共通素材」には、その事業内で汎用的に使用できるイラストや写真などのデザイン素材を格納する。（ロゴデータは1階層目）
・「AD」については、検証を伴うWEB関連のマーケ施策が該当する。（外部配信のバナーやメルマガ画像など）
・事業に応じて最適な媒体/カテゴリ単位へ、変更や追加可　
※フォルダ階層が細分化しすぎないよう注意

■第４階層
・事業に応じて最適な媒体/カテゴリ単位へ、変更や追加可　
※フォルダ階層が細分化しすぎないよう注意
・フォルダを追加する際は、以降の階層が増えないような名称にする。（例：フォルダ名をバナーではなくDSPバナーにするなど）

■第５階層
・基本的に日程はユーザーへの展開日（送付日、掲示日、配信日など）

■第6階層
・「元素材」には、案件で使用した加工前の素材を入れ、「素材」には案件で使用した加工後の素材を入れる。
・編集データ（psd,ai,xdなど）については、フォルダに入れずに直接格納する。（階層を少なくするため）

4.導入

フォルダのルールが決まったら、いよいよデータを格納しているドライブにも導入していきます。

事業によって偏りが生まれてしまわないように、上記のフォルダ階層を基準にしてデータ整理を実施します。もちろん整理を進める中で不都合な点も出てくるので、その都度、事業担当者と話し合いながら調整を進めていきます。

5.まとめ

このようにデータ管理ルールのテコ入れをご紹介してきましたが、まだスタート地点に立ったばかりで、データ管理は普段から意識するものとして浸透していなければまた元の状態に戻ってしまいます。

私自身も、ついデータ整理や格納を後回しにしがちではありますが、これを機にメンバーの見本となれるように徹底していきたいと思っています！

最後までお読みいただきありがとうございました！