場所にとらわれないニューノーマル時代。 会社に一体感を生み出すための、コミュニケーションとは？
場所にとらわれない、新しい働き方へとシフトしつつある、ニューノーマル時代。しかし、これまでオフィスでのリアルなコミュニケーションによって生まれていた、チームの「一体感」や「帰属意識」は、そう簡単にオンラインで醸成できるものではありません。
オンライン社内イベントやオンラインランチなど、制度や機会を設けるという方法もあります。しかし、それだけでは十分ではないかもしれません。人間が直感的にチームとの一体感を感じ続けるには、感情の機微に寄り添うデザインが必要になってきます。
102名の社員を抱え、4拠点を持つIT企業・インフォネットさまは、感染症拡大以前からリモートワーク導入のためのツールや制度の準備を進めていました。しかし、いざリモートワークがはじまると、急激にコミュニケーションの量が減り、一体感が下がっていることに悩みを感じていました。
そこで、少人数で試しに使い始めてみたのがNeWork。チームのコミュニケーションの活性化に繋がるということを実感し、現在は、50人の社員の方が毎日のように使ってくださっています。
数多あるオンラインコミュニケーションツールの中でも、NeWorkのどういった部分によって「一体感」を感じられたのか、どういった使い方をしているのか、詳しくお聞きしました。
コミュニケーションの「量」に課題
大手企業、官公庁自治体などを中心に、WEBデザイン・CMS・AIを活用した、サイト構築をおこなうインフォネット。2002年に福井で創業し、東京へ。そこから規模を拡大し、現在は東京と福井のほか、佐賀、大阪にも拠点を持っています。
拠点間のコミュニケーションは、内線電話やチャットツール。また複数人の会議もスムーズにするため、オフィスの会議室に大きなモニターを設けテレビ会議をしやすくしていました。
ただ、福井オフィスで開発チームに所属する中村さんは、どうしても拠点と拠点の間に一体感がないと感じていたといいます。
「拠点間のコミュニケーションは、リモートワークになる以前から課題を感じていました。1対1であればちょっとした相談ごとは内線電話で済んでいたのですが、拠点をまたいで数人でちょっと集まって話したいとなると、わざわざ会議を組まなければならない。ここにストレスを感じていました。年一回の全社会議でしか顔を合わせる機会がなかったので、拠点間の距離を感じる節はありましたね」（中村さん）
さらに、新型コロナウイルス感染拡大で、拠点関わらずほとんどの社員がリモートワークへ移行。もともとリモートワークの導入を進めていたこともあり、デバイスやコミュニケーションツールなど、ハード面の移行はスムーズに進みました。
しかし、課題が。それがコミュニケーションの「量」でした。
「もともとオンラインでのやりとりは慣れていたのでコミュニケーションの質には問題がなかったのですが、量はどうしても少なくなったと感じていました。絶対量が少ないとちょっとした会話や相談もしづらくなります。日を追うごとに、ケアの必要性を感じていましたね」（藤本さん）
大人数だとオンラインで雑談をするのも一苦労
経営層の中でも「会話や雑談が足りない」ということは課題に。そこで、社内ルールとして毎日雑談・相談時間のルーティンを設けることになりました。
その名も「ザッソウタイム」。毎日30分決められた時間にごとにzoomをつないで雑談をしよう、という仕組みでした。
会社の仕組みとして、「雑談」の時間をきちんと設けるというのは素晴らしいことなのですが、実はこの仕組み、中村さんのいる20人ほどのチームにとっては、なかなか大変だったといいます。
「私がいた部署が10〜20人ほどの大きめのチームだったため、自由に雑談してしまうと声がかぶってしまったり、発言しづらい人が出てきてしまったり、運営が難しいなと感じていました。毎日交代で司会を回したり、お題を考えたりもしたのですが、もう少しいいやり方はないかなと悩んでいました」（中村さん）
中村さんは、この事態を藤本さんに相談。そのとき、ちょうど藤本さんが検証していたのがNeWorkでした。
「どんなサービスなんですか？と、藤本さんにNeWorkのサービス画面のキャプチャを見せてもらったんです。それを見た瞬間に、『これだ！これが求めていたサービスです！』と興奮して、ぜひチームで使いたいとリクエストしました」（中村さん）
藤本さんはまず、検証のために10名ほどのチームでまず小さく運用を始めましたが、使い勝手がいいと好評に。そこでガイドラインを作って、50人に導入しました。
人の気配を感じ、帰属意識が高まるUI UX
そこから、8ヶ月。中村さんのチームでは、常にNeWorkをたちあげてコミュニケーションを取っています。
執務室と会議室、集中ルームの３種に分け、相談があるときには会議室へ。集中ルームは窓際の個人ブースのようなイメージです。
「URLを作らないので、誘う方も誘われる方も小さい労力で、5分10分の小さなmtgがやりやすくなりました。相手の状態も見えるので、声もかけやすいですし、他の人も誰と誰が話しているか分かるので閉鎖的になりません。普段あまりコミュニケーションを取らない人へも話しかけやすくなりました」
リモートワークの広がりやそれに伴う各種ツールの進化により、WEB制作・開発業界でも、スピード感とクオリティの共存がより求められるようになったと藤本さんは実感しています。そういった面からも、会社の経営視点でもコミュニケーションの密度の重要性は高まっています。
「コミュニケーションを円滑にする仕組みがあるかないかで、仕事のスピードや成果物が大きく変わってきます」
おふたりが気に入っているポイントは？ と尋ねたところ、「音」だと教えてくれました。人が出入りするときに鳴る「ピロン」という効果音。作業しているときに肩を叩くように「〜〜さん」と、かけられる声。
「家でずっと作業をしていると、オンラインミーティングが終わった瞬間、しんとした部屋に”ひとり”取り残される、あの孤独感が寂しかったんですよね。NeWorkだと、会議室で話した後、執務室に戻る感じ。人がいる気配を感じられて、ああ、この会社で働いているんだなっていうことを感じられるんです」
どこにいても一体感や安心感を得られる環境を
オンラインコミュニケーションがシームレスになることで、拠点や場所にとらわれることがなくなっていくと、中村さんは話します。
「これまでだと、どうしても福井にいて損していると感じることがありました。これからは、仕事と場所が関係ないような働き方になっていくのかなと思っています。NeWorkのおかげで、リモートワークになって少し忘れかけていた会社の存在感とその重要性を改めてかみしめています。これからも使い続けて、会社としての一体感をもっと感じられるようになるといいなと思います」（中村さん）
今の時代、IT業界では個人でフリーランスという働き方もスタンダードになりつつあります。その流れの中で、会社に所属して働く意味を作らなければ、と藤本さんは感じています。
「困ったときに聞ける人がいる安心感や、自分だけではできない成長ができるという、会社に所属するメリットを感じられる環境づくりをしていかないといけないなと、感じています。どこでも働けて、どこにいても一体感や安心感を得られる環境をどう作り出すか、可能な限り追求していきたいと思っています」（藤本さん）
さあ、一緒に新しい働き方へ。
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NeWork note 編集チーム：中見麻里奈、原田結衣
Special Thanks ：若尾真実（KESIKI）、九法崇雄（KESIKI）、石川俊祐（KESIKI）、大貫冬斗（KESIKI）
クリエイティブ ：宇都宮里梨子、武田透摩、田中亮、齋藤圭佑