初めて法人を作った後、月末にちゃんと経理出来てますか？【初心者向けマニュアル】
このマニュアルは、弊社のFreeeの使用方法について説明し、効率的な経理処理をサポートすることを目的としています。各会社によって運用方法が異なる場合がありますので、参考程度にご覧ください。。
経理の大まかな業務内容
先方から請求書を頂いたら、その瞬間にFreeeに請求書をアップロードして登録する
先方に請求書を送ったら、その瞬間にFreeeに請求書をアップロードして登録する
経費になる飲食があった場合、レシートをもらった段階でスマホアプリでレシートを登録する(代表が立て替えた場合と会社のクレカで払った場合でやり方は変わる)
月の初めに、先月の全ての銀行振込などを登録したり、請求書に結びつけたりする「月締め」という作業を行う。15日くらいまでに完了すればベスト。
メリット
会社のキャッシュフローが明確になる
資金繰りが一覧で見やすくなります。
各プロジェクトごとの支出や収入を管理できます。
余計な支出やサブスクを発見出来ます
決算が非常に楽になる
月締めは、決算の作業を毎月行っているようなものなので、決算の時期の負担が大幅に減ります。
具体的な詳細
①売り上げや支出があった場合
請求書を発行したら、正しい勘定科目ですぐに登録。
その場合、「レシート・証憑取り込み」に請求書などをアップロードするだけでいい感じにしてくれるし、請求書と紐づくのでおすすめです。もしくはFreeeの公式のGmailアドオンを用いて直接アップロードも可能です。
登録した取引はGmailのラベル機能などを使って、二重取り込みが行われないように管理します。
下記のように登録する。請求書を発行したら、収支区分を「収入」で登録。請求書を取引先から受け取ったのであれば「支出」で登録。
送金が完了し、銀行連帯機能で、その取引が反映されたら
Freeeの「取引」メニューから「自動で経理」を選択。
該当の取引をクリックし、取引内容が自動で推測され、「未払費用の消込」となっていたら、登録をクリック。
なっていない場合は、「詳細」をクリックし、「未払い費用の消込」を選択し、正しい取引を選択し、実際の支払いと元々の請求書の取引を紐づける
※翌月月末支払い期限などの場合は、サービス発生時と支払い時に時差が生じます。ですが経理の段階では支払日ではなくサービス発生時が重要なので、サービス発生時に取引を登録するようにしましょう
②経費で飲食などをした時(役員が立て替えた)
スマホアプリ(便利です)でレシートを登録
取引先を役員の名前で登録
【重要】決済を登録し、口座を役員資金にする
勘定科目「交際費、会議費、消耗品など」適当なものを選ぶ
※勘定科目「立て替え費」は法人の費用の立て替えなので、選択しないこと。役員が立て替えた場合は、実際の勘定科目を入力するように。
その役員に入金した後
勘定科目「役員借入金」で振り込む
③経費で飲食などをした時(役員以外が立て替えた)
申請日を発生日として、未決済の支出取引で登録。勘定科目は通常の費用の科目
会社が従業員に支払った時点で、決済を登録する
④経費で飲食などをした時(法人カードで払った)
Freeeクレジットカード(オススメ)の場合、すぐに取引として反映されるので、その場で勘定科目などを記入。レシートの写真を添付して、紙のレシートは捨ててしまおう。その場合の具体的な内容については下記の「全ての取引で行う内容」を参照
⑤月締め
月締めは毎月行ったほうが、会社の経理状況がクリアになるのでおすすめです
作業内容は対象となる月の取引全てで「全ての取引で行う内容」の作業を終了させ、月次レポートを確認し、月次決算を確定させることです。
5月分の取引は6月15日までに終わらせるのがいいです。
「月次推移」をクリックし、どの項目がどれだけ支出をしているかを把握したり、自動登録ルールの修正や新規登録などを行うことがタスクです。
【全ての取引で行う内容 】
取引先を登録
勘定科目を登録
弊社では「外注費、交際費、交際費、会議費、消耗品、広告宣伝費、通信費消耗品、雑費」などがメインなので基本的にはこの中のどれに当てはまるかを考えるくらいで大丈夫です。
品目・部門にそれぞれタグを登録し、備考欄に10文字くらいでメモ書きする
最初に「レシート・証憑取り込み」を行って、サービス発生時に取引を作るのがおすすめです。またスマホアプリで登録することによって、簡単にレシートの登録は出来ますし、Freeeだと電子帳簿保存法で元々のレシートは捨てても大丈夫になるので管理が楽です。
品目・部門・メモタグに関して
品目：品目は決算などは考えず、会社目線でどのように支出を管理したいかで決めて良い。弊社の場合は、印刷費と飲食費と交際費を分けて毎月確認したかったのでそれぞれを分けて、毎回の取引で記載するようにし、それぞれの内訳を常に確認できるようにしています
部門：部門はプロジェクトごとで分ける。社内のそれぞれのプロジェクトごとに登録することでそのプロジェクト内での売り上げや支出を把握することができる
メモタグ：メモタグは使い方は決まっておりません。例えば、要確認タグなどをつけて後ほど税理士に見てもらうなどの使い方も可能です。もしくは、頻繁に同じ相手と会議をする場合などは後述する備考欄ではなく、メモタグにまとめても構いません。
備考欄：備考欄は必ず入力しましょう。税務署にこれは何の支出ですかと言われて、一番まずいのが覚えていないことです。なので何の支出かを説明できるように、誰とご飯を食べたのか、何の支出なのかを一行や10文字程度でも良いので記載することが大事です。個人的には払ったタイミングでスマホなどを使ってメモした方が良いと思います。そのためにFreeeクレジットカードやFreee会計ないで振り込み作業を行えるようにラグがないように工夫をして、すぐに取引を登録できるようにするのがおすすめです。
補足
Paypay銀行と住信SBI銀行のみFreee会計アプリから直接銀行に振り込みを行える。(ミニマムプランは不可。ベーシックプラン以上可能)
Freeeクレジットカードだと、その場でFreee会計に取引が登録されるため、レジで支払ったタイミングですぐに登録出来ます
取引先は全ての取引で必ず入力したほうが良いです。
また税金の申告方法によってはインボイス付きの請求書かどうかを判断する必要もあるので、請求書をアップロードして、そこから取引を登録するのがおすすめです。面倒な場合は、FreeeのGmailアドオンのプラグインがあるので、それを活用すると非常に便利になります。
ここまで厳密に行わなくても会社の決算は出来るのですが、決算のためというより、自社の支出や収入を適切に管理するためにこれくらい行うのがおすすめです。
毎月の月末に試算表を開き、品目や部門などに分けて表示することで、その月に何にどれだけコストがかかったのかを一括で管理できます
自動登録ルールは、活用しましょう
税金を概算したい場合はその年度の利益の1/3+消費税くらいと計算すると良いです