ツール編～テレワークが快適すぎる件。
というわけで、ぼくの快適すぎるテレワークをサポートしてくれるツール群のご紹介。
ドヤ顔を想像しながらお読みください。
Evernote（有償版）
オンラインノート。仕事でもプライベートでも、残しておきたい情報はなんでも放り込む。作業の記録、設定、手順、仕事のアイデア、気に入ったスクリプト、データ分析に使ったExcelのシート、スマホで撮影した名刺、ネットで拾った情報、買ったものの記録、家電のマニュアル、読んだ本の感想、釣りの記録、レシピ、日記まで。
紙の情報はかさばるし、探せなくなるかなくすかどっちかなので残さない。現在の文書件数は1万1000件。
データはクラウドに保存され、同期機能でぼくが使っている6台の端末に複製される（会社のデスクトップとノート、自宅のデスクトップとノート、Androidスマホとタブレット）。これらが一度になくなってしまう事態は考えづらい。
パスワードなど特に秘匿性の高い情報もEvernoteには入れてあるけれど、万一を考えてクラウドには同期しない。必要に応じて手動でコピーしている。暗号化してある上に、万一見られても「例のやつ」みたいな書き方をしているのであまり意味がない（※Evernoteは最近のメジャーバージョンアップでローカルノートを廃止した）。
会社で仕事してたら妙に咳が出て、こりゃヤバいと急遽帰宅、翌日からそのままテレワークに突入したのだけれど（咳は数日で収まった）、仕事の情報はすべてEvernoteに入っていたので「あ、あの資料会社だった！」とならなかった。会社から持ち帰るのを忘れて、あとで困ったのはマグカップくらい。
Todoist（有償版）
タスク（やること）管理ソフト。同様のソフトがいくつかある中で、試用してみて気に入ったTodoistを使っている。
ぼくの仕事は（みんなもそうだと思うが）複数の作業が並行して進む。ある件を進めている最中に、優先度の高い別の案件（トラブル発生！）とか、逆に後回しでも大丈夫な件（○日までにお願い）がメールやチャットで割り込むことがあって、これはあとでやろー、と置いておくうちにころっと忘れてしまう。その対策としてのTodo管理ソフトだ。
やることができたらその場でタイトルと作業の開始日をTodoistに打ち込んでおく。タスクリストはPC画面に常駐し、作業開始日が来ると案件名が表示される。終了の宣言をするまで画面に出っぱなしなので、忘れることはない。怠けているとどんどん案件が増えていってげっそりする。一日の終りにタスクリストが空になっていると、気分がよい。
処理したタスクはあとで表示できるので、おれ先週は何やってたんだっけ、というときに重宝する。
もちろんプライベートでも使える。ショウガ切れそうだから買わなくちゃとか、マンガの新刊の発売日とか、気づいたときに登録しておくと忘れない。
定期的に発生するタスクも管理できて便利だ。月1回の出勤簿の提出、週次レポートの作成、免許の更新や車検。分別ゴミの出す曜日とか、鉢植えに水をやるタイミングとか、茨城の干し芋を注文する季節とか、そろそろたけのこのシーズンとか、そういうものもTodoistに入れてあり、タイミングが来ると表示される。干し芋忘れない。
こちらもEvernote同様、PCやスマホ用のソフトがあって、どこからでも最新のタスクリストにアクセスできる。
Googleカレンダー
スケジューラー。
会社で制式採用されているスケジューラーは別にある。こちらでみんなで仕事の予定を共有し、会議や打ち合わせを調整をする。もちろんぼくも使っているのだが、仕事とプライベートを含めた自分自身の予定は、別にGoogleカレンダーで管理している。仕事の予定は会社のスケジューラーとGoogleカレンダーの両方に手動で記入、または転記する。
もちろん、どっちかに統一するのが楽に決まっているが、週末に遊びに行く予定を会社で共有したってしょうがないし（一緒に行く、と言われてもイヤだし）、内容を非公開にすることはできるけれど（他ユーザーは予定があることだけがわかる）、うっかり設定を間違えて、猫カフェに通い詰めていることが同僚にバレたりするリスクを冒すわけにはいかない。
会社のスケジューラーから定期的にGoogleカレンダーに自動コピーできないかも考えたが、結局断念した。ほっとくと夜8時からの会議をアサインしたりするアホなマネージャがいるので、会社スケジューラーにはダミーの予定を入れてあり、それも一緒にコピーされてしまうのだ。仕事の打ち合わせはうっかり見逃すと準備ができないので、そういうのを予防する意味でも、毎日会社と自分のスケジューラーを確認して、追加があれば転記するようにしている。面倒は面倒なので、もうちょっとセンスのいい方法がないかなとは思っているが。
PC上ではChromeの機能を使って、Googleカレンダーの直近の予定を画面上に常駐させている。予定の時刻が近づくと、画面上に、あるいはメールで、アラートが届く。
スマホではGoogleカレンダーと連動するスケジューラーを使っている（Googleカレンダーそのものを使ってもいいと思う。好みの問題）。外出先で自分の予定を確認できるのは当然のことだし、予定時刻が近づくとスマホでもアラートが出るので忘れない。会議をうっかり忘れて外で飯を食ってて、5分前にアラートで気づいて慌てたことはあったけれど。
inoreader
RSSリーダー。仕事やプライベートで定期的に見ているサイトはいくつもあるが、トップページを巡回したり、メルマガをいちいち読んでいられるほど優雅な身分でもないので、更新情報はRSSで取得。時間があるときにリストをざっと見て、必要なもの、面白そうなものだけちゃんと読む。Twitterの更新情報もhttps://fetchrss.com/というサービスを使ってRSS化して、inoreaderで読んでいる（※http://twitrss.me/を使っていたが、2020/07/16現在動いていないのに気づいた）。Twitterも当初は無料のサービスを使ってRSS化して読んでいたが、Twitter側の仕様変更？で使えなくなったり、無料で登録できる件数に制限があったりして、あまり使わなくなった。ログインしないと使えないというのは、広報ツールとしては使えないと思うのだが。
PCではブラウザーベースだが、スマホ／タブレット用にはアプリがある。隙間時間にスマホでリストをチェックするのが習慣になった。
RSSリーダーは昔から重宝していた。もともとGoogleリーダーを使っていたが、なくなってしまったのでFeedlyに引っ越し。妙に気取ったUIが使いづらくて最近inoreaderに移ってきた。最近RSSリーダーは流行らないらしいが、みんなどうやって情報を集めているのだろう？
オンラインブックマーク。inoreaderで見た記事や、たまたま行きあったページ、知り合いに教わったサイトなど、あとでゆっくり読もう、と思ったページのURLを記録する。Read it Laterという名前だった頃からのユーザー。
PCのWebブラウザーには拡張機能が用意されているし、スマホにはアプリがある。どんな接触経路でも、とりあえずPocketに入れておけばあとから確認できるから便利。
本当に必要な情報はEvernoteに転記するようにしているので、基本的には一時的な保管庫として使っている。
チャットツール
SlackでもTeamsでも。ツールを自分の好みで選べないのが辛いところだが仕方ない。
メールとの使い分けに迷う。
情報の共有はメールではなく、さっさとチャットに移したほうが効率がよい。同じことを何度も聞かれることは少なくなる。見ないやつはどうせメールで送っても見ないんだから、ほっとけばいい。チャットに上げておけばよくある「聞いてない」というやつも通用しなくなる。
メールでやると低速チャットになりがちな1対1のやりとりも、最初からチャットでやったほうが効率がよさそうだ。
3人以上が参加しての意見交換はもともとメールでは無理があるので、これもチャットで。ただ、白熱するとタイプしている間に議論が進んで間が抜けるので、適当なところでテレカンに移行したほうが効率はいいだろう。
と考えると、ぜひメールで、という局面はあまりない。
相手が一人または少数で、やりとりや情報共有が必要なく、締切がちょっと先の場合は、チャットで送るとタイムライン上で流れてしまうことがあるので、メールのほうがよいのかもしれない。
目的を限定せず、なんでもOKな「雑談ルーム」的なチャットルームを作っておくと、ちょっとしたネタを共有できて役に立つことがある。ただし聞きたくもない上司のオヤジギャグを聞かされるリスクがある。
テレビカンファレンス用ツール
https://zoom.us/jp-jp/meetings.html
ZoomでもTeamsでも。
ぶっつけ本番で使うと、カメラやマイクの使い方がわからなかったり、資料の共有で戸惑ったり、ハウリングで相手の声が聞こえなかったりで、会議時間の半分くらいトラブっていたりする。オンライン飲み会でもなんでもいいから、先に練習しといたほうが吉。
ハウリング予防にヘッドセットは必須。発言しないときにはマイクをOFFにしておく（耳元でくしゃみするやつがたまにいる）。発言するときには挙手をする、などテレカン進行用の決まりを作っておくとスムーズ。
ぼくのPCにはカメラがなく、わざわざ買うのも面倒だったので、スマホをテレカン用カメラ代わりに使う「iVcam」というスマホアプリを購入した。
なお、何のために会議したんだかよくわからないこんにゃく会議は、テレカンでやったって同じこんにゃく会議になる。念の為。
進捗管理ツール
RedmineでもBacklogでも。チームで作業を進めていくためのツールで、ブラウザーで使う。自分の作業が終わったら、次の担当者を指名してワークフローを回していく。完了後もそのまま残るので、あとで作業内容を確認するときに便利。
普段から便利
「それ別にテレワークだけに便利なわけじゃないだろ」と思われた方がいると思うが、ハイ、そのとおりです。単に「仕事に便利なツール」であって、それがテレワークでも変わらず便利、というだけの話だ。全面テレワークへの移行後に使い始めたのは、テレカン用のツールくらい。あとはチャットの利用頻度が急に高くなったくらいで、その他のツールはもう何年も使い続けている。
もともとクラウド前提の作業環境を作ってきたので、突然家で仕事をしなくちゃならなくなっても、別に困らなかったのだ。
ということは、また別のところで仕事をしなくちゃならなくなっても、別に困らない、ということだ。
会社に戻っても困らないが、この際、北海道の渓流のそばに引っ越して、放課後と週末は釣り三昧、というのはどうだろうか。