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S.J.スーリヤーさんのお誕生日を祝う会　準備〜当日のいろいろまとめ

るい

2024年7月20日に南インドキッチン 虎ノ門ヒルズ店で開催した「S.J.スーリヤーさんのお誕生日を祝う会（以下「SJS会」という）」で主催が準備したことや、やってみて感じたことなどをまとめました。

今後、インド俳優さんの いわゆる"本人不在の誕生日会" や オフ会 などの主催を検討している方の参考になれば幸いです。

あくまでSJS会での手順です。必ずしもこのとおりに進めなくてはいけないというわけではないので、その点ご留意ください。


はじめにやったこと

1. 主催メンバーや協力者を集める

SJS会は 主催2名、協力者2名でした。
パーティーの内容にもよりますが、協力者含め 3人以上いると安心かも。

この段階で 関係者の中で「どんな会にしたいか」を伝える・相談する などして、認識を合わせておくのが良いと思います。

2. やりたいことを決める

ここでは私が「こうしたいなあ」と考えていた内容を書いておきます。

①推しの「ここが最高！好き！」をたくさん聞きたい
シンプルに己の欲。パーティー主催をやるぞ！と決意した理由でもあります。これが原動力となっていたので、一番大切かもしれません。

②観た作品が少ない人、多い人 どちらも極力遠慮せず会話を楽しんでほしい
SJS会では カフェとディナーの2部制にして、わかりやすく言えば ライト層とコア層を分ける形にしてみました。
また、カフェタイムは ケーキなし・軽食なので 参加費もお安く、より気軽に参加してもらえるかな という考えもありました。

③話したい人、聞きたい人 どちらも楽しめるようにしたい
強制的に喋ってもらうことはせず、発言したい人にはしてもらい、聞き手も楽しめる形にしたい。これは 発言したい人に挙手してもらうことで 解決できそうだなと、ふんわり考えていました。

これらの「やりたいこと」をベースに いろいろなことを決めたり準備したりしていくと思うので、できるだけブレないように（ただし、時には柔軟に）するのが良さそうです。

3. 申し込みに必要な内容を決める

パーティー問い合わせフォーム（次項参照）を確認して、問い合わせ時に必要な内容を先に決めておく。

食事（ブッフェ or ミールス）について
↓
パーティー内で企画などをやるのであれば、ミールスにすることをおすすめします。店員さんに配膳してもらうだけなので 進行にも影響がないです。
ブッフェの場合は、順番に料理を取りに行く時間・移動が必要になりそうです。

4. パーティーの申し込みをする

お店を運営しているSPACEBOX様がパーティーお問い合わせフォームを用意してくれているので、必要事項を入力して送信。
条件や注意事項などがフォームに書かれているのでしっかり読んでおきましょう。

南インドキッチン虎ノ門ヒルズ店　パーティーお問い合わせ
https://forms.gle/YqFjCmcp43ujddqD8

パーティーの希望日が予約で埋まっていたり、同じ俳優さんのパーティー開催がバッティングする可能性もありそうなので、やるぞ！と覚悟を決めたら早め（2〜3ヶ月前くらい）に申し込んでおくのが吉。

準備

パーティー予約が確定したら、準備をすすめます。
SJS会は主催2名体制だったので、役割分担しながら準備することができました。

SJS会でやったことは以下のとおり。パーティーによって異なると思うので、適宜参考にしてください。

おおよそ着手順で記載していますが、スペボさんに依頼したり相談したりする必要のあるもの、例えば
・俳優さんの画像を手配してもらう（告知画像用）
・お料理リクエストの相談
などは、早めに進めておいた方が安心です。

1. 申し込みフォーム、告知準備→告知する

  • 申し込み、お問い合わせフォーム
    今回はGoogleフォームを利用しました。
    Googleフォームは、送信された内容を自動でスプレッドシートにまとめてくれるので管理が楽です。特に今回は 主催2名体制だったので、情報共有の観点からも Googleフォームが便利でした。
    また、当日の企画＆配布物や モニターで流す動画 などのためのアンケートもフォーム内に設置しました。

  • 告知画像
    俳優さんの画像は、SPACEBOX様（以下「スペボさん」という）からご支給いただいたものを使用しています。（申し込みフォームのヘッダーに使用していた画像も同様）
    過去のスペボさん主催パーティーの告知画像を参考に作成しましたが、記載する内容は、日時・会場・料金が入っていれば問題なさそうです。

  • 告知ポストをする、申込受付
    告知ポストをすると、IMW公式アカウントでもお知らせしてくれます。多くの方の目に留まることになると思うので たいへん助かります。

    申し込み開始後は、申込者さんにメールを送るなど、順次捌いていきます。メール文章をテンプレート登録すると楽。
    SJS会の場合は、パーティー前日にリマインドメールも送りました。

告知の一連のポストは↓こちらを参照。

2. お花企画

当日参加できない方、遠方の方なども参加できることと、祭壇にお花があるとより一層華やかになるので、余裕があれば企画を立てることをおすすめします。規模感にもよると思うので無理のないよう。

なお、パーティー問い合わせフォームに記載のとおり フラスタはNGなので注意。

今回はミンサカというサービスを利用しました。
すべてこのサービス内で完結できるため とても便利。お金のやりとりを直接しないで済むため、企画者側も参加者側も安心です。

ミンサカ（minsaka）
https://www.sakaseru.jp/mina/about

お花企画のポストは↓こちらを参照。
企画ページの進捗報告に アレンジ花のオーダー内容なども載っています。

お花の説明ポスト↓

3. お料理リクエストを決める

お食事シーン警察のやまさんが 劇中の料理など色々調べてくれたのですが、ミールスのバランス、量などもろもろ考慮したうえで、
・出身地の名産物を使ったドリンク、料理
・好物（おそらく）のビリヤニ、ノンベジ料理
で最終決定となりました。

リクエストは「こういうメニューを入れたい」と伝えれば、スペボの担当さんがいい感じにバランスを調整して返事をくれそうでした。
強いて言うなら、量が多くなりすぎないように注意は必要かもしれません。

お料理のポストは↓こちらを参照。

4. ケーキの予約をする

イメージカラーのセミオーダーケーキか、劇中のケーキに似せるフルオーダーケーキかで悩みましたが、こだわり優先・予算オーバー分は主催負担にして 後者に決めました。費用的には前者のほうがお手頃価格です。

今回フルオーダーしたお店はこちら↓。
（現在フルオーダー休止中のようですが、復活する予定ありとのこと）

ドルチェマリリッサ
https://maririsa.co.jp/

見た目のクオリティも お味もバッチリ、大満足のケーキでした！

  • ケーキサイズについて
    今回 21cm四方、高さ7cmのケーキにしました。
    約20名にサーブした場合、そこそこ満足感のあるサイズでした。
    ミールスでお腹いっぱい状態を想定したうえで 小さめかも？と思っていましたが、ちょうどよかったです。
    なお、同サイズのケーキを 32名にサーブした実績あり とのことです。

  • ケーキの持ち込み（手搬入）について
    ドルチェマリリッサさんの最寄り 表参道駅 → 虎ノ門駅は、東京メトロ銀座線で約10分。
    お会計や徒歩の時間を入れても30〜40分くらい見積もっておけば、当日店舗受け取り → 南インドキッチンさんに持ち込み可能な距離です。

ケーキのポストは↓こちらを参照

6. 当日の進行、企画を考える

  • 企画
    以下を踏まえて考えました。

・参加者の「これが好き！」を聞きたい
・お料理を食べながらになるので、簡単に参加できるようにしたい
・観た作品数に左右されず 楽しく参加できる内容にしたい

考えた企画はこんな感じ。
挙手で参加してもらう 簡単なもので、観た作品数が少なくても選択できる内容で、「好き」が聞ける。

全５問の参加型企画。質問の内容は式次第に記載しました

  • 進行
    カフェタイムとディナータイムは、進行の大枠や 企画の質問は同じですが、ライト層向け・コア層向けを前提としていたので、部分的に それぞれに合った進め方に変えることにしました。

  • タイムテーブル作成
    当日は 主催、協力者、お店のスタッフさん 複数人が足並みをそろえる必要があります。事前に 当日のタイムテーブルも用意し、共有しておくのが良いと思います。

  • 台本
    私は自分の司会力に自信がなかったので、台本をガチガチに決めて 当日に臨みました(笑)。

主催から案内をすべきことも色々あるので、タイムテーブルと最低限のアナウンス用メモくらいは 用意しておいたほうが良いと思いました。

7. 店内ポスター、装飾（祭壇）の手配 ＋ 座席の配置決め

  • 店内ポスター
    全部で9枚掲示できます。
    今回はスペボさん側で S.J.スーリヤーさんがメイン・ソロで写っているポスターが用意できないということでしたので、すべて主催側で用意したものを掲示していただきました。

  • 飾り付け（祭壇）
    Amazonや百均などで装飾の材料を揃えました。
    座席の配置と合わせて決められると、サイズ感や配置を考慮できるので、より良いと思います。

    参考）南インドキッチンさんの4人掛けテーブルのサイズ：幅約95×奥行き約65cm
     
    なお、当日手持ち搬入できて、準備時間の2時間以内（実際には 1時間40分くらい）で飾り付けられる範囲内に納めないと、大変なことになります。
    事前に飾り付けのイメージを協力者に共有しておくと より良いです。

  • 飾り付け（テーブル）
    SJS会では、各テーブルに造花の飾りも用意しました。
    テーブルも華やかになるし、小ネタを仕込んだりすれば 会話のネタにもなって良いと思います。
    ミールスやドリンクでテーブルはいっぱいになるので、あまりかさばらないものにした方が良さそうです。

  • 座席の配置決め
    おおよそ人数の予想がつく頃になってきたら、座席の配置を考えます。
    SJS会は2部とも20名弱でしたので、モニター側（入り口側）に詰めて座る形にしました。
    祭壇コーナーは、店内中央付近の 4人掛けテーブル×2 でした。パーティー中も席から見える位置なので、視界が華やかで良かったと思います。

8. 名札、式次第などの印刷物系をつくる

  • 名札
    南インドキッチンさんが ネームカードホルダーを貸し出ししてくれるので、名札のみ用意すればOKです。不要なら作らなくてOK。

名前のほかに、好きな作品や役名などを書いてもらう欄を設けました。
コンビニ印刷です。A4用紙に8枚分は印刷できます

  • 式次第
    式次第も必須ではありませんが、個人的には用意することをおすすめします。
    SJS会では最低限の案内と、大まかなスケジュール表を掲載しました。
    参加者側もざっくり何をするのか把握できた方が安心するし、さまざまな工程をより円滑に進められると思います。

    なお、今回は 料理の試作画像をスペボの担当さんより共有いただけたので、料理の説明も掲載できました。試作画像は必ず共有いただけるわけではないようです。

ディナータイムの式次第。コンビニ印刷です

  • 冊子
    申込時にご協力いただいたアンケート内容をまとめたものを作りました。
    簡単なプロフィール紹介、作品リスト、アンケート回答まとめページ 合わせて全12ページ（表紙込み）でした。
    皆さまが素敵な回答をお送りいただいたおかげで、とても読み応えのあるものに仕上がりました。大感謝です！

    ただ、冊子作成はおそらく大変な作業になるので、おすすめはしません。冊子がなくても十分楽しい会にできると思います。
    製作期間にとても余裕があれば検討してみてください。

簡単なプロフィール紹介ページ
監督・出演作品一覧ページ
※未公開作品が1作抜けていたのと、パーティー後にRaayanが公開になったので 一部修正してます
アンケート回答その1
※参加者さんの回答部分は割愛（冊子ではおすすめの理由が掲載されています）

当日

1. お店に行き、準備（飾り付けなど）をする

パーティー開始の２時間前よりお店に入ることができます。
スタッフさんにご挨拶をしたら、とにかくダッシュで飾り付けを行います。想定よりも時間がかかると思います。ファイト！
椅子の上に乗ったり降りたりなど かなり動き回ることになるので、動きやすい服装が良いと思います。
SJS会では祭壇とテーブルのお花以外の飾り付けはしませんでした。

2. お店のスタッフさんと打ち合わせ

参加人数、参加者のアレルギー情報の最終確認や、乾杯・お料理配膳・ケーキ出しのタイミングなどの認識合わせをしておきます。

3. パーティー開始、司会進行

受付はお店のスタッフさんが行ってくれるのでお任せしましょう。
主催は、入店してきた参加者さんに挨拶をして 荷物置き場や座席、名札などの案内をします。

パーティー開始時間になったら、いよいよスタート！
遅刻以外の参加者さんがまだ着席できてない場合は、少し待ってあげるのが良いと思います。

SJS会ではカフェタイム・ディナータイムで進め方を変えてみました。
参考までに書いておきます。

【カフェタイム】
これからもっと知りたい人向け。
俳優さんのプロフィールや作品を紹介することをメインに進行。
参加企画では 参加者に発言を求めることはせず、何かあれば発言OKという形にしました。
さらに 主催へはネタバレOKとして、話し足りない！という方は遠慮なく声をかけてください、という案内もしてみました。

【ディナータイム】
作品の話をしたい、聞きたい人向け。
俳優さんの紹介などは割愛し、企画の質問ごとに発言タイムを長めに設け、挙手制で 好きな作品や役などを挙げてもらうことにしました。

観ている作品が少ないと参加を躊躇したり、作品の話がしたくて参加したのに思ったほどできなかったり…といった"あるある"を、何とかしたいなあ。
そんな思いから このような形にしてみましたが、結果として 成功だったのでは、と感じています。

何より 主催がとても楽しかった。本当にありがとうございました。

4. パーティー終了、退店の案内

パーティー終了の挨拶と合わせて、ドリンクの追加会計やグッズ購入が済み次第 順次退店ください、といった案内をします。

お店の備品のネームカードを持って帰ってしまう方がわりと多いため、返却をお忘れなく！（テーブルに置いていってください、など）という案内もした方がよいです。

また、お花は お持ち帰りを希望する参加者様に配りました。
花をまとめるための輪ゴムや包装紙などを準備しておくとよいです。

皆さん 会話が弾んでしまったり 名残惜しかったりで、なかなかスムーズに退店していただけないこともあるようです。
レジの状況を見ながら、店内に残っている参加者さんに お礼の言葉などをかけつつ、退店を促しましょう。

5. 片付け、完全撤収

・備品の返却
・飾り付けの撤収
・ポスターの撤収（※スペボさん用意の場合はそのままでOK）
・ゴミ類まとめ（お店で捨てていただけます。感謝）　など

お掃除は撤収後にスタッフさんがやってくださいます。
お店の現状復帰が完了したら、お礼を伝えて、迅速に撤収します。
忘れ物のないよう！ お疲れさまでした。

さいごに

主催やるぞ！の決意から、準備、当日までのざっくりまとめでした。
ここまでお読みいただきありがとうございます。

何度も言いますが、あくまでもSJS会でやったことです。
この通りにやる必要はありませんし、全く同じになってしまっては つまらないと思うので、参考にできるところだけ いい感じに参考にしていただければと思います。

これからも素敵なパーティーがたくさん開催されますように！
ありがとうございました。

お世話になった「南インドキッチン 虎ノ門ヒルズ店」さんはこちら↓
通常メニューも激うま！ インド映画とのコラボメニューもあったりします。

最後の最後に、主催の締めポストを貼っておきます。

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