【オフィスは必要ですか？】コロナ渦のオフィスの在り方について考える

こんにちは、NegiPANです。

今日は日経COMEMOのテーマ企画、
｢オフィスは必要ですか？｣が個人的に自社のオフィス縮小が決まってかなりタイムリーなテーマだったので、コロナ渦のオフィスの在り方について書いてみたいと思います。

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結論から言うと、私は「オフィスは必要」派です。

ただ、必要なのは今までと全く同じオフィス、ではないと考えています。
コロナ渦でオフィス環境や条件と言った、オフィスに求められるものや役割は、今までとは少し変わってくるのではないかと思います。

ここからは、自社の実例などをつらつらと書いていきます。

◆オフィス縮小が急遽、決まった

緊急事態宣言を受けて急遽スタートした在宅勤務の最中、私の会社ではオフィスを縮小することが決まりました。
来客時に使用してきた会議室、行事などで全社員が集合したり、セミナー会場として使用していたスペースがあったフロアを解約することになったのです。

在宅勤務を進める中で執務スペースがあるフロアには一部社員がローテーションで出勤していましたが、上記のフロアは基本使われることはありませんでした。
そして、そんなほぼ使われていないスペースに、安いとは言えない家賃がかかり続けていました。

打ち合わせやセミナーもオンライン対応となり、全社員が集まる機会も感染リスクを考慮して原則オンラインに切り替えが決まりました。
この状況は数ヶ月で変わることはないだろう、と言うことでオフィス縮小の判断が下されたのです。

最初にこの判断が発表されたときは、「え！？」と驚く反応も少なくありませんでした。

でも、世間的にも同じようにオフィス縮小を判断する企業が増えはじめ、今ではその決断もすんなりと受け入れられています。
(解約はすぐに出来ない契約だったため、今は解約予定のフロアもギリギラまで執務スペースとして解放、密にならない新たな勤務スタイルのために活用されています)

これからのオフィスは、社外の人が訪れるためのおもてなしスペースではなく、自社の社員ためだけのものへと役割も変化していきそうですね。

個人的には「仕方ない」と理解しつつも、移転に携わり、内装にこだわって今のオフィスを作り上げる過程を見てきたので、そのフロアがなくなる寂しさを感じています。
(全国の管理部門には、私と同じような寂しさを感じている人もいるはず！)

◆オフィスに出社しない勤務スタイルで得られたもの、失ったもの

続いて、在宅勤務中にオフィスに出社しない勤務スタイルを経験してみて、私が「得られたもの」と「失ったもの」について考えてみます。

＜得られたもの＞
・保育園の送迎や家事に時間的なゆとり(通勤時間分の有効活用)
・通勤時の暑さや寒さからの解放
・感染リスクの軽減、安心感
・自分のペースで仕事を進められる環境
・部署内のオンラインを活用した活発なコミュニケーション

＜失ったもの＞
・社員同士の雑談
・他部門のメンバーとのコミュニケーション
・会社への帰属意識
・通勤と言う、適度な運動
・出勤と退勤の概念、仕事とプライベートの境目

出勤時間がなくなったことにより、一日の生活に随分時間的な余裕が生まれました。
お昼休憩に夕飯の支度を進めておく、なんてことも出来てしまいます。
幸い、家族がいるため、在宅勤務中も孤独とは無縁でした。

仕事の面で言うと、慣れない在宅勤務を円滑に進めるため、部署内のコミュニケーションはかなり活発になりました。
(毎朝のオンラインミーティングは好評で、出社に戻ってからも継続されています)

その一方で、他部門のメンバーとのコミュニケーションは大幅に減り、会社への所属意識が低下していたような気がします。
また、出勤や退勤とプライベートの境目がきっちりと分けづらく、結果ダラダラと仕事をしてしまうことも少なくありませんでした。

◆オフィスは縮小、勤務スタイルは「全員出社」へ

緊急事態宣言も解除され、少しずつ在宅勤務から出社する方向に会社は進みはじめました。

ただ、完全に全員出社ではなかったこと、打ち合わせ用のスペースなども活用できていることもあり、社員同士の距離を十分に取ることは可能な環境です。

そんな状況の中でオフィス縮小に伴い、執務スペースに会議室を作るレイアウト変更が決まりました。

このため、比較的ゆったり使えていた執務スペースが一気に狭くなり、ローテーション出社など働き方を変えて行くのだろう・・・と誰もが思っていました。
が、全社には「原則全員出社」と言う方針が示されました。

一時に比べると会社の業績が少しずつ戻りはじめ、部門間のコミュニケーション不足による支障が出はじめたこともきっかけだったようです。
また、社外の状況を見ても、徐々に在宅勤務から出社に戻す企業も出はじめていました。

◆オフィスに出社するメリットを改めて考える

他の企業を見回すと、
・永久在宅勤務を決めた会社
・ひとまず当面は在宅勤務で様子見の会社
・出社比率を下げて在宅勤務と出社を併用する会社
・完全出社に戻す会社
と対応も様々です。

業界や会社の体質、企業の成長段階などによって、合うスタイルも変わってくるのかもしれません。
（永久在宅勤務の会社、オフィスはどうするのか・・・気になります）

また、在宅勤務を経験したことで、通勤が無駄と感じるようになった人も少なくないようです。
従業員が求める働き方のスタイルも、コロナ前とは大きく変化しています。

オフィスの在り方や求められるものも、以前とは大きく変わってきました。
誰もが通いやすいエリア、駅近、広くてきれいな内装・・・と言った、今までのいいオフィスの条件や価値観は通用しなくなっていきそうです。

在宅勤務から出社するスタイルに戻って、今改めて私が思う「オフィスに出社するメリット」は、

・自分の部署以外の人との接点が自然と増える
・社員間の会話や雑談が増える
・上司や部下とのコミュニケーションがスムーズ
・対面のコミュニケーションの良さを改めて実感
　(オンラインに比べて相手の反応などが分かりやすい)
・自社のロゴを目にする機会などが増え、会社への所属意識が醸造される
・通勤などで自然と歩く機会が増えて健康的

こんなところでしょうか。

個人的には、出社と在宅勤務をうまく併用するハイブリット型が理想かな、と思っています。
(今はタイミングを見て、在宅勤務の併用を会社に提案したいと目論んでいます)

◆これからのオフィスに求められる役割

思い付くまま書き出してみましたが、それらを踏まえてこれからのオフィスに求められる役割3つを考えてみました。

・ビジョンの浸透を促進したり、会社への所属意識を高める
・コミュニケーションと部門間の連携を促進する
・個人が自宅で整えることが難しい、仕事に集中できる環境や設備

オフィスがこのような役割を果たすためには、単に適切な設備や環境面を整えるだけでなく、コミュニケーションが活性化するような仕組みやルール作りなど、人事的な施策も同時並行で進めることが大切なのではないかと思います。

全社員が集まる機会や、飲み会やランチ会など飲食を伴い大人数で集まる場を設けることが難しくなり、オフィスの在り方だけでなく社員間のコミュニケーションの在り方も同様に変化が求められていると言えるかもしれませんね。

人事総務にいた時期もあるので、どんな施策が効果があるのか・・・？についてはまた別の機会に改めて考えてみたいと思います！