『通勤費管理クラウド』でマイカー通勤に対応しました！
こんにちは。ミルクレープとわこーです。ナビタイムジャパンで法人向けサービスの開発を担当しています。
今年度も残すところあと1ヶ月あまりです。新しい環境を迎えるにあたり、通勤経路も変わるという方も多いのではないでしょうか。
今回は従業員の通勤費をシステム管理できるサービス『通勤費管理クラウド』でマイカー通勤に対応した内容についてお話します。
対応に至った背景
まず、マイカー通勤機能の対応がどういった経緯で進んでいったのかについてお話します。
下の画像は通勤に占めるマイカー分担率（利用割合）を示した図です。
主に東京都とその近隣エリアを除いた関東圏において多くの地域でマイカー通勤の割合は40%を超えていることが分かります。
全国で見ると「自家用車のみで通勤・通学をしている割合」は約47%で、「鉄道・電車のみ、乗り合いバスのみ、もしくは両方を利用して通勤・通学している割合」は約23%です※。全国で見てもマイカー利用の通勤割合は高いことが分かります。
※国勢調査 令和２年国勢調査 従業地・通学地による人口・就業状態等集計より割合を算出
このような実態を踏まえ、様々な交通手段を利用した通勤費に対応できるように、『通勤費管理クラウド』でのマイカー通勤対応は必要不可欠と考えていました。
さらに、昨年に本サービスの開発担当者が展示会の説明員として参加した際、マイカー通勤対応のご要望や通勤費管理で困っている事について直接お客様からヒアリングする貴重な機会を得ました。
その際に、公共交通とマイカー利用では通勤費管理において考慮する点が異なるということを把握していきました。次章でその点について触れていきます。
マイカー通勤費管理の特徴
通勤経路や距離の確認の手間
公共交通を利用した場合と比較すると、通勤経路や通勤費の確認には手間がかかります。
公共交通を利用した場合、利用駅やバス停が明確になりますが、マイカーの場合は「どこを通って移動する」というのを明確に示すのが難しい場合があるからです。またマイカー利用の場合は距離に応じた非課税上限金額が決まっており、通勤経路の距離を正確に把握する必要があります。
通勤費の算出方法
公共交通とマイカーの場合では、通勤費の算出方法が異なります。
公共交通の場合は、利用する電車やバスの定期代や運賃をもとに通勤費が決まりますが、マイカー利用の場合は自宅から会社までの距離やガソリン価格、燃費をもとに通勤費を算出します。
従業員の各種証明書の管理
マイカー通勤の場合は、通勤費自体の管理に加えてリスク対策も重要な観点です。例えば、従業員の運転免許証 や自賠責保険などの期限などを把握し、更新漏れがないように事前に従業員に通知しておくということも求められます。期限は従業員ごとに異なり不定期ですので管理者の負担は増えます。
工夫した点
通勤費の算出設定は柔軟に
マイカー通勤における通勤費の算出方法は企業によって様々です。システムで固定された算出方法だと社内の規則に対応できないという企業も多くあるかと思います。しかし、社内の規則をシステムに合わせることも現実的ではありません。
そこで『通勤費管理クラウド』のマイカー通勤機能の開発において一番重要視したのが柔軟性です。
お客様へのヒアリングをもとに、企業の規則に合わせて柔軟に対応することができるよう2パターンの算出方法を実装しました。
1つ目はテーブル式です。自宅から勤務地の距離を表と照らし合わせ、支給金額を求める方式です。
2つ目は計算式に当てはめる方式です。数値は企業に合わせて変更することが可能です。
過去のガソリン価格を単価設定に反映
マイカー通勤にかかる費用に大きく影響を与えるのが、ガソリン価格です。ガソリン価格は日々変動し、地域によっても価格が大きく変わるので、常に動向を追うのも大変です。
こういった考慮を簡単にするため、過去のガソリン価格を計算式に反映させる機能を用意しました。勤務地と考慮する期間を設定すると、その勤務地が存在する都道府県の平均ガソリン価格が一目でわかる機能です。平均ガソリン価格を元に計算式の単価を変更することもできます。
書類管理を入れることでリスク対策
マイカー通勤の費用を従業員と紐づけるならば、同時にリスク管理もしておきたいという需要があるのではないかと考え『通勤費管理クラウド』では書類管理の機能も追加しました。
マイカー通勤を許可している企業の場合、リスク管理のため車検証、運転免許証等の各種書類の提出を義務付けているケースもあると考えました。そのような書類の多くには、有効期限が存在します。そこでどの従業員が何を提出したか、期限がいつまでか一目で確認できる機能を実装しました。
また、期限に応じて適切に対応できるよう、書類の有効期限が切れる前にメールで管理者に通知をすることもできます。
終わりに
実際に機能をお試しすることも可能です。こちらからお気軽にお問い合わせください。
『通勤費管理クラウド』はサービス開始から1年を迎えました。今後も私たちは、通勤費管理における課題解決に向けて機能向上に取り組んでまいります。最後までお読みいただきありがとうございました。