領収書提出を『Workato』＋『Slack』＋『GoogleDrive』で省力化してみた
🎄この記事はNAVITIME JAPAN Advent Calendar 2023の19日目の記事です。
こんにちは、ごまちゃんです。
ナビタイムジャパンで情報システム部門および開発サポート部門に所属しています。本日は、今年開発サポート部門で用意した、『Workato』＋『Slack』＋『GoogleDrive』を用いた請求書と領収書の提出システムについてお話します。
『Workato』の導入
ナビタイムジャパンでは、2021年に『Workato』を全社導入しました。その際の記事についてはこちらをご覧ください。
課題解決のきっかけ
『Workato』を導入すると同時に、社内で負荷がかかっている業務のヒアリングを行いました。その結果、請求書と領収書提出の業務で全社的に大きな負荷がかかっており、更に電子帳簿保存法への対応問題も抱えていたため、『Workato』を利用して解決しようという流れになりました。
従来型の領収書提出プロセス
上記のように、従来型の領収書提出フローでは原本提出を行っていましたが、特に経理部門側において、受領した領収書のチェック作業やファイル保存の手作業で多くの負荷がかかっていました。
同時に2024年に施行される電子帳簿保存法により、領収書や請求書を含む帳簿類を電子データで保管する体制に移行する必要がありました。従来型の領収書提出フローだと運用コストが嵩む一方なので、一刻も早く脱却する必要がありました。
『Workato』経由の提出
解決手段として、既に社内でナレッジがあった『Workato』を利用して
領収書の提出ができるようにしました。
領収書提出レシピの概要
『Workbot for slack』で社員の領収書提出を受付け、内容をチェックし、問題がなければ『GoogleDrive』と経理システムにアップするレシピを作成しました。
レシピのポイントは2つあります。
1.『Slack』起点の提出！
ナビタイムジャパンでは社内のコミュニケーションツールとして『Slack』を利用しており、多くの情報をSlack経由で入出力できる仕組みを用意しています。そのため今回の領収書提出も、『Workbot for slack』を利用して『Slack』経由で提出できるようにしました。
社員から見ると、これまで原本提出していた領収書が
Slack経由で提出、および対話的に必要項目を入力することで完結することになり、大きなコスト削減に繋がりました。
ちなみにBotアプリである『Workbot for slack』はいつでも『Slack』から呼び出すことができ、「請求書」or「領収書」と入力することでいつでも提出が可能としました。
2.経理が行っていた手動業務の自動化
『Workbot for slack』では、領収書提出後細かく提出内容の確認を行っておいます。具体的には以下のチェックプロセスおよび処理が走り、これまで経理が手動で行っていた、業務の省力化を行っています。
・提出ファイルの拡張子チェック
・提出ファイルの名称チェック
・金額チェック
・提出者の確認
・ファイルサーバへのアップロード
・経理システムへのアップロード
実際には1処理あたり約5分の時間削減が実現できています。
実際の動画
実際にスマートフォン経由で、領収書を提出している動画をご案内します。
請求書botのリリース、そして領収書botのリリース
請求書の提出Botを2022年に作成し、2023年には領収書の提出Botを作成しました。これで、一部の例外を除きすべての請求書と領収書を『Slack』から提出できるようになりました。
導入効果
社内リリース後、領収書、請求書合わせて年間数千回の提出とそれに伴うチェック作業が省力化され、社員側と経理側合わせて年間数百時間の時間削減に繋げることができました。
経理側の意見
また経理からは以下の好意的な意見をもらえました。
原本提出が不要となり、提出漏れ等を防ぐことが容易に。
対人の受け取り業務がなくなり、大きな工数削減に繋がった。
これまで手動でファイル保存やシート転記を行っていた部分が全て自動化され大きな省力化に繋がった。間違いの許されない手動作業だったので、自動化されたことが心理的にも大きい。
今後の展望
今後は『Google Vision』等のOCRを使い、項目入力の省力化などを進め
更に提出周りの業務を省力化できればと思います。
今回のように、『Workato』の利用によりこれまで人力で行ってきた業務は省力化することが可能です。現在我々が行っている業務は、できるところからシステムに任せ、我々社員はより注力すべき業務に対応できる環境を作り出していきたいと考えています。