仕事をもっと楽にしよう。小売業の従業員が業務の効率化を考えてみた。

皆さま、こんにちは。とある企業でデジタル化を推進する部署に所属しているかきもとです。主に無人店舗の運営やフードデリバリーなどを担当しています。

普段仕事をしていく中で『これって本当に必要なのかな？』『毎週同じことをしているな…。もっと簡単に出来ないかな？』と感じている人は多いはず。今日はわたしの困りごとをみなさんに共有したいと思います。

課題と解決アイデア

１．チャットボットで簡単に欲しい情報を手に入れる

■課題：業務中の不明点や必要な資料などを探すのが業務の負担になっています。その結果、担当スタッフが問い合わせ対応をするため日常業務に影響が出るなんてことも。原因はツールが多く、どこにどの情報が入っているか分からず（入っていない場合もある）調べるのに時間がかかっていることと、発信側としては情報を発信しても気づいてもらえていないことが挙げられます。

■改善案：まず、社内の情報共有ツールが多くどこに自分に必要な情報が入っているのか分かりにくくなっている為、情報を一元管理することで解決します。これにより、発信者もどこに情報を出せば全員に伝わるのか頭を悩ませることが無くなります。また、対応がよく発生している問い合わせを集計し、回答集を作成します。

■実装案：チャットボットでチャット形式で欲しい情報を取得できるようにする。フォーム機能を使用し、よく問い合わせを受ける質問を集計しチャットのデータへ反映させる。

２．社内の勤務計画を見える化する

■課題：弊社では感染症対策で在社率を下げているため、テレワークなのかお休みなのかがとても分かりにくいです。テレワークと思って電話を掛けると、お休みだったなんてことも。お互いのプライベートの時間を尊重する為にも勤務計画を共有したいと思いました。

■改善策：現状、本社スタッフは部署ごとにしか勤務計画は共有されていません。店舗スタッフは管理画面で確認が出来るので、今回は本社スタッフに絞って課題解決を目指します。イメージとしては、各部署の勤務計画が一覧で確認できる仕組みです。一覧で見えることで、社内の在社率の実績も簡単に把握できます。

■実装案：Googleスプレッドシートを使用し、各部署ごとにシートを分け勤務計画を入力する。PADを使用し、勤務計画の変更が発生した場合は自部署のメンバーへチャットを送信することで、自部署の変更を把握します。管理場所はチームス（もしくは社内共有サイト）を想定。各ツールのメリットとしては、チームス‥個人デバイスでも確認が可能。　社内共有サイト‥店舗含め全従業員で共有が可能。

３．設定したアクションを実行したら自動でメールを送信する

■課題：決裁書や押印依頼、会議の部屋など社内で上司や関連部署に確認をしてもらいたいことがある時、メールもしくは口頭で伝達しています。しかし、不在で連絡が遅れたり、そもそも連絡を忘れたり‥。もっとスムーズに漏れなく伝達できるようにしたいと思い改善アイデアを考えてみました。

■改善案：設定したアクションを実行した際に、予め作成したフォーマットを使用し、自動でメールを作成し送信します。宛先は手動で設定することを想定しています。

【設定アクションの例】決裁書の提出（承認のお願い）、押印依頼の提出（承認のお願い）、会議室の予約（会議室の場所・時間の連絡）、人事異動の発令（新所属部署へ挨拶）

■実装案：PADを使用し、Outlookでメールの自動作成を行う。設定したアクションでアプリケーションを使用するものは、アプリケーションを閉じたときにPADが起動するよう設定する。

上記設定アクションが適正なのか、検証をしてみたいと思います。

４．発注業務にかかる時間を減らす

■課題：いま無人店舗を運営する上で、発注業務や在庫管理に大変時間がかかっています。有人店舗の自動発注システムなんてついておらず、毎週各店舗ごとに100品番以上ある商品の発注数を手入力しています。時間がかかるだけならまだしも、手入力の為間違えることもしばしば‥。時間を減らして正確にできる方法が無いか考えてみました。

■改善案：現状、各商品ごとに在庫数を設定し、売れて減った分を発注数として起案しています。【例】チョコボール　設定数３個-現在個１個=発注数2個 この起案を、自動化したいと思います。

■実装案：PADを使用して発注業務の一部を自動化。一部としたのは、無人店舗管理画面でPADによるWEBページの自動化を行おうとしたところUIの取得が出来なかったからです。そのため、WEBページからの在庫状況の抜き取りは今まで通り手作業で行い、Excelファイルでの操作を自動化していきます。まだ試せていませんが、レコーダーとExcelアクションを組み合わせて作成したいと思います。

５．客注伝票の顧客情報のデータ化

■課題：現状、店舗では客注伝票という紙媒体を使用してお客さまからの注文を管理しています。運用していく中で困った点は①特定の場所でしか保管できない為、使用する際に取りに行く手間がある②紛失の恐れがある③必要な情報を探すのが大変。（伝票番号で管理していますが、場合によっては伝票番号が分からず商品名やお客さま氏名で探すこともある）この状況を改善したいと考えました。

■改善案：客注伝票の電子化。客注伝票の情報を別アプリケーションに入力しデータ化するのではなく、そもそもの伝票を電子化します。つまり、紙媒体の伝票の使用を辞めます。

■実装案：アプリケーションの開発。

最後の課題については、自身の力や知識だけでは難しい問題です。ただ、店舗で勤務をしているときからずっと考えている課題なので、改善策をこれからも探していきたいと思います。

本日も最後まで読んでいただきありがとうございました😊