クライアントさまから、メールの返事が来なくてモヤモヤしたら
こんにちは。
今日はメンバーからこんな相談を受けました。
「いつも、メールの返事が来ないクライアントさんがいらっしゃって・・・、何度も連絡しても中々ご返信も頂けなくて困ってるんです。」
これはモヤモヤしますよねぇ。
嫌われているのかしら、何か送った内容がまずかったのかしら、、、、と脳にも無用な負担をかけてしまったりします。（そのだらし無さどうなの？なんて本音もあるかもしれせん笑）
相談してくれたメンバーは、お返事がないことでいろんな人に影響が出る心配をしていました。どうしても自分では返事をもらえない時に、他の人に助けてもらったり、仕事の後ろで支援しているママたちに影響が出てしまっていることなどにもモヤモヤしていた様子。
故に、あきらめきれずクライアントさんに何度も連絡し続ける日々です。
こんなだらしないクライアントさまとAny MaMaって仕事していていいんですか？とか、こんなお尻叩きのためにこの会社に入ったんじゃありません！とか逆ギレしてもいいかもしれません・・・笑
優しい人・・・・。
進行管理については、私もすごく苦手な時代を送っていたので話したいことがたくさんありますが、こんな感じのところから提案をしてみました。
〆切は、追いかけ続けなければいけないのか？を疑う
最初に考えたいのは、「その〆切は、本当に追いかける必要があるのか？」ということからかもしれません。
「え？」と思われる人もいるかもしれません。お金を頂いているのだから、〆切をこえてもお知らせし続けるのは当たり前なんじゃないかと。もちろん、そうなのですがもう少し思考を深めてみます。
その〆切は、放っておくとどうなるでしょうか？
怒られるかもしれませんし、何かのトラブルに発生するかもしれません。
私たちの作業時間が短くなる、リマインドする工数がかかる、貢献意欲が下がる・・・と、見えないところでどんどん「品質」は下がり続けます。
そして、誰が一番困るのでしょうか。
そう、リスクの全てを背負っているのは返信が遅れているクライアントさま自身です。お知らせしているのに、返事をしない。つまり、無自覚にせよリスクを容認しているのです。クライアントさまが自分で決めたリスクに私たちがどこまで口を出す権利があるのかって、よくよく考えると悩ましいですよね。
と、いうのは正論です。笑
わかってるわ！でも、どうしたらいいの！？という声が方々から飛んできそうです。
ただ、クライアントさまがそのリスクに気づいていなかったら、、、無自覚だったら・・・ちょっとかわいそうじゃないですかね・・・？
〆切をこえても優しく追いかけ続けることによる弊害がここにあります。
クライアントさまが、気づかないうちに品質が下がるリスクを背負い、その決断を無自覚に続けているのです。
もちろん私たちも困りますが、クライアントさまも困るはず。なのにも関わらず、お知らせをしてくれるあなたに、どんどんあなたに甘え出してしまっていたとしたら・・・これは悪循環な感じしませんか？
この悪循環は、〆切を追いかけ続けていると止まりません。
まず、無自覚にリスクを内包していく進め方にならないように「気がついてもらう」「一緒にいい品質を作っていく」という形に変えていく必要があります。
ここからは、いくつかの具体的なご提案をしていきたいと思います。
〆切を超えた場合の次の対応をお伝えすること
「X月X日XX時までにお返事をお願いします」
こういった〆切のお知らせの仕方をよく見ますが、返事が遅延しがちの相手に対して工夫をして記載頂きたいのは、〆切を超えた時に私たちどういう対応をするのかです。
例１：遅れてもなんとかなるような事案の場合
ご返信期日：X月X日XX時までにお願いいたします。
※〆切にご連絡頂けなかった場合は、お声がけ頂くまで作業を止めております。ご都合の良い時にご連絡くださいませ。お忙しいかと思いますので、何度もご連絡するのは差し控えさせて頂きます。
例２：実は返事をもらわなくても進められるような事案の場合
ご返信期日：X月X日XX時までにお願いいたします。
※お忙しいかと思いますので、変更などない場合はご返信頂かなくて構いません。弊社側の判断で進めて参ります。ご意見頂く場合、期日延長が必要な場合のみお手数ですがご連絡頂けますでしょうか。
こんな感じで〆切を放置したら、やりませんよー、勝手にやりますよー。という次のアクションを明確に伝えておくのはちょっとした小技です。
あくまでも例なので、丸ママコピーして炎上しないように気をつけてください笑 また、クライアント様を脅迫したい訳ではないため、「書いたのに読んでいないあなたが悪い！」というような、過激コミニュケーションにならないような配慮はお願いします。
なるべく仕事の最初からクライアントさまに伝えておくと喜ばれます。
「〆切を超えた場合は、お声がけ頂くのをお待ちするか、弊社判断で進めるかご希望ありますか？（大変にお忙しいかと思いますので配慮）」
この一言があるだけで、自分の仕事の進め方を理解してくれる人だと感じてくださる方も多いはずです。
もちろん、それでもどうともならないケースがありますよね。そういう時は、企業担当をしている営業的な人に相談をする、相手の利害関係者（上司）を巻き込む、など一人の問題として抱え込まないことからスタートしてみてください。
〆切ひとつをとっても工夫次第で、自分もクライアント様もママも楽しく仕事ができるヒントがたくさんあります。
今日はこんな感じです。
良い一日をお過ごしください〜。
twitterもやっています。今日はカビゴンについて呟きました。
Any MaMaのnoteやHPはこちら。
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？