時間を確保するために

毎日早く仕事を終えたいと思いながら、21時、22時まで仕事をしてしまっているもうすぐ30です。

今日は、時間を確保するために取り組んでいることを書きたいと思います。

現在残業時間が非常に多いのですが、理由として以下があります。
・タスクが多い
・データを出す・探すために時間がかかる

一つずつ分解すると・・・

・タスクが多い
→必要性もわからず、これまでやっていたルールとして引き継ぎルーチン業務としてやっているものがある。
→チームメンバーとの業務の線引きができておらず、数人で被って行っている業務もある。

・データを出す・探すために時間がかかる
→複数のツールを活用しており、格納先がバラバラ
→ファイル管理ルールがなく、格納先もバラバラ。タイトルでなにかを判断できない。
→そもそもローカルで更新されているものもあり、最新のデータがツール上に更新されていない
→ルールが整備されておらず、統一されていないので、色々なものがバラバラ

ほんとに頭が痛い日々です・・・笑

そんな状況でまず取り組んだのが、
・ルール整備
・ルーティン業務の自動化

ルール整備をすることで、データは正しく整い、メンバーから聞かれることも減り、無駄な判断をなくし、データを抽出・探すための時間も削減され、結果時間の確保に繋がります。
・入力ルール
・オペレーションルール
などです。

ルーティン業務の自動化は、入力漏れや入力ミスなど、ヒューマンエラーをなくすことにも繋がります。人間がやらなくてもいいことは、ロボットに任せる方が絶対にいいです！

個人としては、
・メールのフォルダ自動仕分け：部下のCC確認用や、通知メール、グループメールに届くものなど瞬時の対応が不要なものは、ポップアップ表示しないなど。逆に緊急性のあるもののみ、ポップアップ表示させています。
・単語登録：私はPCを買ったらまずやります。ひらがな２文字で文章が作成できるようにしています。
例）
　「おせ」→「お世話になっております。xxのzzです。」
　「なに」→「何卒宜しくお願い致します。」
　「しょ」→「承知いたしました。」
　「あり」→「ありがとうございます。」
　普段よく使う言葉なだけに、かなり楽ちんになります！

チームとしては、
・インサイドチームのメール送信を自動化：連絡がとれない方向けに日にちの間隔を空けて自動でメール送信し、アポ獲得に繋げています。
・CRMのステージ変更時に複数のフィールドを変更する自動化：これもよくやることですが、更新漏れなどの発生をするためにも、複数設定しています。
・メールテンプレートを複数作成：用途に応じて複数作成しています。メール作成時にいちいち全文作成するのは大変なので、定型化されているものには、考えずに送信できるように複数パターン作成しました。

まずは上記のように「整備」の部分からスタートしました。

人間はもっと価値のある仕事をすべき、
なので不要な選択・決定のために頭は使いたくない、
のが私の考えです。

今回は、かなり基本の基本部分でまずやることを記載しました。

明日も仕事を頑張るために、今日はこのへんで終えようと思います・・・

明日は早く上がれますように。変な要求・依頼が急には飛んで来ませんように・・・