元事務員の女社長が、新卒社員と実施する1年間の交換日記とは
■はじめに（今回のnoteの趣旨と自己紹介）
はじめまして、生川と申します。
私は三重の田舎で小さな製造業の会社の社長をしています。
周りの経営者さんからは、よく「社長っぽくないね」と言われますが
それもそのはず、
私は元からギラギラしていた野心家タイプの経営者ではなく、ただの普通の事務員でした。
しかし、ひょんなことから会長に「社長やってみない?」と言われ
気がつけば、なぜか『社長』になっていました笑
「え？そんなことあるの？」と思われると思いますが、あったんです笑
私が社長になった経緯はまた別の機会にお話しさせていただければと思います。
今回は私が、やっている社員との取り組みの一つ
『交換日記』を、皆様にご紹介いたします。
「え?社会人で交換日記?」と思われる方もいらっしゃるかもしれませんが、これが意外と効果的なんです笑
このnoteでは、そんな交換日記の意外な効果と実際のお話について言及します。
ぜひ、最後までご覧ください。
■時代背景
まずは、簡単に時代背景にも触れてお話ができればと思います。
・コミュニケーションの簡素化
皆様ご存知の通り、現代社会ではSNSやビジネスチャットツール、リモートワーク などの普及によりコミュニケーションが簡素化していることが問題になっています。
もちろん、全て悪いことばかりではないと思いますが、昔に比べてコミュニケーションの形態が変化しているのは事実です。ある調査によると、部下や上司とのコミュニケーションのしにくさに悩んでいる若手社員は多いそうです。
・新卒採用が難航
こちらは、製造業に携わっている方ならよく分かってくださると思いますが
『MADE IN JAPAN』として日本のものづくりが脚光を浴びて、若い方々がどんどん入ってくるという時代は終わりつつあります。
もちろん大手の企業様では、職場環境や待遇の良さなどから若手の採用には困っていないということもあると思いますが
私たちの会社のような小さな製造会社では、若手の採用はとても大きな課題です。
私自ら何度も高校周りをしてとにかく先生に顔を覚えてもらったり、地道な方法で何とか頑張っています。
・採用をしても、すぐに辞めてしまう
現在では昔以上に新人研修などに力を入れる企業も多い中で、
入社後すぐにやめる人の数が社会全体で増えています。
働き方や生き方がどんどん変わってきているということもあると思いますが、企業側からすると、どのように社員に定着をしてもらうかは課題です。
(本題)
このような様々な社会背景による課題がある中で、
デジタルツール全盛の時代にあえて
弊社では、「交換日記」という
とてもアナログな手段を採用しています。
なぜか？は後ほど詳しくお話しします。
■一般的な交換ノートって
恋人や友達と1冊のノートを共有して、1日の出来事や好きな人のことなどを書いて渡しあう......そんな懐かしい思い出が残っている方もいらっしゃるのではないでしょうか?
交換日記とは、複数人で1冊の日記帳を共有し、日々の出来事や伝言などをかわるがわる書くもの。
恋人や友達、先生とやるものというイメージが一般的だと思います。
効果としては
「親密度が上がる」「相手のことをより深く知れる」などが期待できます。
■弊社で行う交換日記って？
・やる人
うちでは、私と新入社員でやってます！（毎年、数名採用）
規模が小さいのでこの体制でやっていますが、他の会社さんであれば、直属の上司か、2〜3年上の先輩とやるといいと思います！
2〜3年上の先輩が一番良いと思っていますが、なかなかそれができていません笑
・目的
新入社員には何かにつけて、
「これは私があなたのことを知りたいからやるんだよ」
と伝えています。
「書く側はすごく面倒だと思うけれど、なかなか話せないことでもできれば聞きたい」と言っています。
それでもできなかったら、呼び出して何が辛いのかをできないのかを、きちんと聞くようにしています。
もし、書くのが面倒なら最悪LINEで、など対応します。
・期間
入社後、1年間（つまり新入社員の1年間）は書いてもらうようにしています。
（その理由は後述します）
・書いてもらうタイミング
自由です！
退社前に書く子もいれば、家でゆっくり書く子もいます。
プライベートな内容をよく書いてくれる子は、恥ずかしいのか家で書く子が多いですかね。
・何を書いてもらうのか
自由です笑
仕事のことでもいいですし、自身の恋愛についてなどプライベートの話を書いてくる子もいます。
最初の1ヶ月は皆さん、お仕事の話を必死になって書いてくれます。
「今日は、□□がありました」
「〇〇が、できるようになりました!」
これは、たぶん私に頑張っているとみられたいから笑
最初はご親切にすごくいいことしか書いてありません笑
ただ、こういう人は2ヶ月も経てば書くことがなくなります笑
なぜなら、いい子でずっといなきゃいけないから。
そんないい子でいられるわけないですよね、、、?
そういう時は、私の方から
「帰ったら何をしているの？」
「何が好きなの？」
みたいな質問をすると、プライベートな話を小出しにしてくれる子が多いです。
・日記のボリューム
これも、自由です笑
1行しか書かない子もいれば、1ページびっしり書いてくる子もいます。
人によって様々ですね。
・使うもの
紙のノートのみです。
私がパソコンを使うのが苦手ということももちろんあるのですが、ノートの方がその人の感じ(性格)がよく分かるからです。
パソコンだと、どうしても決まった形式になってしまいがちで、個性が読みづらいのです。
・返信期間
私の場合はですが、
例えば月曜日にもらったら、必ず火曜日には返すようにしています。
私が遅く返してしまうと、相手も遅くていいやと思ってしまうからです。
だから、どれだけ忙しくてもできるだけ早く返すようにはしています。
■業務日報との違い
業務日報は誰がどのぐらい働いて、利益がどのくらい出ているかなどを把握するためのものですよね?
でも、交換日記はその人の価値観や考えを知るためにものです。
本当はやらなくても良いことだけど、あえてやってます。
推しとかアニメとかアイドルとかの話題が出ると全然わからなくてついていけないのですが、逐一調べてやり取りをしています笑
■はじめた経緯や狙い
まず私が社長になって初めてやったことは、
「新入社員を入れる」ということでした。
高校生の採用です。
当時は中途採用だけで、他の会社のカラーに染まっている人ばかりでした。
この方々に色々お伝えをするのにも、もちろん意味はあるのですが、既に何かに染まっているので伝えすぎると黒くなってしまうと考え
まだ何にも染まっていない新入社員に価値観や私の思いを共有することが大事だと考えて、始めました。
私が社長に就任してからなので約5年ほど続いています。
•新入社員の定着や不安解消
入社したばかりの新人は、初めて触れる機械、初めて出会う言葉に囲まれて作業を していくうちに「うまくできない」「自分には無理かもしれない」と不安になって しまいがち。交換日記でそういう気持ちを払拭してもらおうと思いました。
自分がつけた日誌に私からコメントが加えられて返ってくると「見守ってくれている」という安心感を得ることもできると思います。
入社1ヵ月ぐらいというのは仕事がうまくできないという不安感から、新人が会社を辞めたいと感じる危険なタイミング。
日誌は、その「辞めたい」を防ぐ効果があると考えました。
•論理的思考の訓練
言葉にして報告するという行為は、考えながら話をするということ。
書くということは
事前に頭の中で内容を「組み立てた」上で文字を走らせなければいけません。
つまり事前に頭の中を整理しなくてはならないのです。
ということは「書く」ということは、ロジックな思考の訓練につながると思います。
紙に書くと自分の中で情報が整理され、仕事への理解も悩みの解像度をあげることにも繋がります。
・感情や思いの言語化にも
論理的思考の訓練とも似ていますが、書くということは自分の感情や思いに向き合う行為でもあります。
なかなか学校で学ぶことのない人付き合いや人間関係も、仕事を円滑に進めていく上ではとても重要です。
最初のうちはネガティブな感情を日記に出してくる子はいないのですが、だんだん
「これは理不尽です！」
とか感情を出してくる子がいたりします笑
そこでまたやり取りをして問題の解決に向かうようにしていますね。
「学校は好きな人とだけ付き合ってこれたけど、社会に出るとそうもいかないよね。」
「ここで、きちんと向き合っていければ、今後どこで生きていったとしてもうまく向き合っていけると思うよ。」
という話はしたりします。
その効果なのか、日記を続けた子は人や周りにのことを考えられるようになりますよ。
交換日記は今の自分のさまざまな課題を浮き彫りにしてくれます。
■実際にやってみて分かったこと
社員それぞれで内容が全然違う、性格がわかるということ。
個人によってマナーが良い子もいれば、そういうことが苦手な子もいます。
「今日はとにかく暑かった」とかも笑。
そもそも、いつもスマートフォンでやり取りをしているので漢字が書けない子や話し言葉になってしまう子も多いです。
※そういう時に言葉の指摘をするかどうかですが、私は1年目ではしていません。 なぜなら、そんな指摘をすると辞めてしまうから笑。2年目、3年目で指導するようにしています。まずは信頼関係を築かないと言葉が届かないので、最初は本人がやりたいようにやってもらうことにしています。
交換日記をみて、現場の人員配置を変えることなども実際あります。
プライドが高い人の部下は、それ相応の人をつけないと問題が起きます笑
・今の若者の傾向
人とあまり関わりたくないと思っている子が多いのかな？
製造業は特に、自分の思いをため込む子が多い傾向にあるように思います。
・交換日記期間が終わった後も積極的に話にくる
朝会後などに、「社長いいですか?」と
仕事以外のことを話かけてくるようになりました。
元々、社長は遠い存在だと思われていても、日記を通して距離が近くなるんでしょうか？
どうでもいいことを結構話してきます笑。
車が壊れたとか。おでんが食べたいとか。
それって会社に関係ある？みたいな話が多いです笑
■実際書かれていた内容
一例ですが
•恋愛
•趣味
•仕事の悩み
内容は本当に、様々です。
今の状態だったら彼氏に好かれることはありませんとかも正直に伝えています笑
（その後、すぐに彼氏が変わってました笑）
「社長だったら許してもらえる」と思ってスゴいコメントが来る時もあります笑
周りから「社長なめられてますよ」と言われることもありますが、私は楽しんでやっています。
■印象的だったエピソード
「正直、私は高校の頃かなり消極的でした」
「人の後ろしか見れませんでした」
「だから、性格を変えたいんです。明るくしようと思うんです」
「どうしたらいいですか?」
と書いてくれた子がいました。
「じゃあ、まず笑顔で挨拶を誰にでもできるようにしたら?」
「まずは私に対して練習でいいから、1ヶ月間続けてみよう」
「それで、だいぶ変わってくるよ」
と返しました。1個ずつその子のペースに合った約束事を決めていっています。
言葉を発することがで苦手なのであれば、まずは顔から。言葉は一番後です。
次第に
会釈をするのが苦痛じゃなくなり、その内ニコッと笑顔ができるようになり、最後 は元気な声で挨拶できるようになりました。この挨拶ができるまで3ヶ月以上かかったりします笑
また「あんまり人と喋れないです」書いている子がいるのですが、
昔ならいや話してよ！で終わりでした。
でも、私がサポートして趣味が合いそうな子と話す機会を設けて馴染んでもらうようにしました。あとはその子たちに任せる。
そういった過ごしやすい環境を作るのも私の役目です。
また、交換日記を1年頑張って続けた子から
「振り返ってみて、私こんな恥ずかしいこと言ってたんだな。成長したなと思いました。1年間ありがとうございました」
とコメントをもらった時は、うるっときました。
こういった交換日記後のエピソードの方がもしかしたら多いかもしれません。
交換日記がいろいろなことを教えてくれますね。
■フィードバックで意識していること
•きちんと受け止め、本音で伝えること
ひたすら新人のモチベーションをアップすることを心がけます。
「昨日より少し慣れた」と書いてきたら、「日々、成長してるね！」と書き込み、「早く覚えて自分が思った通りにできるようにしたい」と書いてきたら、「向上心があって素晴らしいね」とコメントするといった具合です。
よりステップアップできるようなアドバイス、提案を投げかけることもあります。
■新入社員(日記を書く)側のメリット
1. 習慣化の手伝いをしてもらえる
筋トレ、ダイエットなど
2. 頭の中が整理される
3. いつでも相談できる(愚痴が言える)
上の立場からは「何でも聞いてね」と新人に言えるけど、新人にとっては、面
と向かって言いにくいことも、こういったものがあると聞きやすいです。
4. モチベーションアップ
5. 自分を変えるきっかけになる
私が伴奏者として付き添います。
6. 振り返った時に、成長を感じられる
1年前の自分と出会える。今とのギャップを感じられる。
7. 1年間とりあえずこれはやりきったという自信に繋がる
あなたのためですよと伝えています。 もし、会社を辞めたとしても、1年やったという事実は残るので。
■企業(日記を見る)側のメリット
1．それぞれのキャラや、思考の癖、適性がわかる
2．現場の課題感がわかる
3．人間関係の問題も早めに、対処できる
4．交換日記をきちんと続ける子は定着率も上がっていく傾向があります。
5．声の小さい一意見を拾える
実社会だと、どうしても声が大きい人の意見が通りやすいです。
黙っていれば何も意見がないものと捉えられます。
しかし、実際は黙っている人にも意見があります。
会社のこともちゃんと考えてくれています。
それをきちんと拾い上げられるのが、交換日記です。
■本来は管理職や上司にしてほしい
でも、嫌がってやってくれない笑
中々続けられない、、、
「何その話、仕事に関係ある？」
「何回も同じこと言わせんなよ！」
「３ヶ月もやっていたらできるようになるだろ！」
とか思ってしまうケースが多い。。。
なぜか・・・
■人を育てるって、とっても大変！
・時間がかかる
・ただ教育や研修に近道はない
人を育てるということは、私たちの想像を絶するぐらい時間がかかるものなんです。自分がいくら相手のためを思おうと、時間を使おうと、相手は平気で裏切ります笑。そういうものなんです。
それでも、私たちは人を育てることを諦めてはいけないんです。
「これいったよね?」と思うようなことでも、何回も伝える
絶対的な愛情と優しさが必要なんです。
若手がいくら失敗をしたとしても、自分の責任だと思う「覚悟」や「信念」もいります。
どれか一つでも欠けると続かないです。
しかも、2−3年経って「ようやくものになってきたな。成長したな。」と思うと辞めます笑
それでも、その人を怒る訳でもなく無償の愛情で育てなくてはいけません。
人を育てるには一番に「お金」と「時間」がかかります。
それが返ってくるかというと、返ってくることはほぼありません。なんなら、「俺が一人で勉強して、成長して育ったんだ」ぐらいの顔をします笑
それでも、私は『育てる』ことが一番大事で、結局は人だと思っています。
製造業で一人でできることは、たかが知れています。だからこそ、周りを育てることにはとても意味があるのです。
自分の感情は一旦おいておいて
会社のために必要なのでやってます。
管理職にはこういう話をしています。
■シンプルなノートにしている理由
結論キャラを見るためです。
何を書いてもOK、 仕事のことだけにするとみんな書く手が止まるので好きなことを書いてください。と伝えると
勝手に線を書く人もいますし、余白を大きく開ける子もいたり、付箋を貼ったりする人もいます。
自分の好きなスタイルで、というやり方でいざ始めてみたら、すごく面白かったんです。
新人の個性が出る。ノートに書く内容も字も書き方も人によって全く違う。
一人ひとりの性格や気質が浮かび上がります。
ノートで新人の性質や気質をつかむことができれば、周囲の社員と協力し、彼らの長所を伸ばし、短所を改善するように働きかけられると気づいて、ノートを新人の教育・育成にも活用するようにしています。
その日の業務内容を午前、午後と時間を分けて書く子もいれば、作業の内容をひたすら描写する子もいる。
小さな字でぎっしり詰め込んで書く子もいれば、さらさらと書きなぐるような子も...。そもそも、表紙に書く名前の大きさとかバランスからして違うんです。
大きく真ん中に書く子がいるかと思えば、端の方に小さく書く子もいますね。
■よくある質問 (皆さんの疑問に回答します！)
Q1．書くことがないと言われたら？
→「今日、誰に挨拶をしたか書いてください」とか「昨日見たテレビの番組を書いてください」とか、ちょっとずつ砕けてもらうように頑張ってます笑
質問をすれば、それに対しては返してくれますよ。
スマートフォンやSNSが発達しすぎて、自分の思いを言葉にするのが苦手なだけで 誰しも思いは持っています。
Q2．こちらが愛を持って接しても、返ってこなかったら？
→諦めずに向き合っていくしかないです笑
Q3．感謝ができない子がいた場合はどうする？
→押し付けてもその子には入らないので、言うではなく言葉に出すようにしていま す。「こういうのってありがたいよね~」「みんなのおかげだよね~」みたいな。
感謝をしろ!と言うのではなく、何が有難いのかの視点を話すようにしています。
最初は「はあ？」と思っていたとしても、いずれ本人が自分で気づくはずです。
Q4．相手に合わせたコミュニケーションが難しい場合は？
→自分には全く興味がなくても、相手が好きなものの話をしている時なんかは、とりあえず「あ、これはなんか面白いかも！」と思えるまで調べてみます。
ただ、どれだけ調べても全く興味が湧かないものも中にはあります笑
そういう時は
「色々調べたけど、どこがいいか全くわからなかった！」と正直に伝えています笑（そうした方が自分が楽）
そうすると、向こうから熱烈な布教の文章が返ってきます。
それでいいと思ってます。
ワンピースの白ひげになりたいとか言われても !?(･_･;?って正直なります笑
憧れているキャラクターでその人の価値観もわかりますね。
Q5．2〜3年上の先輩が担当した方がいい理由は？
→理由は３つ。自分が最近苦労して乗り越えてきた1年間なので、
①担当者の振り返りにも繋がる。
②相手の立場になれる。
③共感できるので、コメントが分かりやすい。
■最後に
私は頭が良くないと自分で思っているので、このような地道で時間も工数もかかる方法をとっていますが、もっといい方法があればぜひ教えてください！笑
また、よかったら、Twitterでも発信しているので、遊びに来てください🤗
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