情報整理に困ったら、Notionとアプリ、PCファイルを意識して使い分る
情報管理に悩んで、アプリ沼にはまっている方にこの記事を届けます。
情報管理で迷ったときは、Notion、スマホアプリ（以下アプリ）、PCファイルの特性を理解して、うまく使い分けることが解決のカギになります。
それぞれの特徴を理解し、情報を適切に管理する方法をご紹介します。
なぜ使い分ける必要があるのか？
情報の分散を防ぐことが最大の目的です。
情報がバラバラに保存されていると、必要な時に見つけられず、効率が低下します。 また、自分が管理している情報に信頼をもてなくなってしまうと、そのうち使わなくなってしまいます。
Notion、アプリ、ファイルを意識的に使い分けることで、情報の整理がスムーズになり、活用しやすくなります。
どうやって使い分けるのか？
1. アプリを使う場面
扱う情報の項目が固定化されている場合 例えば、ToDo管理やカレンダー、家計簿など、入力する項目が決まっているものはアプリが最適です。
操作性が良く、スマホやタブレットで使いやすい アプリは手軽に使えるため、頻繁に入力や参照が必要な情報に向いています。
アプリでしかできない機能がある 例えば、リマインダーや自動計算など、特定の機能が必要な場合はアプリ一択になります。
2. Notionを使う場面
ここではNotionをあげていますが、書式設定とフォルダ管理でき、データベース機能のあるメモアプリを指します。
情報がある程度固定化されているが、流動的でもある場合 例えば、ほしい物リストやブログの下書き、議事録など、テキスト中心の情報はNotionが便利です。 また、どうやってその情報を管理しようか悩んできるときは、柔軟にフォルダや管理項目を変更できるNotionで管理したほうが、カスタマイズできるため便利です。
データベース化したい場合 Notionはメモを管理するときに使うページを作れるだけでなく、データベースも作れます。 管理する情報の項目がある程度かたまっていたら、データベースとして管理したほうが、ストックした情報を再利用しやくなるため、データ活用がしやすくなります。
複数のデバイスで使いたい場合 Notionはスマホ、タブレット、PCでシームレスに使えるため、どこでもアクセスできるのが魅力です。
3. PC上のファイルで管理する場面
インプットの情報がファイルで提供される場合
メールで領収書のpdfファイルが届く場合や、スキャナーでスキャンした結果など、インプットの時点でPCファイルで来る場合は、PC上で管理したほうが管理しやすいと思います。 （pdfの場合、Notionや、何かしらのアプリに集約することも可能ですが、PC上のファイル管理したほうが、自然かと思います）Outputする情報で、かつOutputするのに一定の労力がかかる場合
例えば、プレゼン資料やシステム設計書を作成するケースです。 完成までに、文章や図の推敲を時間をかけて行う場合、スマホよりもPCで作業したほうが、圧倒的に生産性が高いです。 そのため時間をかけて成果物をOutputする資料は、PCファイルで管理したほうが効率的です。テキストだけでなく、図を扱う場合
プレゼン資料を作るときは、テキストだけでなく図も書く必要があります。 テキストだけであれば、スマホ・タブレットで対応可能ですが、図を書く場合PCの方が作業しやすい方も多いかと思います。 PCで作業をするので、管理もPC上のファイルで管理するのが自然です。PCでしか操作できない場合 プログラムや専門ソフトのファイルなど、PCでの操作が前提のものはファイルとして保存せざる得ないことになります。
具体的な使い分けのステップ
1. いったん取り扱う情報をどのツールで管理するか整理する
アプリ: ToDo管理、カレンダー、家計簿など。
Notion: ほしい物リスト、アイテム一覧、ブログの下書き、議事録など。
ファイル: プレゼン資料、設計図、プログラムなど。
2. 迷ったらNotion管理を一度試してみる
迷ったらNotionで管理してみましょう。
もし扱いにくいと感じたら、PCでのファイル管理に切り替えます。
また、Notionよりも扱いやすいアプリがあるのであれば、アプリに切り替えます。
3. よく見る情報が、Notionに集中しすぎてきたら、一部をアプリかPCファイルに切り替える
Notionは便利ですが、複数の画面を開くのには向いていません。 （機能上、タブで切り分けることはできますが、ちょっとわかりずらい）
その場合は、Notionで管理している情報の一部は、同様の機能をもったスマホアプリに切り替えてあげると使いやすくなります。
4. 入力頻度と情報の活用方法で切り分ける
入力頻度が高いもの:
入力頻度が高い＝スマホ入力する可能性が高いため、
アプリ ＞ Notion ＞ PCファイル
の順で管理方法を検討したほうがいいです。情報の活用方法が流動的かどうか:
より汎用的に情報を管理できるのはPCファイルです。
なので、
PCファイル ＞ Notion ＞ アプリ
で管理方法を考えた方がいいです。
どんな効果があるのか？
情報を記録する・入力する作業に迷いがなくなる
どこに何を保存するかが明確になるため、ストレスが軽減されます。情報の活用が格段にしやすくなる
適切な場所に情報が整理されるため、必要な時にすぐに見つけられます。
まとめ
Notionは便利ですが、便利であるがゆえにPCファイルとの切り分けが難しくなりがちです。
情報をうまく整理するためには、アプリ、Notion、ファイルの特徴を理解し、それぞれの強みを活かして使い分けることが重要です。
ぜひ、自分なりのルールを決めて、情報管理をスムーズに進めてみてください。
情報整理がうまくいくと、日々の生活や仕事がもっと快適になります。