具体化の方法
おはようございます。川島です。
昨日は問題解決の思考法として、具体→抽象→具体を説明した。
では、今回は具体化の方法を詳しく説明していきたい。
具体化の方法は主に３つある。
一つ目は、「選択肢を絞る」だ。
選択肢を絞ることにより、何をどうすればいいか明確化される。
例えば悪い例だと、「会議室を綺麗にしておいて」といった指示が飛んでくるとする。
これだと、何をどこまで行えば良いのか、実行者はわからない。
それでは、この指示を具体化して選択肢を絞ってみよう。
会議室を綺麗にしておいて→
ペンはペンケースにいれる→
使用した紙はシュレッダーにいれる→
未使用の紙は倉庫に戻す→
机を布巾で拭く→
椅子は机の中に揃えていれる
などだ。
ここで大切なことは指示が抽象的だと望んだ結果を得ることができないと認識しておくこと。これは受けて手が悪いのではなく、指示を出した側の指示の抽象度に落ち度がある。
他にも「お昼ご飯買ってきて」といった指示があったとする。
これでは、何時までに買ってくるのか、何を食べたいのか、どこで買ってきて欲しいのかがわからない。
勿論、暗黙の了解という言葉があるのは置いておいて、ここで理解して欲しいのは、指示が抽象的であればあるほど、求めていた結果にならないことがあるということだ。
そして二つ目は、「Howを問う」である。
例えば「次の野球の大会までにレギュラーになる」といった目標を立てたとしよう。では、このためにどのようなアクションプランを立てればいいのだろうか。
ここでのHowを問う目的としては、「解決策を実行できるレベルに近づけること」である。抽象的な解決策だと、問題、目標は解決できない。
次の野球の大会までにレギュラーになる→
練習試合に出て活躍する→
活躍したと思われるためにヒットを打つ→
ヒットを打てるようになるために毎日自主練習をする→
毎日自主練習をするために朝7時に起きる・・・・
といった感じだ。
アクションプランはHowを問い、どのようにすればいいか具体的に落とし込もう。
三つ目は、「数字や固有名名詞を使う」ことである。
先ほどの「毎日自主練習をするために朝7時に起きる」を数字や固有名詞を使うと、「朝7時に起きて毎日2時間、田中さんと自主練習をする」
といったように、より具体化される。
特に、ダイエットの目標はこのように数字や固有名詞を使うとより効果が高まる。
「〇〇時以降食べない」
「2ヶ月で5キロ痩せる」
「毎日朝7時にジムに行き、田中さんと一緒に運動する約束をする」
といったように。
しかし、ここでは具体化の注意点を説明していこう。
具体化の注意点は、「具体化しすぎないということである。」
なぜなら、「応用が効かなくなるからだ。」
例えば、「水買ってきて」と頼まれたとしよう。
しかし、水が売り切れていて、お茶があるのにお茶を買ってきてくれなかったといった問題が発生したとする。この指示者はおそらく、「喉を潤したかった」という目的があったのだがそれが達成されなかった。つまり、普段から具体化しすぎて指示を出してしまうと、シンプルな「水を買ってきて」といった指示に対しても応用の効かない人間になってしまう。
そして「わかりにくくなる」ことにも繋がる。
例えば、「水を買ってきて」という指示を
玄関に行って、靴を履いて、ドアを開けて、左に歩いてエレベーターに乗って１階を押して・・・・といった誰でもわかるような指示を細かくだしていたら、逆にわかりにくくなる可能性が高い。
この二つの、「応用が効かなくなること」、「わかりにくくなる」
といった問題を防ぐために具体化はしすぎないことを意識しよう。
以上、今日は具体化のポイントをお伝えした。
何度も言うように、なぜこれをやるのかというと、
全ては「根本的な問題を解決するために」である。
「顧客からクレームが発生した。」（具体）→
マニュアルの確認が徹底できていなかった。（抽象）→
出勤前マニュアルのチェックの報告体制をつくる（具体）
上記のように、具体→抽象→具体で問題解決できる。
これは繰り返し反復練習するしかないので、
是非日常から意識して取り組んでみよう。
ではまた。
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