上司に送る依頼文を書こう

2021年5月20日 22:16

こんにちは、川島です。
今日は、上司に送る依頼文について考えていきたい。
あなたは仕事において文章を書く機会はどのくらいあるだろうか？
仕事における文章の種類は様々だ。
提案、相談、共有、周知などなど。。
まず始めに、文章の型を覚えてもらう必要性がある。
基本的な文章の型として、
抽象的→具体的に展開していく必要がある。
大きな話→細かい話→具体的な話といったところだ。
つまりこれは、
タイトル→総論→各論に分けることができる。
基本的な文章のほとんどは、タイトルと総論がしっかり構成されていれば、内容がわかる場合がほとんどだ。
タイトル・・・最も伝えたいこと
総論・・・重要な情報、概要、メリットなど(伝えたいことの要点をまとめたもの)
各論・・・概要やメリットの詳細
これらを意識して構成するだけで読み手の理解度は圧倒的に高まる。
このように文章を構成することで、趣旨を最初に伝え、それ以降の文章を読まなくても自分に必要かどうか最初に決断できるはずだ。
まとめると、前回の記事で学んだ、
「メンタルモデル」に配慮された文章はタイトル、総論、各論で構成されている。ちなみにわかりやすい文章を書くには、文章量を減らす必要性があることを理解しておこう。

【仕事で使う２種類の文章】
次に、仕事では２種類の文章を使うと考えている。
・特定の人に意思決定してもらう文章
・多くの人に理解してもらう文章
この2点だ。
具体例を出すと、
特定の人に意思決定してもらう文章・・・上司への提案文
多くの人に理解してもらう文章・・・社員への周知文、チームメンバーへの共有文
である。
文章を書く目的によって、どこまで、どのように書くのかを見極めることも大事だ。
そう、目的に合わせた文章の書き方を学ぶ必要性があるってことだ。
では、特定の人に意思決定してもらう文章とはどのようなポイントがあるのか？
それは、「短時間で伝わる」ことが大事である。
意思決定者が、限られた時間内に、スムーズに意思決定できるよう書き手は伝わりやすい文章で書く必要がある。
そのためには「文章量を減らす」ことが大切であると考える。
先ほども述べたが、タイトルと総論のみでも伝わる内容がほとんどである。故に、短時間で伝わる＝要するに何を言いたいのか
を意識することが非常に大切である。
これができないと、何がヤバイのか。それは、
「確認不足や認識違いのまま仕事を進めると起こる時間のロス」が発生する。
例えば
１〜１００まで完成させ、上司に確認した場合、最悪の場合全部やり直しになってしまう。
つまり、間違った内容を詳細まで書き進めても意味はない。これが１〜３０までの段階で確認することで、大幅な時間ロスはなくなるだろう。段階的に確認すればゴールに近づくのである。
そう、要点だけを的確に伝えれば、時間の無駄がなくなると言える。

ではここで、タイトルには主に2種類あることを頭にいれておこう。
・興味関心を惹きつけるタイトル
・文章の概要を理解させるためのタイトル
である。
なお、ビジネスの場で必要となるのは、
「文章の概要を理解させるためのタイトル」である。
わかりやすいタイトルの書き方には主に３つポイントがある。
・タイトルの冒頭に目的を一言で書く
・「〜について」を使用しない
・「30文字以内」で書く
である。
「30文字以内」で書く理由に関しては、文章で長く伝えようとするとすると、無意識のうちに長くなりがちになるからである。だから、30文字以内を意識しよう。では、下記の例題に取り組んでみよう。
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以下の文章は、上司に向けた依頼文です。
短時間で伝わるわかりやすい文章に書き換えましょう。

上司に向けた依頼文
課長、お疲れ様です。

昨日もお伝えしたのですが、課長に一緒にきていただいたおかげで、取引先との関係強化をできたと感じています。

ところで、山田さんが7月末で退職することになりましたね。
一緒に働いた期間がとても長かったので、僕はとても寂しいです。
山田さんには入社以来、とても親切にしてもらいました。今の自分が営業を通じて多くのお客様に寄り添うことができているのは、山田さんのおかげです。
そんな山田さんが退職するとなると、山田さんに特別な思い出を持って退職してほしいという想いが溢れてきたので、送別会を企画したいと考えています。

何曜日がいいかなといろいろ考えたのですが、水曜は時短勤務、金曜土曜は翌日が休みということもあるので、水金土で絞りました。
7月は忙しいと思うので、8月頭にしています。

8/1（水）19:00〜21:00　8/3（金）18:00〜20:00　8/4（土）19:00〜21:00、課長はどの日程で参加できそうですか？
予約や当日の準備もいろいろ進めたいと思っているので、7/15 18:00までに送っていただけるとうれしいです。

よろしくお願いします。
ーーーーーーーーーーーー
【回答例】
【依頼】山田さん送別会の参加日程を教えていただきたいです

長年チームに貢献してくれた山田さんの送別会を企画しています。
以下の日程で参加可能な日程を教えていただければと思います。

◎日程候補
①8/1(水) 19:00〜21:00
②8/3(金) 18:00〜20:00
③8/4(土) 19:00〜21:00

返信期限：7/15 18:00

よろしくお願いします。
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いかがだろうか？
圧倒的に見やすくなったに違いない。

では、次の例題に取り組んでみよう。
ーーーーーーーーーー
あなたはある会社の社長秘書をしてます。
以下の情報を参考に、経費精算方法の変更を社長に共有するための文章のタイトルを考えてください。
参考情報
・当月の経費精算締切日が、翌月5日から毎月末日に変更になる。
・変更は来月から適用される。
ーーーーーーーーーーーーー
【回答例】
【共有】来月から経理精算締切日を毎月末日に変更
ーーーーーーーーーーー
いかがだろうか？
これでどのようなメールの内容なのかかがタイトルでわかるはずだ。
ではここで、タイトルの頭に【】をつける目的を説明しよう。
それは、読み手が「目的」を理解できるからである。
例えば、
相談をするための文章【相談】
依頼をするための文章【依頼】などだ。
そのほかにも、
【相談】【依頼】【共有】【確認】【決裁】【提案】
などだ。
そう、わかりやすいタイトルはメール作成時には有効な手段である。
なぜなら、内容を読んでもらうためにはタイトルが重要だからだ。

では、次に以下の例題に取り組んでみよう。
ーーーーーーーーーーーーー
以下の文章は、上司に向けた依頼文です。
内容を読んで、この文章のタイトルを考えてください。
本文
昨日もお伝えしましたが、課長のご協力によって、提案の機会を得られたと感じています。
あのあと、A社への提案書を作成しました。提案書を作成するのは初めての機会です。
自分自身への挑戦だと思い、一生懸命作成をしました。
作成にあたっては梅村先輩にも協力してもらいました。本当に頭が上がりません。

提案書の内容ですが、今回作成が初めてなので、一生懸命作成したものの、すごく心配です。
そこで、課長にも確認をしてほしいです。
特に、先方のメリット、提案実行のプロセス、金額に誤りがないかを確認してほしいです。
ご迷惑をおかけしてばかりですが、よろしくお願いします。

また、A社には6/10に提案書を提出すると約束をしました。
そのため、余裕を持って、6/8 17:00までには確認をして頂けると嬉しいです

時間割いてもらってばかりで申し訳ございません。
よろしくお願いします。
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回答例
【依頼】A社への提案書ご確認のお願い
ーーーーーーーーーーーーー
いかがだろうか？一目でどのような内容が本文に記載されているかわかるはずだ。

では次に、
「〜について」がなぜいけないのか説明していこう。
例：明日の会議について
例：A社との商談結果について
そう、「〜について」は、何を伝えたい文章なのかわからないまま読み進めなければいけない。
遅おそらく読み手は、
・「商談結果はどうだったの？」
・「これを読んだ結果どうして欲しいの？」
と思うだろう。

そして次に、「30文字以内」で書くについて説明していこう。
例えば、この例をみてみよう。
【依頼】4月30日に会議が実施され、その中で忘年会の日程候補が決まりましたので皆さんの希望日を教えてください
⬇︎
【依頼】忘年会日程の希望日を教えてください
これだけで伝わるはずだ。
このように、無駄な情報はタイトルにはいらない。そして、文章で伝える必要はない。
これまでの話をおさらいすると、短時間で伝わる文章とは、タイトルと総論を読むだけで行動に移せたり、重要な情報を把握できるものである。
次に、総論をどのように書くのかお話していく。
ここで、それぞれ目的別に総論をどのように書くのか説明していこう。
確認文：確認背景、確認したいこと、確認納期
相談文：相談背景、相談したいこと
依頼文：依頼背景、依頼したいこと、依頼納期
共有文：共有背景、共有したいこと
説明文：説明背景、説明したいこと
提案文：解決したい課題、解決策、代案、解決策の根拠
決裁文：決裁背景、決裁してほしいこと、決裁金額
などである。
文章の目的によって、総論に書くことは異なるのである。
総論は長くなりすぎないように１０文以内で書くことがポイントだ。

では、次の例題に取り組んでみよう。
ーーーーーーーーーー
あなたはある会社の人事部で働いています。
以下の情報を参考に、営業部長に向けた相談文を考えてみましょう。
文章は、タイトルと総論で構成してください。
参考情報
・新卒向けの会社説明会が8/3に開催される
・説明会を営業部のメンバーに手伝ってほしい
・説明会は毎年夏休みの期間に開催されており、かなりの参加者が予想される
・人事部だけでは説明会を運営するための人手が足りない
・参加者の満足度を高めるために、説明会の一部で営業部の仕事内容を営業部の方に紹介してほしい
・説明会後のお客様との個別面談で営業部の方にもお客様と話してほしい
・7/10 17:00までに本メールに派遣可否の返答をしてほしい
ーーーーーーーーーーーーーー
【回答例】
【相談】営業部の皆さんに8/3の会社説明会ご協力のお願い

新卒向け説明会を開催します。
営業部の皆さんに、ご協力のお願いです。
ご協力の可否を返答ください。

開催日：8月3日
返信期日：7月10日 17:00
※本メールへ返信をお願いします。

手伝っていただきたい理由は3つです。
・毎年盛況で、人事部だけでは人手が足りないことが予想される
・満足度向上のため、説明会の一部で営業部の仕事内容を紹介してほしい
・説明会後、営業部の方にもお客様との個別面談をしてほしい

よろしくお願いします。
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いかがだろうか？
このように、タイトルでは「〜について」を使わない、30文字以内を意識した。圧倒的に見やすくなったはずだ。
このように反復練習をすることにより、
世の中の文章が、わかりやすい文章かどうかがすぐにわかるようになるはずだ。
では、次の例題に取り組んでみよう。
ーーーーーーーーーーーーー
以下の文章は、上司に向けた依頼文です。
内容を読んで、この文章の総論を書いてください。

上司に向けた依頼文
昨日もお伝えしましたが、課長のご協力によって、提案の機会を得られたと感じています。
あのあと、A社への提案書を作成しました。提案書を作成するのは初めての機会です。
自分自信への挑戦だと思い、一生懸命作成をしました。
作成にあたっては梅村先輩にも協力してもらいました。本当に頭が上がりません。

また、A社には6/10に提案書を提出すると約束をしました。
そのため、余裕を持って、6/8 17:00までには確認をしていただけるとうれしいです

時間割いてもらってばかりで申し訳ございません。
よろしくお願いします。
ーーーーーーーーーーーーーーー
【回答例】
■依頼背景
6月10日にA社へ提出する提案書を作成しました。
ご確認いただけると幸いです。

■概要
訪問日：6月10日
返信期日：6月8日 17:00
※本メールへ返信をお願いします。

以下3点に課長のご認識との相違がないかを特に確認いただきたいです。
・先方のメリット
・提案実行のプロセス
・金額

よろしくお願いします。
ーーーーーーーーーーーーー
いかがだろうか？
今回は依頼文だったので、依頼背景、依頼したいこと、依頼納期を盛り込んだ。
依頼背景を記載すると、文章を理解しやすくなり、納得感が出るはずだ。
そして期限を記載する→いつまでに何をすればいいのか伝えられる
そして、依頼内容の詳細を捕捉してあげることによって、わかりやすくなったはずだ。

以上、今回タイトルと総論について学んだ。次回は各論について学んでいく。
ではまた。
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