92.【大学サークル1-②】学園祭実行員の経験談を話したい ：入って何をやるの編 〜総務局・広報局・財務局について〜
画像引用元: https://gahag.net/005782-stage-spotlight/〜前回の続き〜
まず、学園祭実行委員の中では、どんな業務が
あるのかを、一旦分けてみようかと思います。
「企画とか楽しいことだけの仕事やって、
パーティして楽しんじゃないのー！」
って思う人も中にはいるでしょう。
まずは中身的にどんな業務をやってるのか。
そこからシェアできればと思います。
(約8年以上前になるので、業務内容に、
多少の違いがあるかもしれません。
それは、コメントで教えてください。
to.当時の卒業生へ)
【7つの部署】
大体の学園祭実行委員は、主にこの7つで構成されています。
大学によってそれぞれ分けれているかと思いますが、こんな感じですね。
①総務局(警備、美化)
②広報局(パンフ、チラシ、チケット)
③財務局(金銭関係)
④屋台管理局(食品衛生)
⑤屋内イベント局
⑥サブステージ(軽音)
⑦企画局(メインステージ企画)
※ちなみに、僕が入っていた部署は、
企画部でした。(企画部は、最後に書きます)
※違う部署のことは、記憶を頼りに書きます。
違ったら教えてください。
では、行ってみましょう👇
【①総務局】
https://www.google.co.jp/amp/s/forbesjapan.com/amp/17667
まず総務局から。
これは簡単な事務作業から、備品チェック、
セキュリティ用に、当日の車庫のカーナンバーを
紙に控えたり、駐車場の警備チェックなどなど。
納品関係もやっていたりしていたので、
かなり幅広い業務を担当してくれました。
人によっては「当日までかなり暇な部署」と、
言われてきていて「あの部署楽そうだなー」
なんていう周りからのボヤきもしばしば見受け
られたりもする。
ただ、これは勘違いしてはならない…
そんなことがよくあります。
各大学の実行委員の部署にも寄りますが、
当日彼らがいないと企画やお客さん対応は、
上手く周らず、てんやわんやになってしまう
ケースが、多く見受けられます。
まぁいなければ業務が滞るのは、至って当たり前
のことなんですが。
だから、非常に当日重要な要となる部署なのです。
なので、当日までの業務以外では、ヘルプ業務を彼らに依頼することがあります。
イベント企画のビラ配りや、ステージ企画用の
看板などを塗るようなことも彼らは呼んだら、
基本ヘルプでやってくれましたね。
終わったら、飲みにいこうと言って労い飲み会を
したこともありました。
みんなで色々と手伝ってくれました。
あの時は、感謝でした。
ありがとうございました。
【②広報局】
https://gahag.net/010319-computer-man/
続いては広報部。
これは、主にパンフレットやチラシを更新しては
文字校正をして、ポスターやビラ配りなどの
文字に誤字脱字や案内漏れがないかどうかを
チェックする業務。
学祭実行委員はほぼ"the 裏方"な作業が多かったりもするけど、ここ以上に裏方の業務量が多いところはないです。
チケット発行だったりの手続きを、チケットぴあ
だったり、ローソンチケットでネット申請まで
するし、その他の諸々の手続きタスクや、
書類関係は大体広報だったんじゃないかなと、
思ってます。
広報となる媒体、全てに於いて動かしてくれた部署です。
学祭実行委員室には、必ず広報部のみんなが、
いつ行っても必ず居てくれました。
先輩も同期も後輩もそうです。
そして、当時は1人一台自分のPCなんかは、
持ってなかったので、実行委員室にある2台の
PCに貼り付いて、仕事してましたね。
(PCが空いてなかったら、別棟にある
コンピュータールームまで走りに行くと言う
無駄なウォーキングが発生していました。
ただ、遠いとこまで行くのにも、
一個のコミュニケーションとして、
好きな子と一緒にいきながら話して使っていた
人も中にはいたんじゃなかろうか。そう思いたい)
広報局というのは、いわゆる"サブの重鎮"って
感じの立ち位置です。
かなり心強かったイメージがあります。
学祭の事務用品とかなんかわからんかったら
彼らに聞くのはあるあるでした。
ただ、メインの重鎮は他にいます。
それは次の部署。
【③財務局】
https://www.photo-ac.com/main/search?q=財務諸表&srt=dlrank
そう、それがこの財務局。
見ての通り、財務局とは、"お金を管理をする
部署"のことを言います。
ここで、学園祭全体の業務や企画内容、そして、
年間スケジュールで使える学園祭実行委員の
全ての行事ごとの予算が決まります。
もちろん、このあと出てくる屋内イベントの内容
にも直結されるものになります。
そして、芸能人ゲストの予算も決まってきます。
母校で使用していた金額は、およそ❌円とされていますので、そこからくるゲスト金額はおよそ❌円です。
なので使える金額は約❌円なので、そこから色々と決めていくと❌円は残しておく必要があります。
..........おーーーっと！？
ここ☝️は、ほとんど…コンプライアンスで、
使えません🤫
"社内機密情報"ならぬ、"学祭内機密情報"です。
(漏らさないようにとは言われてないのですが、
言わないに越したことはありません)
情報は、漏洩させませんので悪しからず。
全ての業務の指導権を握っているのは、財務局と言われていて、先輩からも弱みを握られていたような感覚は、無きにしもあらず。
「その予算金額で今年学祭できるの？」
「その予算があったら他にも別のことでなにか
できることが、あるんじゃないかな？」
これ実際に僕が詰められた言葉の数々。
言ってくれた財務局の先輩や、
同期の友人には感謝です。
突っ込まれないと気付かない金銭の部分が、
ちょこちょこ微妙にあったりするものです。
金銭面の管理は大学生からしてもあまり、
目を向けたくないものです。得意な人もなかなか
いないんじゃないですかね。
それを扱ってくれていたのはありがたいです。
まずは①〜③部署をご紹介。
次は、屋台やメイン企画、ゲスト関係の話し。
話せる範囲で裏話もしてみようかと思います！
では、続きます👋