ZOOMミーティングのタイムキープのコツ③トピックの数と参加者数編

まいど！なにわの司会者です。
オンラインミーティングが常習化してきている人も多いと思いますので、今日も司会者目線でZOOMミーティングのタイムキープのコツをお届けします。

連載なので、以前の記事もチェックしてみて下さいませ。

①タイムスケジュールの組み方編はコチラ。

ミーティングの前半の自己紹介で参加メンバーが順番に喋っていく場合。

②本題に入る前に行われる、参加メンバーの自己紹介のタイムキープはコチラ。

そのZOOMミーティング、トピック数は適切ですか？？

さて、いよいよミーティングの本編です！！

今回の連載で取り上げているZOOMミーティングのモデルケース。
・２時間(１２０分)のミーティング
・参加者が５人。突如ファシリテーターを任された。
・蓋を開けてみると、話し合いたいお題(トピック)が６つ有り。

チェックインや参加メンバー全員の自己紹介を行うと、本編の話題に使える時間って結構少なかったりするものです。
以下のタイムスケジュール案を見たら一目瞭然！！

＜タイムスケジュール案＞
・ミーティングルーム入室、アイスブレイク（10分）
・本日のテーマとスケジュール確認（５分）
・参加者の自己紹介や現状報告など（５人✖️３分＝１５分）※注意①
・お題に対する話し合い（６トピック＝８０分）※注意②
・参加者の感想（5人✖️1分＝5分）※注意③
・本日のまとめ（５分）

※注意②に注目して下さい。
単純に、『本編に80分も使えるや〜ん♪』と考えていたら…甘いです。

80分で６トピックということは…１つのトピックに割ける時間は、およそ13分です。

参加者が５人なので、１つのトピックに一人当たり発言ができる時間は、2分半ほどの計算になります。

…時間、これで足りますか？？

今回は、一人喋りでの講義や発表の場ではありません。話し合いの場です。

特に座談会などの『対話』をメインにする場合は、情報や考えの「共有」こそがその目的となります。
なので「話す／聴く／質問する」を行って、参加者が情報や考えを話すということが多くなるので、会話のキャッチボールが多くなりがちです。
ということは、１つのトピックに対してそれなりの時間を確保した方がいいのです。

もし、ミーティングで議論をして何かしらの「決定」が不可欠な場合。
この場合も１つのトピックに対して確保できる時間が短すぎると、どうしても多く発言した人、声が大きい（比喩です）主張が強い人が流れを作っていくことになりますね。

しかし、時間をしっかりと確保してファシリテーターが参加者に話を振っていくことによって、全体のバランスを保ちながら一つのテーブルに皆の意見を出し揃えていくことが出来ます。

やはりここでも時間の余裕が必要なのです。

参加者数は変えられないなら…トピック数を変えよう！

参加者が４、５人のオンラインミーティングや座談会などの場合は、どうしても全員の意見を聞いていくことが多いと思います。

（ただし…参加者が10人、20人となってきたら、発言したい人に挙手してもらったり、ファシリテーターが時間に応じて数名を指名することで解決します。）

もし、ミーティング最初の時点で参加者数とトピック数のバランスが悪いな〜と感じたら

思い切ってトピック数を減らすことをご提案します！！

その場合は、

・どのトピックを一番話す必要があるのか？（参加者が求めているのか？）
・話の流れで派生していきそうな話題はどれか？
・最悪の場合、今回話せなくても次回以降のミーティングに回してもいい話題はどれか？

上記のことをミーティングの冒頭で合意をしていく方がいいかもしれません。

実際、今回のモデルケースでは以下のことをしました。
・80分で６つのテーマは時間的に厳しいと伝える。
・まずどのトピックから話すのか？の合意を参加者から得る。
・ミーティングの途中で、時間的にどのトピックまで話し合えるかを確認。

このように進めることで、トピックに対しての情報共有や議論をしつつ、時には話を脱線させながらも…フレキシブルな着地点を作れるので、参加者の満足感が高いミーティングにできると思います。

参加者が『実りあるオンラインミーティングだったなぁ〜♪』と感じてもらえるように、トピックを上手に間引いてみて下さいね。

ほな、また次回〜！


【追伸】
今日のトピックの数と参加者数の調整については、結婚ご披露宴での新郎新婦との打ち合わせで【演出の数】や【余興の数】の調整をする時に使う技術です。

演出が盛りだくさん過ぎて全体の印象がボヤけてしまうのを防ぎつつ、タイムキープを行うときに使います。