営業アポ獲得後、日程調整後のリマインドはここまでやるべし

IT代理店で評価ランキング1位に輝き社内表彰,某上場企業で社内表彰など、営業目標を達成し続けてきた私が営業初心者向けに営業マインドやノウハウをお伝えします。

今回は商談実施率を左右する日程調整後のリマインド方法をお伝えしまスノで、最後までご覧になってみてください。

日程調整後のリマインドの重要性

日程調整できた後、それで安心していませんか。日程調整ができても当日商談が実施されなければすべてが水の泡です。

日程調整してから商談実施予定日まで時間が空いていれば空いているほど商談実施率が低くなります。

無理やり取ったアポほど商談実施率が低く、温度感を高めることができたアポほど商談実施率が高いです。

温度感に関してはここでは触れないので、少しの手間と工夫で防げる日程調整後のリマインド方法に関してお伝えします。

リマインドはどんな手法で行うべきか

日程調整ツールを活用すると自動でリマインドメールを送ってくれるので、面倒な人は日程調整ツールを活用することをおすすめします。

ただ、日程調整ツールのリマインドメールは日程調整ツールから送付されるため（TimeRex活用ならTimeRexから）、ITに不慣れな相手だとあなたとの商談のリマインドだと気づかなかったり、迷惑メールに紛れてしまう可能性もあります。

毎日5商談以上と日程が詰め詰めでリマインドメールを送るの手間のほうが大きいということであればやらなくてもいいかもしれません。

ただ、そんなに商談の数も多くないのであれば（目安1日2件以下）、そこまでの工数ではないので手動でもリマインドメールを送った方が商談実施率があがるのでおすすめです。

リマインドメールの際に伝えること

リマインドメールをただリマインドで終わらせるだけでなく、当日の温度感を高める＆商談実施率をあげるために活用していきましょう。

リマインドメールで返信を促す

リマインドメールを送付する際、日程確認いただき問題なければ返信してもらうように促しましょう。

「問題なければ、ご返信いただけますと幸いでございます。」

上記のような文面をいれておき、返信があるか否かで商談への温度感や相手の仕事のやり方が垣間見えます。

当日を楽しみにしている

相手と当日お話しできることを楽しみにしていることをお伝えしましょう。

「〇〇の分野でプロフェッショナルな〇〇様と当日お話しできることを楽しみにしています。」

上記のような文面をいれておくことで、相手との会話する時間を楽しみにしていることをお伝えすることができ、相手にとってあなたとの商談時間の重要度があがる可能性があります。

リマインドのタイミング

リマインドするタイミングは、日程調整してから商談実施予定日までどれぐらい時間が空いているかによる部分もあります。このタイミングでリマインドした方がよいというタイミングがあるので、一つずつお伝えしていきます。

商談予定日当日の朝

商談当日の朝にリマインドメールを送ることで、相手がうっかり忘れてしまうことを防ぎます。前日のリマインドメールに返信がきていても、なぜか当日になってうっかり忘れてしまっていたという人もいます。

商談予定日の前日

商談予定日の前日に送ることで、いよいよ明日だという認識を持ってもらうことができます。

商談予定日の1週間前

商談予定日の1週間前に送ることで、もう少しであなたとの商談だと思い出してもらいます。

商談予定日の2週間前

日程調整日から商談予定日まで１ヶ月以上空いてしまったケースに有効です。（極力直近日程で組みたいところですが）

相手がそもそも覚えていないケースもあるので、リマインドメールに返信を促して返信がなければ電話も合わせて活用して忘れられないようにしましょう。

リマインドメール、漏れないようにする工夫

リマインドメールを漏れないように、以下の工夫がおすすめです。

案件管理ツール、営業支援ツールを活用

営業職で会社で案件管理ツールや営業支援ツールを活用している場合は、ツールの機能を活用して漏れないようにしていきましょう。

Googleカレンダー等で管理

Googleカレンダーにリマインドメール予定を入れておき、漏れないようにする方法です。

まとめ

商談実施率をあげるために、日程調整後のリマインドメールが重要です。
リマインドメールでは返信を促すことと、楽しみにしていることを伝えましょう。

リマインドのタイミングは当日朝、前日、1週間前、2週間前がおすすめです。

リマインドメールが漏れないように案件管理ツール営業支援ツール、Googleカレンダー等で管理していきましょう。