プロジェクトの推進力をあげる、オンラインミーティングの5つのポイント
こんにちは、なみこ（@naaamiko_work）です！
みなさん、オンラインでのミーティングや会議は得意ですか？
フリーランスとして活動していると、オンライン会議はクライアントとのやりとりで欠かせないスキルですよね。
でも、最初はうまく進められなかったり、どう準備すればいいか迷うことも多いかもしれません。
私も慣れない頃は、特に会議の進行役を頼まれると、心臓がバクバクしてしまうこともありました。今も人数が多いと緊張することもあります。
オンラインでのミーティングは、ただ参加するだけでなく、準備と進行次第でその後の信頼度が大きく変わる重要な場です。
今回は、オンライン秘書として多くのミーティングを経験してきた私が、ミーティング前後で必ず行っている「効果的な5つのポイント」を紹介します。今日からすぐに実践できることばかりなので、ぜひ試してみてください！
1.会議のアジェンダは事前に送る
まず、オンラインミーティングで必須なのがアジェンダの事前共有です。アジェンダとは、会議の目的や議題、進行の流れをまとめたもので、これがあると参加者全員が「何を話すか」「どう進行するか」が一目でわかります。
アジェンダには、会議の目的や議題、タイムライン、ゴールを含めて、会議の流れを一目でわかるようにします。
例）意思決定ミーティングの場合
▼日時
2024/10/17 10:00〜10:30
▼Zoom URL
○○○○○○○○○
▼アジェンダ
・新製品のプロモーションプラン決定
1.プロモーションのターゲット層について
2.予算の振り分け
3.今後のスケジュール確認
4.その他（追加であれば）
このように、事前にアジェンダを送っておくだけで、会議がスムーズに進み、参加者も安心して準備ができるようになります。
特に複数の会議を抱えるクライアントにとって、何を話すかが事前に分かると、余計な混乱や時間の無駄を省くことができます。
また、「追加で議題があれば教えてください」と一言添えると、クライアントからの追加要望を拾いやすくなります。
アジェンダに加えて、自分でZoomのURLも発行して一緒に送れば、クライアントへの負担を減らし、気配り上手な印象を与えることができますよ。
Zoomの有料プランはフリーランス協会に入ると、安くなるので、ぜひ迷ってる方は使ってみてください。こちらの記事に書いてあります〜！（PRではありませぬ。）
2.ミーティング開始時にゴールを確認する
次に、ミーティングが始まったら最初に必ず会議のゴールを確認しましょう。アジェンダに沿って、今日は何を決めるための会議かを簡潔に伝えます。これにより、参加者全員が同じ目的を共有し、ミーティングがブレずに進行します。
1.会議のゴールを確認
この会議のゴールを改めてお伝えして、参加しているみなさんに認識をもってもらいます。
忙しい方は、ミーティングが1日に6〜8本とかあるのはザラで、このミーティングがなんのミーティングかよくわからずに参加していることも。笑
しっかり認識のすり合わせをここで行います。
2アジェンダの確認
あらためてアジェンダを読み上げ、参加者全員に再確認します（チャットにアジェンダを貼るのも◎）
3.会議時間を伝える
アジェンダの内容・ボリュームにもよって調整しながらお伝えをします。
「今日は30分でアジェンダを5つ進めるので、サクサク進行します」といった具合に、タイムラインも伝えるとスムーズです。
これらを確認しておくだけで、会議がぐだぐだにならず、効率的に進みます。また、初めての方がいる場合は、軽い自己紹介やアイスブレイクを行うことで、参加者全員がリラックスして発言しやすい雰囲気を作れます。
3.ミーティングは5分バッファをもつ
オンラインミーティングでは、次の予定がある参加者のためにも、会議を予定時間より少し早めに終えることが大切です。
終了予定の時間ぴったりに終わるのではなく、5分ほどバッファを持たせると、次の予定にスムーズに移行できるため、クライアントからの信頼感も高まります。
たとえば、30分の会議なら、25分で議論をまとめ、最後の5分で確認や次のステップの話をする時間を設けるとよいです。
早めに終わることで、余裕を持って次回の予定や課題についても確認ができ、「この人は時間管理がしっかりしている」と思ってもらえます。
4.簡易な議事録をまとめておくる
ミーティング後の議事録はなるべく早く送ることを心がけています。会議の内容が新鮮なうちにまとめることで、クライアントとの認識のズレが防げますし、次に進むべきステップも明確になります。
例）
今日はありがとうございました！以下、議事録となります。
▼日時
2024/10/17 10:00〜10:30
▼アジェンダ
・新製品のプロモーションプラン決定
1.プロモーションのターゲット層について
2.予算の振り分け
3.今後のスケジュール確認
4.その他（追加であれば）
-----以下、議事録-----
▼決定事項
・ターゲット層は20〜30代の女性、予算は500万円
▼ネクストアクション
・次のステップ: 予算案の提出（担当: 田中さん、締切: 10月15日）
このように、シンプルでポイントが押さえられた議事録を送ることで、「この人、仕事が速い！」と信頼を得ることができます。
また、議事録が長くなりがちな場合は、Googleドキュメントなどで共有フォルダを作成し、そこに記録を蓄積していく方法もおすすめです。
5.TODOにとりかかる時間を確保しておく
ミーティングが終わったら、その後30分を次のアクションに充てるようにしています。議事録をまとめるだけでなく、その会議で決まったタスクや次のステップを整理し、実際に動き始める時間にしています。
「後でやろう」と思うと、記憶が薄れて再度整理し直す必要が出てくるため、時間とエネルギーを余計に使ってしまいます。
ミーティング後すぐに手をつけることで、タスクがスムーズに進み、クライアントに「任せて安心」と思ってもらえることも。
まとめ
オンラインミーティングは、準備と進行次第でその効果が大きく変わります。
アジェンダを事前に送る、時間管理を意識する、会議後のフォローを早めに行うなど、プロジェクトを進めていく上で、大事なアクションになります。
加えて、クライアントとの信頼を高めるためのポイントを押さえることで、仕事の質が格段にアップします。今回紹介した5つのポイントは、すぐ実践できるものになっています。
クライアントにとっての「右腕」として信頼される存在になるために、秘書力Tipsをマガジンとして連載中です。
読んでくださり、ありがとうございました！