「2つの時計」でタイミングを見極める、右腕型オンライン秘書の時間管理術

こんにちは、なみこです。

私はオンライン秘書を中心に、クライアントのビジネスをサポートする複業フリーランスとして仕事をしています。

この仕事をしていると、ただスケジュールを管理するだけではなく、その背景にある目的や優先順位を理解することの重要性を強く感じます。

オンライン秘書は単なるタスク処理者ではなく、右腕としてクライアントを勝たせるパートナーです。そのためには、「自分とクライアント、2つの時計を持つ」感覚が求められます。

今回は、クライアントの時間と自分の時間を上手に管理するコツについて書きたいと思います。

クライアントと自分の時間軸を管理する

オンライン秘書の仕事では、クライアントの予定が私たち自身のスケジュールに直接影響します。

急なミーティングやプロジェクト進行の変化に対応しながら、計画していたタスクを柔軟に調整する必要があります。

そこで大事なのが、「頭の中に二つの時計を持つ」という意識です。

一つは自分のタスクを管理するための時計、もう一つはクライアントのスケジュールや状況を示す時計。

この二つを常に照らし合わせながら動くことで、タイムリーなサポートや適切な提案が可能になります。

クライアントの状況やタイミングを見極める

クライアントのタイミングを見極めることも重要なスキルの一つです。ただカレンダーに表示された予定を確認するだけでなく、その背後にある状況を読むことで、より的確なサポートができます。

例えば、移動が多いクライアントの場合、車内で確認しやすい資料を用意したり、到着後すぐに取り組めるタスクを準備したりします。

また、夜に会食が多い方には、昼間を期限に設定するなど、タイミングを考慮したスケジュールを提案するよう心がけています。

さらに、PCの前にいる時間が限られているクライアントには、効率的なコミュニケーションが鍵となります。

リンクやスクリーンショットをセットで送る、説明が必要な場合には短い動画を録画して共有する、といった工夫を取り入れることで、クライアントがスムーズに判断できる環境を整えています。

状況やタイミングを見極めるために、次のポイントを意識しています。

• タイミングを考える：クライアントが集中しやすい時間帯や忙しさのピークを把握する。

• 余裕を持たせる：緊急対応や予期せぬ変更にも対応できるよう、スケジュールに余白を作る。

• タスクを分ける：大きな目標を小さなステップに分解し、進行状況を管理しやすくする。

まとめ

オンライン秘書にとって、最も重要なのはクライアントとの信頼関係です。この信頼は、クライアントが安心して自分の仕事に集中できる環境を提供することで築かれます。

先回りして状況を把握し、的確な提案を行うことで、単なるサポートを超えた存在になれると思います。

クライアントの成功を支えることは、私自身の成長にもつながる大切な仕事だと感じています。

読んでくださり、ありがとうございました！