フルリモートで働く右腕型オンライン秘書が実践する、「Slack」の基本ルール7選
こんにちは、なみこです！
リモートワークの普及で、社内外問わずコミュニケーションツールが欠かせない時代になりました。
中でも「Slack（スラック）」は、多くの企業やチームで特に採用されているチャットツールです。
情報をスピーディーに共有できるのが特徴で、私も仕事やプロジェクト単位で20近くのワークスペースを使用しています！
Slack＝仕事場といっても過言ではありません…！
チームでの連携をスムーズにしたい方や、Slackでのコミュニケーションに悩んでいる方はぜひ参考にしてください！
コミュニケーションツール「Slack」とは？
Slackは、企業やチームでのコミュニケーションをスムーズにするためのビジネスチャットツールです。
会話を「チャンネル」ごとに整理でき、プロジェクトごとやテーマごとに情報をまとめて管理できるため、必要な情報が見つけやすく、メールに比べて圧倒的にスピーディーなやり取りが可能。
また、絵文字やスタンプで感情を表現したり、ファイルの共有や検索機能も充実しており、リモート環境でのチームワークを円滑にサポートしてくれます。
郷に入れば、郷に従え
前提として、ビジネスで使われるSlackには、それぞれの企業やチームに合わせた「基本ルール」があります。
チーム全員が同じルールを守ることで、やり取りがスムーズになり、無駄なストレスが減ります。
「郷に入れば郷に従え」という言葉のように、ツールを使うときもその環境に合わせた使い方をするのが大切です。
明確にルールが定義されている場合は良いのですが、ない場合は「どうしようかな…」と迷うこともありますよね。
今回は、私が日々の業務で意識しているSlackでの7つの基本ルールを具体例と共にご紹介します！
Slackの基本7ルール
1.メンションは必ずつける
Slackでは、メンションをつけることで相手に通知が届きます。気づいてもらいたいメッセージには必ずメンションをつけましょう。
メンションをつけておくことで、誰に見て欲しいかが一目でわかり、その人が見落とすことなく対応できます。重要な依頼や確認事項には、しっかり相手を指定しましょう。
2.相手の状況を想像して、メッセージを送信する
Slackは受け取り側が通知などでメッセージの確認タイミングを調整できるツールです。
ただ、土日や深夜でも気にせず送るのは配慮に欠けるかもしれません。相手の状況を一瞬でも想像して、メッセージを送る思いやりが必要だと思います。
土日やお休みの場合は、「※お休み明けに、ご確認ください」と付け加えたり、深夜の連絡などは避けましょう。
ありがたいことに、最近、Slackの機能がアップデートされ、「送信日時の予約機能」が使えるようになりました。
どうしてもビジネスタイム（平日8〜19時あたり）に返信できない場合、また深夜に対応した場合などは予約機能を使っています。
3.まずは投稿に反応する
メンションされたら、必ず何かしらのリアクションを返すのが基本です。Slackには既読機能がないため、長い間反応がないと相手が見落としたと感じてしまうことも。まずは、スタンプや絵文字で気軽に反応することを習慣づけましょう。
特に「了解」や「👀」などシンプルなスタンプは手軽で便利です。
忙しくて完全な返信ができなくても、一次返信として「○時までに改めて返信します！」など返すのもよいです。
4.スレッドで返信する
同じトピックの会話はスレッド内に収めると、会話が整理されやすく、後から見返すときにも便利です。
スレッドを活用することで、会話が一箇所にまとまり、関係者全員が状況を把握しやすくなります。
逆にこれをしないと、会話がチャットのように流れていってしまい、大事な情報が流れてしまい、情報を探すのに時間がかかってしまうことも。小さなことですが、情報を確認する、探すコストも意識的に減らしていきましょう。
5.深読みせず、事実だけ受け取る
テキストコミュニケーションは、事実ベースのやり取りがメインになるため、感情が伝わりにくいことも。
絵文字やスタンプがないメッセージに「怒っているのかな？」と感じることもありますが、あまり深く考えすぎないことが大切です。
たとえシンプルなメッセージでも、実際はただ事務的な内容を伝えているだけの場合がほとんどです。深読みしすぎず、文章のみを受け取ることが大事です。
6.読みやすく文章をデザインする
メッセージが長くならないように工夫することを意識します。確認して欲しい場合は、箇条書きや質問を番号にするなど、受け取り側が一目で見てわかるようにしましょう。
相手が返信しやすくなるように、ポイントを抑えて質問や依頼などをするのがおすすめです。
7.文字や絵文字の温度感は合わせる
相手が使っている文字や絵文字のトーンに合わせると、やりとりがスムーズになります。
フランクな表現や絵文字を多用するメンバーには、こちらも少し絵文字やスタンプを取り入れると、自然で親しみやすい印象に。
また、落ち着いたトーンで進めたい場合は、シンプルなメッセージで対応するなど、相手に合わせた温度感を心がけましょう。
おわりに
フルリモートで働いていると、テキストコミュニケーションがメインとなります。日々「伝わる」メッセージを心がけていても、思うように伝わらないことや誤解が生じることも。
コミュニケーションツールを使いこなすことも、円滑に仕事を進めるためにとても必要なスキル。少しの気遣いや思いやりが、コミュニケーションコストを減らしたり、信頼関係を構築できると思います。
仕事をする上で、気持ちの良いコミュニケーションを心がけていきたいですね。よかったら、参考にしてください！