クライアントのニーズに応える「右腕秘書」になるために、身につけたい6つの基礎スキル

こんにちは、なみこです！

クライアントを勝たせるをモットーに、右腕型のオンライン秘書としてフリーランスで活動しています。一歩先を見据えてクライアントのニーズに応える秘書として、業務を円滑に進めるための基礎力をわかりやすくご紹介します。

日々の業務で実践している内容も具体例を交えていますので、ぜひ今日から意識してみてくださいね！

1.効率よく動く「段取り力」

「段取り力」とは全ての土台になるスキルです。限られた時間の中で最大限の成果を上げるために、クライアントとチームの動きを先読みして、スムーズに準備を進める力が問われます。

＜具体的なアクション＞
・優先順位を見極める
何がクライアントにとって最優先かを意識する。
重要なタスクや報告事項をリストアップしておく。
・TODOをつくる
まずはその日のやることリストを作る。
タスクごとのゴールや何にどれくらい時間がかかるかを見積もりを行います。

2. 信頼を生む「コミュニケーション力」

クライアントが本当に求めている成果や意図を把握することで、業務をさらにスムーズに進めることができます。正確で簡潔に情報を伝えられるコミュニケーション力が大切になってきます。

＜具体的なアクション＞
・復唱と確認で認識を合わせる
重要な連絡や指示は、「○○の件についてこちらで間違いないでしょうか？」と必ず確認することで、認識のズレを防ぎましょう。
・一歩先を読んで報告
「クライアントはこの情報を知りたがるはず」という視点で、報告内容に一歩先の視点を加えると、さらに信頼度が高まります！

3. 必要な情報をすぐに引き出せる「情報管理力」

情報管理は、クライアントの意思決定をスムーズにする秘書の大事なスキルです。資料が分かりやすく整理されていると、急な依頼にも迅速に対応でき、クライアントからの信頼度も上がります。

資料やデータが分かりやすく整理されていると、急な依頼やトラブルにも迅速に対応でき、クライアントからの信頼度も上がります。

＜具体的なアクション＞
・デジタルツールでの整理整頓
デジタルでも紙でも、「すぐに見つかる」状態が大切。ファイル名やフォルダをわかりやすく整理し、業務の効率化を図りましょう。
・メモは一箇所に集約
議事録や確認事項など、散らばらないよう1つのツールにまとめておくと、後から探す際にも手間が省けます。

4. ニーズを察知する「観察力」

指示される前に、次のアクションを予測しておくことが大切です。細かな観察や先読みを習慣にすることで、クライアントにとって欠かせない存在になります。

＜具体的なアクション＞
・「もし自分がクライアントなら」と考える
クライアント視点に立って「次に何が必要か」「どんな情報があると便利か」を考え、先回りして動く癖をつけると効果的です。
・小さな変化を見逃さない
クライアントが多忙そうな時は報告を簡潔にしたり、状況に応じて対応を調整することで、柔軟なサポートが可能になります。

ただ、時給での契約をしている場合は、要注意。先読みしてアクションをしすぎて、「お願いしていないのに、勝手に作業をされて稼働が増えた」ということも。

先読みすることは大事ですが、対応するかどうかは必ず「提案」をしてクライアントから承認を得るようにしましょう。

5. 突発な事態にも対応できる「柔軟性」

事業や日々の仕事をしていると、突発的なトラブルや変更がつきもの。こんな時こそ冷静に対応し、柔軟な対応力でクライアントに安心感を与えることが「右腕秘書」としての役割です。

＜具体的なアクション＞
・即時の優先順位確認
トラブルが起きた時には一度立ち止まり、今何を最優先で行うべきかを判断して動きましょう。
・報連相のタイミングを柔軟に
緊急時にはすぐにクライアントに状況を報告し、解決策も合わせて提案できるようにしましょう。

6. 信頼関係を構築する「誠実さ」

最後に、すべてを支えてくれるのが「信頼関係」です。クライアントとの約束を確実に守り、誠実な姿勢を貫くことが信頼の基盤。

クライアントから「この人に任せておけば大丈夫」と思われるようになれば、あなたの「右腕」としての役割がしっかりと確立されます。

＜具体的なアクション＞
・ほうれんそう（報告・連絡・相談）の徹底
クライアントには進捗や変化を随時「ほうれんそう」することで信頼を築きます。特にトラブル時は早めに報告し、相談を行うことで迅速な対応が可能に。
・できないことは「できない」と伝える
無理な依頼内容には、正直に「難しい」と伝え、代替案を提案しましょう。

おわりに

働く上で、クライアントの信頼を得るためには、日々の積み重ねと工夫が欠かせません。

今日まとめた基礎力をベースに、一つひとつの行動に意識を向けることで、クライアントの期待を超える存在になれるはずです。

毎日の業務で実践しながら、より頼れるパートナーを目指していきましょう！

読んでくださり、ありがとうございました！