ランニングコスト0円で、勤怠DXをやる方法
どーも。きよともです。
IT系の企業に転職し、DXやM365について色々と発信しています
今回は勤怠のDXについて。
最近、勤怠DX、クラウド化の話やご相談がよくあります。
勤怠は毎月集計する手間があるのはもちろん、
給与支払までの限られた期間でミスなく終わらせる必要があり、
大きな負担になっているケースが多い業務です
一方で、やり方・手順が決まっているため、
システム化がしやすやすく、最初のDX化候補として挙がりやすいのが理由です。
特に最近はクラウド化の勤怠システムが主流となり、
初期費用を抑えることが出来るのも大きな利点です。
■前提として
勤怠DXが何故進んでいるのか？
何が便利になるか？
をまだ知らない方もいらっしゃると思うので簡単にご説明。
現状、出勤・退勤の時間を紙に手書きするケースや、
専用の紙で”ガシャン”と打刻するタイプの打刻機を活用している中小企業はまだまだ多いのではと思います。
その場合、
①月末の締めのタイミングでその紙を回収
②出勤・退勤時間・残業時間・お休みなどを確認
③個人ごとの労働時間を集計し、給与計算ソフトに入力
といった流れになるかと思います
毎月行う作業であり、負担になりがちな業務です。
紙からの入力作業を無くす事で、業務効率化を図ります
■クラウド型の勤怠システムのデメリット
便利な機能が詰まっているクラウド型の勤怠システム。
非常にお勧めではありますが、その一方でクラウドサービスである以上、
どうしてもランニングコストはかかってしまいます。
相場観としては、1ID:100～300円といった金額がかかります。
従業員数に応じて、金額が変わるため、
仮に1ID：300円で、従業員数が20人の場合、
300円×20ID=6,000円/月
が毎月コストとしてかかります。
「いくら便利になるといっても、
一生このコストがかかり続けるのか..」
と検討時、頭を悩ます中小企業の方々も多いかと思います。
今回はそこでランニングコストを増やさず、
勤怠DXを進める方法をご紹介します。
■ランニングコストゼロで勤怠DX
結論からお伝えすると、クラウド化ではなく、
ペーパーレスに重点をおいた進め方になります。
勤怠における一番の負担は、
打刻記録の紙から、給与計算のソフトに入力する作業。
人力項目の目視チェックと、ミスなく手入力することに大きな時間をとられます。
逆にいえばここを電子化し、入力作業を無くすだけでもかなりラクになります。
打刻情報を電子化する勤怠打刻機は、実はAmazonなどでもたくさんあります。
あくまで例で1つご紹介しますが、この打刻機以外にも色んなメーカーがたくさん出しているので、ぜひ色々見てみてください。
こういった打刻機を使えば、打刻情報を電子化できます。
打刻機の初期費用はかかりますが、それも1万～3万程度です。
（ちなみにクラウド連携する打刻機は10万近くします）
更に、
ランニングコスト０円
というのが大きな魅力です。
「まずは勤怠DXを進めたい」
「でも、ランニングコストがかかるから足踏みしてしまう」
といった場合は、まずは電子化から進めるといいかと思います。
この打刻機で勤怠をデータで管理し、
月末にデータを吐き出し、今使っている、給与計算ソフトにインポートすればOK
給与計算ソフトへの手入力を無くすことができます
■クラウド勤怠との違いについて
クラウドの魅力はリアルタイム性になります
勤怠の場合は
・打刻漏れにすぐ気づける
・有給申請などのワークフローを組める
・代休や有給管理などの残数を自動集計できる
・スマホを使って出張先でも打刻できる
といったメリットがあります
これは上記の打刻機にはありません。
また注意点として、上記の打刻機はUSBによってデータを抜き出す必要があります
クラウド化システムであれば、
どのパソコンからでもクラウドに見に行くことができます。
クラウドから直接データを吐き出せるので、わざわざ打刻機にUSBを指してデータを抜くという手作業も無くせます。
給与計算ソフトもクラウド化すれば、API連携を使って、
もはやデータの吐き出しを行うことすらしなくて済みます。
このケースは拠点が複数あり、回収作業が負担になる場合、
特に大事になってくるかなと思います。
■最後に
今回はあくまで一例です。
Excel管理やスプレシード管理、M365のPower Appsを活用することで
追加のランニングコストを抑えた運用なども可能です
大事なのは
勤怠DX = クラウド勤怠システムの導入
だけでいきなり検討するのではなく、
まずは勤怠のどこに課題があるのかをまずは整理することです。
実はクラウド化にこだわる必要がないかもしれません。
なるべくランニングコストを下げ、
他の業務のDXにクラウドを活用する余力を残していきましょう
■目指せDX人材
DXのニーズが高まる一方で、起きてきているのは
「デジタル人材不足」
今後の日本においてデジタル人材になることは
自分の業務をラクにするだけでなく、
様々な企業から必要とされる人材になることに繋がります。
私自身も、転職して日々デジタル人材と胸を張れる人材になるべく日々勉強中です。
ITパスポートやVBAやRPAの資格を取り
直近では、「DX推進アドバイザー」という資格もとりました
一緒にデジタル人材を目指しませんか？
こちらの記事もぜひ参考にしてください
いいなと思ったら応援しよう！
