マネージャーの時間の使い方
「youミーティング続きやな」
同僚からSlackで送られてきたメッセージ。
たまたま出社するタイミングが一緒になり、私を見かけて声を掛けようとしてくれたのですが、ヘッドセットつけっぱなしで会議しっぱなしの私を見てメッセージをくれました。
コロナ禍前は会議と会議の合間に「移動時間」「準備時間」がありました。
リモートワークが増えた今日ではオンラインで会議をすることが多く、会議の間の時間は0分。
会議中でも鳴り続けるSlackやメールの通知。
会議の合間にSlackやメールの依頼をしゃかりき対応し、ふと気がつけば夜。
終業時間になっていることに気づき、「全てやりきれなかった悔しさ」と「明日の自分への期待」を持って帰路につく。
マネジメントを担当されている方には良くある話かと思います。
今回は、マネージャーの時間の使い方、マネジメントを担当する私の時間の使い方についてお話します。
マネージャーの時間、時間の使い方
マネージャーは自分自身で時間を作るもの
マネージャーの役割は大まかに言うと下記3つだと考えています。
チーム（組織）のビジョンや方針を定める
人材の管理を行い、人材を育成する
チームの状況を把握、適切な判断をする
この役割をまっとうするためには、日々会議を行ったり、逐次依頼や相談を受けたり、1 on 1などの面談をしたり、採用面接をしたりと、様々な打ち合わせが必要になります。
更に自身も実務を持っている場合は、業務に関する社内外の打ち合わせも入ってきますし、実業務の作業時間があります。
マネージャーは自分自身だけでなく、チームのためにも時間が必要なので時間に余裕はありません。
では、どうするのか？
自分自身で時間を作るのです。
私の時間の使い方
先に動いて先に整理する
弊社のビジネスタイムは10時〜19時ですが、私は9時には始業するようにしています。
早めに動く理由は
一日のやるべき事や課題事項の整理する
ルーチンワークの時間に充て、やるべき事を早く片付けてしまう
文字にすると社会人として当たり前の事を言っているだけなのですが、自分自身だけでなく、マネージャーとして早めにチームに対する指示も整理しておけるので、チーム全体のムダを省くこともできます。
時間が掛からない依頼は先に手をつける
ちょっとした依頼や相談などは、別の時間がかかる作業の途中であっても先に手をつけて、すぐに終わらせるようにしています。
別の作業中の場合、後回しにしてしまいがちなのですが、忘れてしまったり、結果的に小さい作業が溜まってしまう。ということが起きるので、すぐにできるものはすぐにやっつけてしまいます。
アプリを活用する
私がガジェット好きというのもありますが、スケジュール管理とToDo管理はアプリを活用しています。
ToDo管理ツールはtodoistのアプリを使っています。
todoistはよくあるタスク管理ツールなのですが、マルチプラットフォームに対応しておりパソコンで作ったタスクをスマートフォンでも管理することができます。
特に私が重宝しているのはリマインダーで、定期的に必要なタスクを月次、週次、日次で定期タスクとして登録でき、忘れないように通知してくれます。
次に、スケジュール管理はFantasticalを利用しています。
このアプリはGoogleカレンダーやiCloudなど複数のカレンダーを同時に管理することが出來ます。
更に、前述したtodoistも同じカレンダー内に表示、タスクの登録や編集、完了まで操作することができるので、予定とToDo管理を一括して可視化してくれます。
最後はIn Your Faceです。
このアプリはオンライン会議前に強制的にパソコンの画面全体に「次の予定が始まるよ！」という表示を出し、うっかり「オンライン会議開始時間を過ぎてしまった」を防ぐためのアプリです。
通知を出すだけでなく、通知内にオンライン会議参加ボタンも出してくれるので、とても便利です。
私は1分前に通知を表示し、会議への参加忘れを防ぐようにしています。
「忙しい時ほど事前準備が大事」
「忙しい時ほど事前準備が大事」
先日、弊社の相談役に頂いた助言です。
会議であれば、事前に資料を配布しておくことで説明する時間が省けて会議時間の短縮ができる。
作業も事前に手順や情報を集めておくことで、土壇場でバタバタすることなく進めることができる。
忙しさを言い訳に、事前準備をせず「ぶっつけ本番」が多くなっていないか？
改めて考えさせられた言葉でした。
「自分で時間を作る」
日々忙しいマネージャーにとっては辛い言葉かもしれませんが、自分なりの方法で時間を作ることができるようになると、業務に対する関わり方も変わってくる（楽しくなってくる）と思います。
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