法務担当が即対応したいと思う人、そうじゃない人の話。

こんにちは！仕事が楽しい社会人7年めののんです！

総務業務や法務業務をいったりきたりで社内のいろんなチャットに登場してるので自分が今何してるのか見失いがちな今日この頃です。笑

気づけば前回の更新から１か月経っていました。
引っ越しとかで私の周りの環境も少し変わりましたが、
ビジネス法務検定の勉強をし始めたりと、変わらず
コツコツ法務の勉強含め、
バックオフィスの在り方を模索中です。

今日は、法務担当が即対応したいと思う人、
そうじゃない人、というテーマでお話してみようと思います。

法務が即対応したいと思う人、そうじゃない人

法務に限らず、バックオフィス系の業務の依頼は、
何事もそうかと思います。
情シスさんや、私のやってる総務業務なんかも、
社内の人相手のお仕事なので、
「この人の依頼の仕方ちょっとなあ‥」と思うことも
「こんなに考えてくれるなら即対応しよう！」と
思うことも人間なのでもちろんあります。

なので今日は、自分が何に困っているかの整理も含めて
どんな人に即対応したいかを軸に
まとめていこうと思います！！！

まずはこれです。

自分で考えて、意思をもって相談してきてくれる人

特に私の会社はまだまだ若い会社なので、
社会人経験が５年以下のメンバーも多く、
契約書に苦手意識を感じている人も多いのではと思います。

ただ、だからといって丸投げされては困る・・ッ！！！

何が困るかというと、例えば
「この業務委託契約書先方に巻いてほしいと
　いわれました！ご確認お願いします！」と
ぽいっとWordファイルだけチャットで送られてくるケース…

いやいや‥なんでまかないといけないのか、
当社の業務の何が業務委託にあたるのか、
ここに書いてある秘密情報の開示は
現実的に可能なのか‥って
イチから法務は契約書読んで考えないといけないんです‥

それって実は営業さんにとってもマイナスで、
契約書を受け取るときに
もう一歩踏み込んで先方に確認したり、
事前に情報をサラッと箇条書きでくれるだけで
私たちからの返答もココとココに気を付けてね！
あとできればここは交渉したほうがよいかも！くらいで終わるわけで‥

以前この記事でも私の仕事内容を紹介しましたが、

チャットを遡っていると、
平均１か月で２０件～３０件くらい
規約の変更依頼や、契約書の確認依頼が
きていることがわかりました。

つまり営業日１日あたり
１～２件くらい対応してるわけですね。
すぐ解決できる案件じゃないことばかりと思うと、
平均して並行してるのは３～４件くらいでしょうか‥

契約書がまるっとおくられてきただけのチャットと、
営業さんが自分で考え
「事前に確認し、この点については問題ないです！
ただ、この点については要交渉かと思いました！」と
添えてくれているチャット、
どちらを先に対応したいと思うかって
圧倒的後者です…。

というか、早くお返事欲しかったら
一言添える方が返ってくる率があがるんです！

どうか、法務に依頼する皆さま、
自分で一度目を通してから依頼してくださいませ。
契約書も日本語です。絶対読めます。
わからないところがあれば聞いてくれれば答えますが、
まっさらで放り投げるのはかえって時間がかかります！

あと、わかんなければ
「全然わかりませんでしたすみません！
前提抜け漏れあれば確認してくるので
教えてください！」と一言あるだけでも
だいぶ救われます・・・

時々、送られてきたWordを開こうとすると
パスワードがかかってて開けないやつすらありますが、
もう笑っちゃいます‥

どうか、自分で確認してからご相談ください！！

フロントに立って交渉してくれる人

法務をやっていると、
先方の法務とWordのコメント機能や
変更履歴で直接話している気になるときがあります。

そうなると、営業さんがいる分、
タイムラグ起きるし自分でやりとりする？と思っちゃいます。

が、頼りになる営業さんは、
「先方に自分が説明するので教えてください！」と
私のコメントについて口頭で聞いてきてくれます。

契約書のやりとりも、受注のための交渉の一つと思い、
全てを一貫して自分でコントロールしてくださってるイメージです。

法務歴の長くない私は、法務同士の主張は、
どこまでいっても机上の空論になりがちとも
感じてしまう部分もあるので、
そうやってフロントに立って
先方と交渉してくださる営業の方には、
コメントの背景や、これを言った時に突っ込まれそうな
ポイントなんかも教えてあげたいなという気になります。

時々「先方大手ですけど、言うべきことは言うんで、
全然遠慮なく指摘してください！！」と言ってくださる
大先輩もいらっしゃり・・
そんな人にお願いされると絶対ちゃんと確認しよう！と
気合が入ります。法務も人なんです・・ぐすん

契約書対応の結果、どうなったか教えてくれる人

これ、私的にすごく大事。笑
契約書の交渉って、終わったら
そのまま締結手続きにすっと進むので
どうなったかわかんないことも多いのですが、

「のんさんのおかげでスムーズに対応できました～！」とか
「ちょっと苦戦しましたけどいけましたよ！」とか
報告してくださる営業の人って、
交渉の過程が見えるので安心だし、
法務なんかのわたしでも、受注に関われた気にもなれるので嬉しいのです。

法務担当、カタそうに見えますが、
日頃の業務の都合上、そう見えてしまうし、
頭の作りもそうなだけで
こまめなコミュニケーション嬉しい人も多いと思うので
ぜひ、どんな経緯だったかとか教えていただけると助かります‥！！

お互いハッピーな仕事の進め方にしよう！

わたしも案件が重なってくると
ドタバタしてイライラしちゃったりするので
営業さんも、月末に近づくにつれ、
急ぎの依頼が増えたりするのも
めっちゃくっちゃよくわかるのですが、

じゃあお互いハッピーな依頼にしよう！！と
思うわけなんです。

営業さんがあと一歩事前に確認してくれるだけで、
法務はすっと仕事にとりかかれ、

法務が１日早くチェックを終わらせるだけで
営業さんの他の交渉がスムーズに進むかもしれない

と思うと、お互いがお互いのことを思いやった仕事が
できるといいなあと、つくづく思いました。

今回、営業さんたちに向けての研修の中にも
「法務へ依頼するまでのフロー」みたいなところを
取り入れたのですが、結構新鮮に聞いていただけた気がします。

実際に自社のひな形を一つ一つ読み合せたりもしたら、
若いメンバーの契約書無理症候群が少し和らいだ気もしたので
試行錯誤しながら今後も
コミュニケーションしていけたらいいなと思いました。

こういうことを考えるなかで、無資格法務なりに
「のんの説明は難しい契約用語が
わからなくてもわかりやすい！」と言われるよう、
自分の理解を深めようという目標もできました。

コツコツ頑張っていこうと思います！
他にもこんなことあるよね！とか
こういう人助かる！とかあればぜひ教えてください！

ではまた次回～！