大量のドキュメント処理、全国の設備監視… 再生可能エネルギー事業をおこなうレノバは急増する業務をDXでどう削減できたのか
再生可能エネルギー事業などをおこなう株式会社レノバは、2024年5月から数値管理DXソリューション「AutoDate」をさまざまな業務に導入し、業務効率化と高度化を図っています。
複雑で大量のドキュメント処理、全国の発電設備のオンライン監視作業など、「増加する業務量にリソースが追い付いていなかった」という同社は、AutoDateによるDXでどのように課題を解決したのでしょうか。同社のご担当者に聞きました。
［サマリ］定期的な監視業務、報告書の確認や管理…慢性的なリソース不足を一気に解決できた
【導入背景】複雑な大量の業務に対し、慢性的なリソース不足が続いていた
・大量の報告書確認や確認、定期的な監視業務があり、リソース不足が慢性化。
・手順が複雑で、フォーマットや情報量もバラバラなため、RPAは難しいと考えていた。
・RPAを使ったサービスや、BPO（業務プロセスのアウトソース）などを調べている中、Web上の展示会でAutoDateに出会った。
【活用方法】書類確認や管理だけでなく、定点確認などの業務もアウトソース
・社内業務をDXにあわせて変更したり、大量の依頼書作成をしたりすることなく導入できた。
・報告書確認、煩雑なドキュメントの管理支援など、重要かつ複雑な事務作業をAutoDateにアウトソース。
・発電設備の監視業務、外部の情報サイトの定点確認など、書類確認業務以外の定期的な作業もAutoDateに任せている。
【導入後の変化】専門性の高い業務に集中できるようになった
・これまで膨大な時間やリソースを取られていた事務作業を削減でき、社員が専門性の高い業務に集中できるようになった。
・AutoDateへのアウトソースは、今後、業務の効率化や高度化を一層進めるためのきっかけになりそう。
［事業紹介］株式会社レノバ
太陽光、バイオマス、風力、地熱による発電など、再生可能エネルギー発電事業や脱炭素関連事業をおこなっている。国内外で27ヶ所、設備容量合計約1.2GWの発電所（運転中・建設中／Non-FIT太陽光発電所・蓄電所を除く）を開発・運営している。
https://www.renovainc.com/
［導入背景］複雑な大量の業務に対し、慢性的なリソース不足が続いていた
—— どんな課題を抱えていたのでしょうか。
レノバ： 私たちの部署では、各地の太陽光発電設備の運用・保全管理を担っています。全国にある太陽光発電設備について、定期的にメンテナンス業者から保全状況報告が上がってくるので、その確認や処理作業も発生します。
ほかにもさまざまな書類作成や確認、運用状況の定期的な監視業務などがあるのですが、文書フォーマットが多岐にわたっており、分量も多いので、慢性的にリソースが足りない状態が続いていました。
どの企業も、似たような問題を抱えていると思いますが、本当は業務一つひとつの質を高めていきたいのに、どうしても業務量に対してリソースが追い付かない。ですから、質を高めるためには、何とかして業務量を減らさなくてはなりません。
もちろん、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション：ソフトウェアロボットによる業務自動化システム）にも関心があったのですが、そもそもフォーマットがバラバラで手順が非常に複雑なため、RPAに載せるのは困難だと考えていましたし、社内の他部署で活用している様子を見ると、私たちの部署で活用するのは難しいという印象を持っていました。私たちの部署には、専門知識を持った人がいませんし、もし導入できたとしても、将来的にビジネスや業務の変化に柔軟に対応できず、陳腐化するのではないかという危惧もありました。
—— そんな中で、AutoDateに出会ったきっかけは。
レノバ：業務効率化やBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）、RPAについて情報収集をする中で、昨年（2023年）の秋か冬ごろにWebで開催されていた展示会で、AutoDateに出会いました。
［活用方法］書類確認や管理だけでなく、定点確認などの業務もアウトソース
—— 導入はどのように進められましたか。
レノバ： いつも通りの業務を見ていただくだけで大部分の共有は済み、事前に社内で業務をDXの仕組みに合わせて変更したり、依頼書などを大量に文書作成したりする必要はありませんでした。先ほども述べた通り、私たちの業務は非常にパターンが多くて手順が複雑なものが多く、文書の種類も多岐にわたります。属人化していたものもありましたが、こちらで整理する手間をかけることなくお任せできました。
—— 現在、具体的にはどのような業務をAutoDateに任せているのでしょうか。
レノバ： 現在導入準備中のものもあり、多岐にわたっていますが、運用中の代表的なものをご紹介します。
まず、建設した発電設備について、外部に発注した工事の完了報告書を確認する業務です。これは、行政にも提出する必要があるので、フォーマットも決められていて、不備がないかを確認するのも大変です。月数十件もあり、かなりの業務負荷だったのですが、今は全面的にAutoDateにて初期のチェックをしてもらい、専門的な観点で詳しい確認が必要な場合やコメント対応などを除きお任せできています。
2つ目は、運用中の各地の設備について、毎月定期的にメンテナンス会社から報告書が上がってくるのですが、この保全状況報告書について不備がないか確認したうえで、所定のシステムに入力する作業です。これまでは1件あたり3時間以上はかかっていました。
3つ目は、太陽光発電設備の監視業務です。設備は山間部に設置されていることも多いので、例えば、ソーラーパネルが雪をかぶっていないか、動物が設備を破損したりしていないか、などを確認する必要があります。もともとは社員が毎朝1回、オンラインで目視確認をしていましたが、これをAutoDateにアウトソースして、今は朝昼夕と1日3回確認してもらっています。問題があればアラートが届くので、より早く異常に気付くことができるようになりました。
また、全国に多数ある各施設ごとの発電量のデータの集計・加工も日次でおこなってもらっています。こちらはもともとやりたい業務だったのですが、人手が足りずにやりきれておらず、AutoDateに入ってもらったことをきっかけに各施設ごとのデータの見える化が出来るようになりました。
ほかにも、部署内には数千ものドキュメントが保存されているのですが、その管理も支援してもらっています。ファイル名の付け方や保管場所を、ルールに則った形に整えてもらうことで、検索性を高め、必要なときすぐに文書が探せるようにしています。まだ、ルールの調整をおこなっているところですが、もうすぐ完全な本格稼働ができるはずです。細かいことのように見えるかもしれませんが、これが徹底しているか否かで、業務効率が大きく変わります。今後も、新しいファイルが追加されたらその都度AutoDateで確認して適切な形にしてもらうことになっています。
さらに、私たちは各地で行政に対し、さまざまな申請をおこなっているのですが、申請に対する結果はメール等で連絡が来るわけではなく、所定のホームページにステータスを確認しにいく必要があります。これまでは、なかなか定点的に確認できておらず、申請結果をタイムリーに知ることができないこともありました。これもAutoDateに依頼し、定期的に申請ステータスを確認してもらうようにしています。
［導入後の変化］専門性の高い業務に集中できるようになった
—— 複数の業務にAutoDateを導入されていますが、どのような効果を感じていますか。
レノバ： これまでは、何か情報がほしいというときは、該当のシステムにログインし、調べたり探したりする必要がありました。こうした手間がかかるのは、当たり前だと思っていた面があります。
しかし、特に定期的に確認する必要がある監視業務などについては、その作業をAutoDateに担ってもらうことで、大幅な業務時間の短縮になりました。こちらからわざわざ情報を探しに行かなくても、トラブル発生などの確認すべき情報があれば、チャットなどで通知が来ます。担当者は、通知があるまでは別の業務に集中することができ、通知があった場合にはすぐにアクションを取ることができます。業務の効率が上がっただけでなく、不具合などもよりタイムリーに検知することができるようになりました。
—— 書類の確認などの業務については、いかがでしょうか。
レノバ： 内容を査読、確認する必要のある書類がどんどん増えているのですが、その業務を削減できたのは非常に大きいです。現場の実務担当者からは、「大変助かっている。もしAutoDateがなかったら、どうなっていたことか想像もつかない」と言われています。おかげで、これまでその業務を担っていた担当者が、本人にしかできない、専門性の高い業務に集中できるようになりました。
まだ数字としては把握できていませんが、費用対効果はかなり大きいだろうという印象を持っています。もしAutoDateがなければ、おそらく今の倍以上の費用で人材を確保しなくてはならなくなっていたのではないかと思います。
実際、会社全体としてそういった効果は感じていて、また新たにエンジニア部門の報告書の確認や管理をお願いすることにしました。
—— 非常に広範囲かつ複雑な業務でAutoDateを活用されていますが、導入や稼働後のAutoDateの対応はいかがでしょうか。
レノバ： 導入はもちろんのこと、稼働後にも細かい調整が発生していますが、かなりコミュニケーションを丁寧にやってもらっているので、現場の担当者からの評判は非常にいいです。私たちの現場の動きを深く理解したうえでオペレーションに反映させ、私たちの業務効率を一緒に上げていこうという気持ちを持ってもらっているのが非常にありがたいです。
—— 今後、どのようにAutoDateを活用していきたいと考えていますか。
レノバ： まだ、導入途中の業務もあるので、そこに活用を広げることが第一です。ただ、AutoDateへのアウトソースは、今後、業務の効率化や高度化を一層進めるためのきっかけになるのではないかとも考えています。
AutoDateの導入は、自社の業務を整理したり、依頼書を作成したり、要件定義をしたりする必要がなかったのは、大変楽ではあったのですが、一方で、本来我々がやるべきプロセスを全部お任せしてしまった部分もあるように感じています。AutoDateの中で、どのように我々の業務を構築しているのかを私たちが学ばせてもらうことで、業務全体をもっと効率化したり、高度化して質を上げていくことができるのではないかと考えています。
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最後までご覧いただきありがとうございました。
確認作業や報告業務など、日々のルーティンになっているものほど、積み重なることで膨大なリソースが必要となってきます。それを毎日同じ時間に、正確に、丁寧におこなおうとすればなおさらです。しかし、そんなルーティンが安全な業務推進を支えています。
レノバさんはそんなルーティンを切り分け、一部をまるごとAutoDateにまかせることで、監視回数を増やし、さらに正確性を高めました。DXが効率だけではなく、業務の内容まで改善するという、一歩先のとても良い形となったのではないかと感じます。
同じような課題で悩まれている方はぜひ一度、AutoDateまでご相談ください。
https://autodate.jp/