ムダ会議改善③ 改善のコツは、アジェンダの設定

第１回は、一生涯に会議の時間がどれくらいあるか、一回の会議にどれくらいのコストがかかっているか、業務で多くの時間やコストがかかっている会議を改善することの大きなメリットについてお話ししました。

第２回は、会議改善のコツとして「会議のゴールを設定」をご紹介しました。ポイントは、会議後に参加者が次のアクションができる状態をゴールに設定することでした。

第３回は、会議改善のコツの続きで「アジェンダの設定」です。

会議改善のコツ②：アジェンダを設定する

これも王道です。

皆さんは、会議のアジェンダを作られていますか？

例えば、これは会議改善の講座でのアジェンダですが、
以下のようなイメージです。

【アジェンダ】
1．会議改善の必要性（15分、村田）
　ゴール：会議改善の必要性を実感し、改善したい！と思う状態

2．会議改善の方法（35分、村田）
　ゴール：コツを理解し、次回の会議から実践していただける状態

3．まとめ・質疑応答（10分、村田）
　ゴール：本日の会議の不明点がなく、改善を始められる状態

ポイントは、議題、時間、担当、ゴールを設定することで、
WBSと同じです。

システム開発プロジェクトでは、必ずWBSを作ると思います。
WBSでは、誰がいつまでに何をするかを一覧で管理できますが、

アジェンダなしで会議を始めるということは、
WBSなしでシステム開発を始めるのと同じです。

やっぱり、これも『会議』だと見過ごされがちですが、
普段、WBSを作成されていれば同じようにできるはずです。
なので、アジェンダを設定するだけで会議の効率が改善できます！

アジェンダの効果

アジェンダを設定すると、下記のような効果があります。

アジェンダの効果①：ペース配分しやすい

1．会議改善の必要性（15分、村田）
2．会議改善の方法（35分、村田）
3．まとめ・質疑応答（10分、村田）

と、時間を区切っているので、途中で、
例えば、15分になっても「1」が終わっていないと
「このままのペースでは終わらない！少し急がないといけない！」
ということに気づきやすくなります。

アジェンダの効果②：事前にやることが明確になる

誰がどのくらいの時間で何を議論するかを事前に洗い出すことによって、

• 会議には誰が必要か？（余計な人を呼ばなくて済む）

• 限られた時間内で優先して確認や決めないことは何かを自然に考える

• ゴールや議論ポイントが何かを事前に提示することによって参加者が準備して会議に臨める

などの効果があります。

アジェンダの効果③：見積精度があがって会議時間内に終わりやすくなる

これはどういうことかというと、各議題に対して「これはこれくらいで終わるだろう」と見積もるため、だんだん慣れてどれくらいの時間がかかるかがわかるようになり、見積精度が向上します。
結果、決まった時間内に会議が終わりやすくなります。

今回は「アジェンダの設定も大事です！」というお話をしました。
いかがだったでしょうか？

あとがき

いま、アニメの「ダンダダン」を見ているのですが、Creepy Nuts のオトノケが好きで、韻を踏むのに影響されてか、

ムダ会議改善②の

ゴール設定があいまいなまま会議を始めるということは、
要件があいまいなまま開発を始めるのと同じです。

と

ムダ会議改善③の

アジェンダなしで会議を始めるということは、
WBSなしでシステム開発を始めるのと同じです。

という感じで、文章を仕込んでみました。
いや、誰も気がつかんでしょと思ったので、自分で解説してしまいました。
次も続けられるかな。。
では、また次回！