【解決方法】メール誤送信を防止する

メール誤送信は、ダメージが大きいのに発生頻度が高い

メールを誤って意図しないひとに送ってしまうことは、誰しも経験したことがあるのではないでしょうか？
メールの誤送信は、場合によっては社外秘の情報を社外に流出させたり、競合関係にある得意先に見積書を送ってしまったりと、ダメージが大きく、また発生頻度も高いハイリスクです。
一方、社内の別のひとに誤送信する場合もありますが、比較的ダメージは少ないと考えられます（下図）

これまでのよくある対策

私が見たことがある対策は次のようなものです。
・送信前にメールアドレスをよく確認する　（根性論…）
・送信前に「送信してもよいですか？」と確認がでる。（「はい」と押すだけ…）
・送信前にメールアドレスリストを並べて「送信先は大丈夫ですか？」と聞く。（10人くらいのプロジェクトで毎回確認？）
・送信前に上司などの承認を得る（いないとメールが遅くなり、また、メアドまで見ます？）
・送信後に送信キャンセル時間がある（間違ったことを気づけます？）
いずれも、突っ込みどころ満載(^^;

私は、こんなシステムで回避しました。

私は次の機能をプログラマに頼み、メールソフトに着けてもらいました。

・メール送信時、メール送信先（To, CC, BCC）のメールから、@の右だけのリストを作る
・そこから、メール送信元（差出人、From）の@の右と同じものを省く
・もし、結果としてリストがなしになったら、そのまま送信する
・リストがあれば、それを確認画面に出して、「こちらのドメインに送信してよいですか？」と聞く。[OK]ボタンを押して送信。

この機能のメリット

この機能のメリットは下記です。
〇社内だけのメールのとき
・ 社内だけでやりとりするメールでは、@の右は、送信先、送信元とも全部、同じなので、確認画面が出ず、即、送信されるので早い。
・ 社内だけのつもりで送ったメールに、万一、社外のひとが入っていたら、確認画面が出るので「出ないはずなのにあれ？」と気づく。

〇社外のひとが入っている場合
・ 社内外のプロジェクトメンバーでメールをしているとき、大人数でもドメインの数≒会社の数だけしか確認リストが出ないので、何度もやりとりしていれば、「リストが２社なのでOK」と数だけで早く送信できる
・ 万一、違うひとが入ったら、リストの数が違うので、すぐに気が付く。

実際、この機能で、数回、誤送信を防ぐことができました。

メールソフトやMA、CRMツールの標準機能に

この機能は、実装していてもほとんど邪魔にならず、メールソフトの標準機能に搭載しておいてもよいと思います。
また、昨今、増えている、MA(マーケティングオートメーション)やCRMツールからメール送信するときも、送信ボタンのあとにこの機能が働けば、違うお客さんに失礼なメールを送ってしまうことも、高い確率で抑えられます。