仕事を効率化したい人が読むnote＜知識ゼロから始めるAI活用スタートガイド＞
はじめまして。
2児の姉妹ママで時短勤務の会社員、むかちゃんです。会社員としては企業の採用・組織支援のお仕事、プライベートではAI活用術の発信をしています。
もしかして、これを見ているあなたはこんな悩みを抱えていませんか？
過去の私も同じような悩みを抱えていました…
しかし、AIの存在を知り仕事のやり方を根本から見直すことで、自分でも驚くべき変化を実現することができました。以下がAIを使うようになって変わったことの一例です。
このように、AIを使うようになってから得たことは「時間の確保」も大きいですが、特に大きかったのは、これまで多くの勉強を要さないと得られなかった情報や経験が圧倒的スピードで入手できるということです。
自己紹介
私の仕事人生は、ブライダル業界での営業からスタートしました。
その後、大手人材広告会社で9年間、1000社以上の採用支援に携わり、様々な業界の人材課題と向き合ってきました。
現在は、ベンチャー企業で採用代行から組織構築まで、幅広い人材支援に携わっています。
特に得意とするのは、業務効率化を軸とした業務や組織設計と人材育成。
これまで、新卒営業向け研修講師などの300名以上の人材育成や若手育成支援も行ってきました。組織改革では、業務プロセス改善で残業時間40%減、生産性30%向上を実現したり、新規組織の立ち上げ支援などの組織づくりの経験もしてきました。
約20年ほど、人材業界でこのような経験をさせていただいたことで、業務効率化や組織の仕組みづくり、人材育成あたりは、わりと実践的なアドバイスができるのではないかと思います。
なぜAIなのか？
2023年秋ごろ、育休中に生成AIの存在を知り、その可能性に衝撃を受けました。そして、同時にこれまでの人材育成や業務効率化で培った経験と、AIの力を組み合わせたら、これまでになかった解決策が見つかるかもしれない！
そう思ったら次々に活用アイディアが生まれてきました。
実際に、AIを活用した業務改善により以下のことを実現することができました。
AIを活用するようになってから、時短会社員でも、子育て中でも、何かに諦めることなく前に進めている手応えを感じています。
「時間がない」「余裕がない」は、もう言い訳にしなくていい。
生成AIを、これからの時代に生きる自分の強力なパートナーとして活かせれば、私たちの「できる」の範囲は、どんどん広がっていくと感じています。
これから叶えたいこと
私は長年、人材業界で様々な企業の課題解決に携わってきました。その経験から学んだのは、どんな仕事でも課題は必ずあるということ。
そして、その課題を効率的に解決する仕組みづくりの重要性を学びました。
育休中にAIの存在を知り、その可能性に気づきました。
そして育休明け実際に活用してみると、想像以上の効果がありました。
私がお伝えしたいのは、いまの職場で使えるAI活用法です。
SNSなどでよく見るAI×副業のマネタイズ法やプロレベルの映像・画像生成方法などではなく、皆さんの職場で必要な業務にフォーカスしてより効率的に、効果的に進める方法。
これまでの経験で培った仕事の効率化ノウハウとAIを組み合わせることで、今抱えている業務課題を一つずつ解決していけるヒントがお伝えできると考えています。
目指すのは、それぞれの方が思い描く「自分らしい働き方」の実現をサポートすること。AIはそのための強力な手段の一つだと考えています。
その積み重ねが新しい時間を生み出し、その先のやりたいことへとつながっていくはずです。
まずは目の前の日常業務から、できることを少しずつ始めてみませんか？
このコンテンツを通じて、皆さんの「できた！」「変わった！」という瞬間に少しでも立ち会えることが今の私の楽しみです。
自己紹介がかなり長くなってしまいました。。。
では、はじめましょう！
1-1：AIが変える仕事環境の現状と未来
AI（人工知能）は、ここ1～2年で急速に進化して、私たちの仕事や生活に大きな変化をもたらしています。
特に最近は、その変化を実感している方も多いのではないでしょうか。
例えば、身近なところでは、iPhoneやiPad、Macに搭載されているAppleのAI機能「Apple Intelligence」や、GoogleのAIアシスタント「Gemini」があります。特に「Gemini」は、多くのスマートフォンに標準装備されるようになりました。GoogleのCMも最近では、「Google検索」の宣伝ではなく「Gemini」の広告が多くなっていますよね。
また、MicrosoftのAIアシスタント「Copilot」は、パソコンで使える標準機能として普及しています。いま皆さんが使っているPCのタスクバーに虹色の小さいアイコン「Copilot」が気づいたら入ってたという方も多いと思います。
このように今やAIツールは、私たちが日常的に使っているアイテムにすでに組み込まれていて、誰でもAIがすぐに使える状態になっています。
その中で、特に仕事の現場ではAIは大きな役割を果たしています。
たとえば、営業活動では、AIが顧客データを分析して、どんな提案をすべきかを教えてくれたり、マーケティングでは、AIが広告の効果を予測して、予算をどう使うべきかを提案してくれたりします。
このように、生成AIは単なるサポートツールを超えて、実際にビジネスの進め方そのものを変える力を持ち始めています。
AIを活用することで、仕事のスピードも飛躍的に向上しています。手作業で行っていたデータ分析や資料作成など、面倒で時間のかかる作業をAIに任せることができるので、その分、私たちはもっと重要な仕事に集中できるようになります。その結果、業務全体の効率が大きくアップするわけです。
1-2：仕事で役立つAIとは
「AIは便利」とは聞くけど、実際に仕事でどう使えるのかまだイメージが沸かない…と感じてる方も多いと思います。AIはそれぞれの仕事シーンに合わせて使うことで、大きな効果を発揮します。今回は、実際の業務内容から、AI活用の一例を「目的別」に紹介していきます。
1.文章生成
文章を作る作業をサポートしてくれます。例えば、会議メモをまとめたり、長いメールを打つ時間を短縮したりすることができます。
商談や会議のメモ作成
「昨日の会議内容をまとめなきゃ…」思っても、なかなか時間が取れないことありますよね。そんなとき、AIに会議メモや会議で話したことを入力すると、重要なポイントだけをピックアップして自動で整理してくれます。あとはそれを少し調整すれば、すぐに社内に共有できるようになります。長いメールや報告書の作成
たとえば、上司に送る報告書や、顧客へのお礼のメール。AIに「○○の内容で、こんな感じのメールを作って」とお願いすると、即時にプロフェッショナルな文章を作ってくれます。出力後、自分のスタイルに微調整すれば完成です。アイディア出しやブレスト
新しい業務や担当になったとき、アイディア出しや業務整理など時間がかかりますよね。でもAIに簡単な質問を投げかけると、見落としがちな視点や新しいアイディアが出てくることも。次やるべきアクションに煮詰まった時に重宝します。
2. データ解析・インサイト抽出
EXCELに数字を集計したり、グラフに出来たとしても、それらを論理的に読み解き言語化するのは誰もが簡単にできる事ではないと思います。でもAIを使うことで、データから重要な情報を見つけたり、分析観点のアシストをしてもらうことができます。
売上データを分析して次のアクションを予測
「今月の売上、どうなってるんだろう？」と気になったとき、AIにデータを入れるだけで、次にとるべきアクションも提案してくれます。どの地域で売上が上がっているのか、どの商品が人気なのかデータの中から情報を短時間で把握してくれるので、即座に次の戦略を練ることができます。数字が苦手な私は、かなりヘビロテしてます(笑)
顧客データを分析して最適なアプローチ方法を提案
例えば「この顧客、最近どうしてるかな？」と気になる時。AIが過去のデータをもとに、顧客の求めていることを解析して、次にどんなアプローチが最適かアドバイスをくれます。これでアプローチミスを減らし、営業活動をより効果的に進められる可能性が高まります。市場のトレンドを予測する
例えば「今後、○○業界がどうなるか」を知りたくなったとき。AIツールが過去のデータや市場動向を分析して、今後のトレンドやニーズを予測してくれます。これにより、今からどういったサービスや商品が求められるかを先に察知でき、事前に準備することができるようになります。
こうして見てみると、AIは「自分の時間を作るため」や「仕事の精度を高めるため」に、かなり役立ちそうなツールだということが少しお分かりいただけたのではないでしょうか。文章の作成、アイディア出し、データ分析、情報収集など、いろんな場面で活用できるので、AIを使って仕事をするようになると、これまでの仕事の概念や進め方もガラッと変わると思います。
さて、ここで少し考えてみてください。
あなたの今やっている仕事では、どんな場面でAIが使えそうでしょうか？
もし実際に明日から使うとしたら、どんな仕事にAIが使えそうでしょうか？
1-3：プロンプトの仕組みと重要性
AI活用をする時に、最も大切なのが「プロンプト」です。聞いたことがある人もいると思いますが、簡単に言うとプロンプトとは、AIに対して「何をしてほしいのか」を伝える指示文です。ここでは、プロンプトの仕組みや、仕事で活用する際の重要性について説明します。
プロンプトの基本構造
プロンプトは、AIがどんな答えを出すかを決める「設計図」のようなものです。つまり、プロンプトの質が高ければ高いほど、より的確で有益な回答をしてくれます。
…と、説明すると耳を塞ぎたくなる方もいると思いますが、ちょっと待ってください(笑)
例えば、今の職場で新人になにか仕事を依頼する時のことを想像してみると分かりやすいと思います。
例えば、こんなプロンプト（指示）を考えてみましょう。
AとBどちらが、新人はあなたが求める企画書を作成できると思いますか？
曖昧なプロンプト(指示)：「企画書作って」
→目的やゴールが分からず、完全に想像だけで作るしかありません。具体的なプロンプト(指示)：「来週アポ予定のクライアント向けに、〇〇のサービス導入実績と効果を含めた5枚程度の案内資料を作成して」
→どんな資料を作ればよいか分かるのでそれなりの資料が作れます。
実は、AIに指示するプロンプト(指示)も同じです。AIへの指示が曖昧だと答えも曖昧だったり、的外れな回答になってしまうというわけです。
プロンプトは、「新人に指示する時と同じ」とお伝えしました。AIに必要なプロンプトも「何を、どうやって」答えさせるかを指示する役割となるので、以下のポイントを意識すると回答の質が変わります。
どうでしょうか。
新人に指示する時もこのような事を意識して指示していませんか？
例えば、顧客へのクレーム対応メールを書く時を想像してみましょう。
次のようなプロンプト(指示)が考えられます。
「納期遅延のお詫びメールを作成したい。原因は生産ラインのトラブル。代替案として来週末までの納品を提案し、今後の再発防止策も含めた謝罪文を作成してください。」
こんな感じで、求めている情報をはっきりさせると、AIが提案する回答も役立つものになってきます。
プロンプトのコツがわかると、仕事のさまざまな場面でAIを活用できるようになります。提案書作成の骨子作りやプレゼン準備、マーケティング戦略の立案など、仕事がどんどん楽に、効率よく進められるようになります。
例えば、新規顧客向けの提案資料を作る際、こんなプロンプト（指示）を使うと、こんな回答が得られます。
プロンプト例：「Web広告運用サービスの提案資料を作りたいです。想定クライアントは従業員50名程度の中小企業。特に費用対効果と運用の手間が少ない点を強調し、具体的な導入事例も含めた資料の構成案を作成してください。」
これまでの方法では時間とスキルが必要だった業務も、AIを使えば日本語の指示だけで素早く結果を得ることができます。このプロンプトのコツさえ分かれば、業務サポートをしてくれる自分だけの「相棒」としてAIを活用できるようになるということです。
プロンプトを上手に作れるようになるために、以下のステップで進めていくのが有効です。
試行錯誤：最初はシンプルなプロンプトからスタート。回答の質にどう変化があるのか確認し、少しずつ改善していく。
AIの反応を観察：AIの答えが納得しない場合、どこを改善すべきかを考えてみる。
反復練習：定期的にプロンプトを作成して、どんな結果が出るか振り返る。
もっと効率的に早く活用したい人は、以下の方法がおすすめです。
プロンプト公開サイト：他の人が公開しているプロンプトを使い、目的に合わせて自分用にカスタマイズしていく方法。
▶無料のプロンプトが手に入るサイトは沢山ありますが、GMO運営の「教えて.AI」や生成AIプロンプト研究所の「チャプロ」などが初心者の方でも使いやすいサイトなので、一度覗いてみてください。
AI系講座・スクール：AIの基本知識やプロンプトの基礎を学べるオンライン講座を受講する。
▶講座やスクールはハードルが高いって方は…
「ChatGPT活用セミナー(無料)」がオススメです。
私も「AIって何が出来るの？」ってときに参加して、難しそうに感じていた生成AIが、終わる頃には驚くほどハードルが下がったのを覚えています。
一発で生成AIの全体像を知れるセミナーなので、興味ある方はぜひ参加してみてください。
➡参加はこちら
SNSやコミュニティ：SNSで公開されているプロンプトやAI系コミュニティでプロンプトのシェアや情報交換をする
プロンプトは現時点で、精度の高い回答をもらうための「共通ルール」は存在しますが、「正解のプロンプト」はありません。そのため、出回っているプロンプトを見ると、人によって同じテーマでもプロンプトが違います。簡単に言ってしまえば、プロンプトは「作る人によって違う」という事です。
但し、全てに共通しているルールが、前途でもお伝えした以下の内容です。
基本的にこれを押さえておけば、最初のステップとしては問題なく活用できます。
ぜひ、この点も踏まえて、実際にAI活用してる人のプロンプトを見たり、自分でもプロンプトを叩いてみてください。プロンプト作成のスキルは、一度身に付ければどんな仕事にも応用できる力になります。ここで得た内容を元に、自分に合ったやり方を見つけてみてください。
1-4：AI活用で避けるべき失敗とその対策
これまでの内容から、仕事をする中でAI活用すると、業務効率が向上する可能性についてはご理解いただけたでしょうか。ただ、まだＡＩに対する誤解も多く、効果を最大限に引き出すためには、正しい認識と使い方を知ることが大切だと思っています。ここでは、AI活用でよくある失敗例と、それを防ぐための具体的な対策をお伝えします。
よくある失敗例
1. 目的が不明確なままAIツールを使う
「AIツール使ってみよう！」と思っても、具体的に何を解決したいのかが曖昧なままツールを使用するケースです。この場合、プロンプトも曖昧な状態になるので、効果を実感できないまま途中で断念してしまう方が多いです。
2. 過剰な期待を抱く
AIは万能ではありません。質問すれば何でも解決すると思っていると、期待外れの結果に終わることがあります。AIはあくまでサポートツールであり、完璧な答えを出すわけではないことを理解しておく必要があります。
3. 適切なツールを選ばない
AIツールはたくさんありますが、自分の業務に合ったツールを選ばずに使っているケースもあります。目的に合わないツールを選んで使い続けていると、逆に業務が複雑化したり生産性が落ちてしまう可能性があります。
失敗を防ぐための対策
1. 活用目的を明確にする
AIを活用する前に、まずは自分が「何を解決したいのか」をはっきりと決めましょう。例えば、「営業の提案書作成時間を半分にする」や「顧客データの分析精度を高める」など、具体的な目標を設定することが大切です。目的が明確であれば、効果も判断しやすくなります。
2. 現実的な期待値を持つ
AIで何でもできると思っている方もいますが、複雑な業務はしっかり設計しないと出来なかったり、人間がやった方が早いケースもあります。AIができること、できないことを理解し、AIに任せる部分と自分がやる部分を見極めて活用することも必要です。
3. 専門家の情報を得る
AIツールで何を使えばよいか分からない時は、実際に仕事でAIを活用している人たちの情報を見に行くのも有効です。現在では、SNS（特にX/エックス）等でビジネス向けAI活用の情報を積極的に発信している人が多くいます。実践的な情報源から、まずは積極的に触ってみることが重要です。
ＡＩに関する誤解はまだ多くありますが、ここで紹介した失敗例と対策は最低限知識として覚えていただくｔ、無駄な時間を使わずに有効活用できると思います。
「知識ゼロから始めるAI活用スタートガイド」いかがでしたでしょうか。
AIを活用する前の事前知識を今回はまとめさせて頂きました。もし、この内容が参考になったら、ぜひシェア・いいねをお願いします！今後も実践的に活用できるAI活用法を中心にお伝えしていきますので、ぜひフォローしてお待ちください。