業務を構造化する意義　その②

はじめに

本日は、「業務を構造化する意義」について、後半部分のお話しをします。
後半では、なぜ「業務の構造化」が必要なのかについて深堀りしていきます。
前半部分についてはこちらをご一読いただけますと幸いです。

なぜ「業務の構造化」が必要なのでしょうか？

1例ではございますが業務の構造化ができていない理由の一つに
1.業務が明確に定義されていない
2.業務粒度が統一されていない
等が挙げられます。
これらの背景から、業務を構造化する為には業務一つ一つをしっかり把握し、抜け漏れなくグルーピングする必要があります。なぜなら、グルーピングされていないと数ある業務から特定の業務を見つけていくのは困難だからです。例えば本屋で書籍がジャンル分けされていなければ、目的の本を見つけるのに時間がかかると思います。本屋と同様に、業務も適切な粒度でグルーピングする必要があります。

グルーピングに関する実験‥

3階層、4階層、9階層まで業務をグルーピングする実験を行いました。
結論として「これでは使いにくい」ことが判明しました。
構成が細かすぎると、管理に多大な労力がかかり、現実的ではないことがわかりました。
その後もグルーピングに関するあらゆる実験を行った結果、最終的には業務を4階層に構造化しツリー状にビジュアル化したことで、異なるカテゴリの業務も一目で把握でき、業務間の移動も容易にすることが出来ました。
このように業務を視覚的に整理することで、業務全体が分かりやすくなり効率的な運用が可能となります。

これまでのお話から業務を構造化し、業務の構造図を作成することの重要性がご理解いただけたかと思います。
業務の可視化は業務改善や効率化に不可欠なステップです。

本屋の例・・

本屋の中を想像してみましょう。本屋では『旅行』というカテゴリを作り、それを『国内旅行』と『海外旅行』に分け、さらに国内旅行を『都道府県別』『市町村別』に分類し、さらに『地図系』『グルメ系』『文化系』などに分けたとします。このような細かい構成は、購入者にとって非常に便利ですが本屋側にとってはメンテナンスの手間が非常に大きくなります。細かく管理できる一方で、その維持が現実的ではないことが理解できると思います。
逆に『旅行』というカテゴリだけを設定し、あとはバラバラに設置した場合、分類が大雑把すぎて利用者にとっての利便性が大幅に低下します。これらを踏まえると、４階層程度の分類が最も見やすく、管理しやすいということが分かります。

業務をエクセルなどで整理すると、言葉だけを追ってしまい、全体の配置が分かりにくくなることがあります。しかし、これをツリー構造で表すことで異なるカテゴリの業務も一目で把握でき、カテゴリ間の移動も容易に考えることができます。
これも一つの『ビジュアライゼーション』と捉え、文字や数字を視覚的に整理することで、業務の全体像をイメージしやすくすることが出来ます。
このような背景から、業務の構造化と業務構造図の作成が重要であることがご理解いただけたかと思います。

最後に・・

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